Типи даних
Найменування полючи використовується для посилання на дані таблиці. Для визначення типу збережених даних використовується тип даних. Тип даних полючи вводиться в поле введення стовпця Тип даних. У MS Access припустимими є дані наступних типів:
1. Текстовий;
2. Числовий;
3. Грошовий;
4. Лічильник;
5. Дати/часу;
6. Логічний;
7. Поле MEMO;
8. Поле об'єкта OLE;
9. Майстер підстановок.
Кожний з типів даних наділений власними властивостями, що відображаються в розділі "Властивості полючи" вікна конструктора.
Властивість Призначення
Розмір полів задає максимальне число символів для введення в дане поле Нові значення Визначає спосіб зміни значень лічильника при додаванні нових записів Формат полів задає формат висновку значень даного поля. Число десяткових знаків визначає число десяткових знаків, використовуваних при відображенні чисел. Маска введення Задає маску введення, що полегшує введення даних у поле Текстові поля.
Зауваження: При введенні імені полючи за замовчуванням MS Access привласнює йому текстовий тип даних із шириною полючи, рівної 50.
Для зміни ширини полючи потрібно в рядку Розмір полючи роздягнула "Властивості полючи" задати число, що визначає ширину полючи (від 1 до 255). Наприклад, якщо Ви задасте ширину полючи рівної 25, те це означає, що в таке поле не можуть бути введені значення, довжина яких перевищує 25 символів.
Вибірка Даних
У попередній главі ми розглянули використання фільтрів, а в цій главі розглянемо більш могутній засіб вибірки даних - запити.
На практиці часто потрібно вибрати з вихідної таблиці частина записів, що задовольняють визначеним критеріям, і упорядкувати вибірку . Критерії можуть визначатися сполученням ряду умов. Наприклад, Вам необхідно вибрати запису про постачальників визначеного товару з Мінська й упорядкувати них за абеткою по найменуванню фірм. Для рішення таких задач призначені майстри запитів і конструктор запитів, за допомогою яких Ви зможете:
- Формувати складні критерії для вибору записів з однієї або декількох таблиць;
- Указати поля, відображувані для обраних записів;
- Виконувати обчислення з використанням обраних даних.
Що таке "Запит за зразком"
Раніше нами були розглянуті загальні положення, що відносяться до баз даних, де ми відзначали, що одним з основних призначень баз даних є швидкий пошук інформації й одержання відповідей на різноманітні питання. Питання, формулируемые стосовно бази даних, називаються запитами. У MS Access для формування запитів використовується конструктор запитів і інструкція Select мови MS Access.
Що ж таке "Запит за зразком"? Запит за зразком - це інтерактивний засіб для вибору даних з однієї або декількох таблиць. При формуванні запиту Вам необхідно вказати критерії вибірки записів у вихідній таблиці. При цьому замість того, щоб друкувати пропозиції спеціальною мовою, Ви повинні просто заповнити бланк запиту, що розташовується у вікні конструктора запитів. Метод формування запиту шляхом заповнення бланка простий для вивчення і розуміння. Він сприяє ефективному використанню можливостей MS Access користувачами, що мають навіть мінімальну навичку роботи з додатком або не мають його зовсім.
Для створення найпростіших запитів Ви можете використовувати мастер запитів, що у Вас послідовно запитує найменування таблиць, використовуваних у запиті, перелік полів таблиць і деякі додаткові параметри. Для створення більш складних запитів Вам може знадобитися конструктор запитів, що є простим і наочним засобом створення досить складних запит
Створення запитів за допомогою майстра
Відмітною рисою MS Access є наявність численних і різноманітних майстрів, що допомагають Вам при виконанні більшості дій, не вимагаючи глибоких знань в області баз даних.
Запити також можуть створюватися за допомогою майстра. Для створення запиту у вікні бази даних перейдіть на вкладку "Запити" і натисніть кнопку Створити. Відкриється вікно діалогу, у якому Ви можете вибрати опцію створення запиту за допомогою конструктора запитів або один з майстрів створення запиту.
Для знайомства з запитами виберемо опцію Простий запит. У цьому випадку Вам буде запропоновано вказати список таблиць і їхніх полів, і на підставі цих даних буде створений запит. Виберіть опцію Простий запит і натисніть кнопку ОК. Відкриється вікно майстра, у якому Ви можете вибрати необхідні Вам полючи з однієї або декількох таблиць. Якщо Ви вибрали більш однієї таблиці, майстер автоматично зв'язує таблиці. Припустимо, що нас цікавить вартість витрат на доставку по клієнтах і типам доставки. Для одержання такої інформації виберіть з таблиці Клієнти поле Назва , з таблиці Замовлення - поле Вартість Доставки, а з таблиці Доставка - найменування Тип доставки. Після вибору полів натисніть кнопку Далі і на екрані з'явиться наступного діалогу майстра запитів, у якому Вам необхідно вибрати ознаку докладного або підсумкового запиту. Ілюстрація в лівій частині вікна діалогу показує Вам розходження між цими типами запитів. У даному випадку нас цікавить підсумкове значення вартості доставки, тому виберіть опцію Підсумковий і, натиснувши кнопку Підсумки, визначите , які підсумкові значення Ви збираєтеся одержати . Натисніть кнопку ОК для повернення в попереднє вікно майстра, у якому натисніть кнопку Далі для продовження процесу формування запиту. Ви перейдете в завершальне вікно майстра. У верхній частині вікна конструктора запитів знаходиться схема даних запиту.
