При подготовке проекта к запуску, возможно ведение параллельных между собой работ, допустим, что закупка необходимых материалов и оборудования может идти совместно с подбором персонала фирмы, а обучение уже сотрудников фирмы может вестись одновременно с проработкой маркетинговой концепцией. Все данные, включая продолжительность данных целей и подзадач.
(можно проследить на рис. 1, и 2. дополнения к курсовому)
Подготовка рекламной кампании, учитывая сферу деятельности предприятия, и соответственно наличие специалистов, может длиться минимальное количество времени( от 3 до 5 дней). Также как выбор и отделка помещения – от 3 до 15 дней.
Нужно сказать, что очень часто (и в данном примере) основными пакетами работ являются результаты, необходимые для создания результата проекта, но вместе с тем, сами по себе они не являются целями проекта (например, заключение трудовых договором с сотрудниками предприятия, подготовка рекламной кампании). В качестве руководства я проанализировал, рассмотрел подобную документацию, описывающую общий объем работ по проекту.
Календарное планирование
4.1. Основные определения в календарном планировании.
Основная цель календарного планирования - выдача информации для подготовки производства на планируемый период.
Календарное планирование проекта, которое состоит в определении календарных дат выполнения всех работ, ставит цель координацию деятельности привлеченных к проекту исполнителей для обеспечения его успешного завершения.
В календарных графиках (способу вывода данных ) отмечается возможная гибкость в дате начала работы без осложнения выполнения всего проекта (т.е. запас времени по некритическим роботам).
Цели календарного графика:
- обеспечить своевременное поступление финансирования;
- координировать поступление ресурсов;
- своевременно обеспечить нужны ресурсы;
-предусмотреть в разные моменты уровень нужных финансовых
затрат и ресурсов и рациональное распределение их между проектами;
-обеспечить своевременное выполнение проекта.
4.2. Функции программного обеспечения для календарного планирования
Как правило, система календарного планирования, обеспечивает основной набор функциональных возможностей, которые включают в себя:
- средства визуального проектирования структуры работ проекта,
- средства планирования по методу критического пути,
- средства ресурсного планирования (описание, назначение и оптимизация загрузки ресурсов),
- некоторые возможности стоимостного анализа,
- средства контроля за ходом исполнения проекта,
- средства создания отчетов и графических диаграмм,
- средства организации групповой работы.
4.3. Виды календарного планирования (календарные графики, диаграммы Гантта)
Существует два приемлемых пути представления календарного графика:
- табличный — с перечнем работ с указанием продолжительности
их выполнение;
- диаграммный (балочные диаграммы, или диаграммы Гантта).
диаграмма Гантта является наглядным источником такой проектной информации:
- какие работы являются критическими, а какие - некритическими;
- вывод и использование затрат проекта и т.д.
Диаграммы Гантта:
-легко строится и прочитывается;
- разрешает наглядно подать ход выполнения работ за проектом;
- дает возможность легче понять идею запаса времени и его использование;
- является предпосылкой календарного планирования нужд в ресурсах;
- является условием определения денежных потоков;
- является прекрасным средством планирования и контроля;
- является ключевым документом в процессе принятия решений.
Прежде чем строить диаграмму Гантта, нужно определить:
- логическую связь между работами;
-продолжительность работ в зависимости от ресурсов, которые используются;
- распределение ресурсов между роботами в зависимости от их наличия.
Поэтому календарное планирование нуждается в не только определении сроков выполнения работ, но и согласование их с состоянием обеспечения необходимыми ресурсами и возможностью финансирования.
4. Ресурсное планирование.
5.1. Общие понятия
Под ресурсами в проекте понимают рабочую силу, технику (Компьютеры , и другое оборудование), материалы и деньги. Это разновидные товары, необходимые для исполнения работ, что есть обязательным условием исполнения какого-либо проекта.
Очень важным является составление и оценка потребностей в ресурсах, сроков их получения и обеспечения полного и эффективного использования. Необходимо, прежде всего, решить проблему исполнения работ по проекту с необходимым уровнем качества, используя минимально возможное время, ресурсы и деньги.
5.2. Виды ресурсов, допустимых для планирования в MS Project
После того как определен состав задач проекта, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться. Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.
Как же добавлять ресурсы в проект, планировать и определять степень их возможного участия в проекте?
Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных является таблица Entry (Ввод).
Например:
Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Resource Name (Название ресурса) и ввести его название. Затем в поле Туре (Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work (Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариант нужно выбрать, если ресурс — сотрудник, а второй — если оборудование. До тех пор пока не установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются стандартными значениями. В моем случае это будет трудовой ресурс.
Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок .
Обычно, необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений.
После того как назначения определены и на каждую задачу назначены исполнители и выделены материалы, перейдя в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), мы видим список всех требуемых проекту сотрудников.
5.3. Использование MS Project для выравнивания загрузки ресурсов
Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.
Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.
Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.
5.4. Обоснование, назначение ресурсов задач из WBS;
WBS декомпозируется до уровня, необходимого для планирования и контроля. В общем случае это будет детализация до уровня, по крайней мере, на один уровень ниже, требуемого для отчетности – позволяющего осуществлять эффективное планирование, контроль, и измерение выполнения отдельных работ с однозначно определяемыми ресурсами.
Хотя полное определение ресурсов будет возможно на стадии детального планирования, нужно в целом понимать, как это будет выполняться, и что данный уровень детализации WBS поддерживает необходимый объем работ.
Чтобы соответствующим образом подготовиться к планированию ресурсов в соответствии с WBS, необходимо рассмотреть следующие вопросы при определении уровня детализации WBS:
Как я уже обозначил в моем проекте (т.е. на стадии организации проекта) будут использованы лишь трудовые ресурсы. Т.е., сотрудники проекта - это прежде всего директор фирмы, который будет решать все наиболее важные для фирмы вопросы, начиная от идеи, ( также в нашем случае и составления бизнес-плана), и заканчивая выбором помещения.