Ця схема дуже сильно нагадує схему бази даних. На відміну від неї , дана схема містить список таблиць, включених у запит, і відображає зв'язку між ними. У нижній частині вікна розташовується бланк запиту. Кожен рядок цього бланка виконує визначену функцію:
- Поле. У цьому рядку містяться ті полючи, що Ви використовуєте для створення запиту, кожне у своєму осередку таблиці.
- Ім'я таблиці. Цей рядок показує Вам, з якої таблиці (або запиту) обране дане поле.
- Сортування. У цьому рядку Ви вказуєте тип сортування інформації, що повертається в запиті, по зростанню (від А до Я, від більшого до меншого, від більш раннього до більш пізнього і т.д.) або по убуванню (від Я к А и т.д. ).
- Висновок на екран. Якщо Ви хочете, щоб MS Access показував інформацію, знайдену в поле , позначте цей осередок , щоб установити прапорець перегляду полючи. Якщо ж поле використовується тільки для завдання умови вибору даних, що повертає Ваш запит, залишіть його порожнім . Наприклад, якщо Ви шукаєте усіх, хто живе в Москві і купує рыбопродукты, поле Місто у Вашому запиті використовується для обмеження результатів вибірки ; однак Ви не хочете знову і знову дивитися на поля з ім'ям цього міста. Усе, що Ви хочете бачити - це імена клієнтів і найменування рыбопродуктов.
- Умова добору. Це найбільш важлива частина бланка запиту. У цьому рядку (і в рядку, розташованої нижче неї ) Ви вводите обмеження пошуку, задаючи визначені умови, що прийнято називати критерієм пошуку.
Ми коротко розглянули вікно конструктора запитів, а тепер почнемо докладне вивчення роботи конструктора зі створення простого запиту.
Створення простого запиту
Припустимо, Ви вирішили подзвонити усім Вашим клієнтам і повідомити їм про презентації нових товарів. Номера телефонів знаходяться в одному зі стовпців таблиці, що містить всю інформацію про Ваших клієнтів - адреси і т.д. У даному випадку Вам не потрібно вся ця інформація. Досить назви фірми, імені представника і номера телефону, тобто Вам потрібні тільки три стовпці. Розглянемо створення такого запиту.
Уся необхідна інформація знаходиться в таблиці Клієнти бази даних Борею. Тому для створення запиту виконаєте наступні дії:
1. У вікні бази даних перейдіть на вкладку "Запити" і натисніть кнопку Створити.
2. Відкриється вікно діалогу "Додавання таблиці", у якому виберіть таблицю Клієнти і натисніть кнопку Додати. Закрийте вікно діалогу.
3. На екрані відкривається вікно конструктора запитів, схема даних якого містить всего одну таблицю Клієнти, а бланк запиту порожній.
Додавання полів у бланк запиту
Для вибору полів , що повинні бути присутнім у результуючій таблиці, Вам необхідно відобразити них у бланку запиту.
У MS Access існує два варіанти вибору полів результуючої таблиці. Ви можете скористатися найбільш прийнятним з Вашого погляду:
1. Для додавання в таблицю окремих полів Ви можете вибрати поле таблиці на схемі даних і двічі натиснути кнопку миші. Обране поле буде вставлено в наступний доступний стовпець у рядку Поле бланка запиту. У рядку Ім'я таблиці відразу ж з'явиться ім'я таблиці, а позиція Висновок на екран буде позначена.
2. У MS Access широко використовується механізм перенести-і-залишити (drag-and-drop). Для використання цього механізму при виборі полів перейдіть у таблицю в схемі даних, з якої Вам треба вибрати поля. Виділите поля, що Ви збираєтеся відобразити в запиті, натисніть кнопку миші і, не відпускаючи неї , перенесіть обрані поля в бланк запиту.
Зміна порядку полів
Порядок полів у бланку запиту визначає порядок появи їхній у результуючій таблиці. Для того щоб змінити розташування полючи в цьому списку, виконаєте наступні дії:
1. Установите покажчик миші на область вибору стовпця, що розташовується прямо над назвою полючи. Коли покажчик змінить вид на стрілку, натисніть кнопку, щоб виділити стовпець.
2. Натисніть і утримуйте кнопку миші в цьому положенні . На кінці покажчика з'явиться прямокутник.
3. Переміщайте стовпець у необхідному напрямку . Толста вертикальна лінія покаже його поточне положення.
4. Відпустите кнопку, коли товста вертикальна лінія виявиться в необхідному місці. Поле буде переміщено в нове місце.
Переміщення стовпця бланка запиту. Іноді не відразу удається виділити стовпець для його переміщення. Переконаєтеся в тім , що Ви натискаєте область вибору стовпця (маленький прямокутник, що знаходиться прямо над назвою полючи). Це єдине місце, за яке Ви можете захопити стовпець для переносу . Для переносу полючи в бланк запиту двічі натисніть мишею на назві полючи