Исследование предметной области и проблемной среды деканатов Разработка модели предметной области (стр. 2 из 5)

- сбор и анализ основных данных (объекты, связи между объектами);

- построение ER-диаграммы базы данных [6].

Моделирование предметной области можно назвать главным этапом разработки БД, так как модель — это основа разработки БД.

РАЗДЕЛ 2. ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ И ПРОБЛЕМНАЯ СРЕДА ДЕКАНАТОВ

2.1 Назначение деканата как структурного подразделения ВУЗа

Для успешного и эффективного функционирования ВУЗа необходимо комплексное внедрение информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), охватывающее все без исключения функциональные подсистемы учебного заведения (такие как деканаты, библиотека, приёмная комиссия, бухгалтерия, кафедры и др.)

Одним из структурных подразделений ВУЗа, наиболее очевидно требующих автоматизации, является деканат.

Деканат — подразделение ВУЗа, осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета.

В деканате проводится организация учебного процесса в рамках факультета, ведение документации по учету, анализу состава и движения контингента студентов факультета, формирование оперативных данных о деятельности факультета и кафедр.

2.2 Исследование предметной области деканатов

Так как проблемы автоматизации деканатов в основном схожи, можно провести исследование предметной области на примере деканата факультета Документоведения и Информационной Деятельности (ДИД) Харьковской Государственной Академии Культуры (ХГАК).

В штат деканата факультета ДИД входят должность декана, заместителя декана, заведующего кафедрой, секретаря, методиста заочного отдела.

Схема подчинённости личного состава факультета представлена на рис. 2.1.

Рис. 2.1 Схема подчиненности личного состава факультета

Руководство факультета имеет свои обязанности и функции. Они изложены в Должностной инструкции, которая находится в деканате.

В деканате проводится большой объём рутинной, повторяющейся работы, что, безусловно, обеспечивает неправильное распределение рабочего времени сотрудников деканата, тормозя и запутывая основные процессы деятельности деканата.

При поступлении абитуриента в ВУЗ личные дела абитуриентов, оформляемые при подаче документов на поступление, передаются в деканат, где они сортируются по группам. После чего на каждого студента заводится личная карточка студента. В нее заносится вся необходимая персональная информация.

Далее, на протяжении всего периода обучения в личных делах фиксируются все факты о любых изменениях статуса студента (перевод с курса на курс, с дневного отделения на заочное, перевод в другую группу, справки об академическом отпуске и т.п.) [5].

Учёт и наблюдение контингента студентов является актуальной задачей в связи с потребностью деканатов в оперативном формировании таких документов, как зачётно-экзаменационные ведомости, проекты приказов, статистические отчеты по успеваемости и получении любой требуемой информации по конкретным студентам, а также по архивным данным.

Из этих документов извлекается вся необходимая информация, касающаяся учебного процесса.

Подразумевается, что эта информация может изменяться в течение всего периода обучения и может быть затребована в любое время за период обучения студента и даже после окончания его обучения, кроме того, данная информация может участвовать в формировании статистических данных о группе или курсе за любой временной промежуток.

Исходя из основных назначений деканата, определяем, что основной вид его деятельности — это делопроизводственная деятельность. Основной функцией деканата является координация и административное обеспечение учебного процесса.

Исследуя предметную область деканатов, наблюдаем выполнение большого числа процессов, которые можно условно сгруппировать в несколько пунктов:

1. Организация и управление учебным процессом.

2. Заполнение учётных документов.

3. Контроль успеваемости студентов.

Кроме того, за выполнение (или не выполнение) учебного плана студентов поощряют (или наказывают).

Общая схема деятельности деканата представлена на рис. 2.2. Следует отметить, что процессы, выполняемые в деканате, расположены по степени важности (по убывающей).

Организация и управление учебным процессом включает общий контроль над учебным процессом, что подразумевает распределение дисциплин по семестрам и специальностям для планирования расписаний и экзаменационных сессий; статистический учет студентов; организация учебной и производственной практики.

Рис. 2.2 Деятельность деканата

Основными документами, функционирующими в деканате, являются: матрикульная книга, карточка студента, сводная ведомость на каждого студента. Все эти документы требуют своевременного заполнения, для обеспечения учётной работы в деканате.

Контроль успеваемости студентов производится в результате экзаменационных сессий, где анализируется успеваемость каждого студента.

В результате контроля успеваемости становится возможным выявление лучших студентов и начисление им стипендии, материальной помощи, премии и т.п. (например, за успехи в учёбе, участие в соревнованиях, олимпиадах, написание научных работ и т.п.)

Из основных видов деятельности деканатов можно заключить, что предметной областью деканатов является непосредственно учебный процесс.

В учебном процессе принимают участие студенты, а контролирует учебный процесс деканат.

Анализ предметной области выявил основные недостатки существующего делопроизводства деканата:

- Устаревшие бумажные технологии регистрации, обработки и хранения информации.

- Дублирование информации в различных подразделениях, отчетах, сводках и т. п.

- Рутинные повторяющиеся операции обработки.

- Закрытость информации ряда подразделений (бухгалтерии, отдела кадров и др.).

Для моделирования предметной области БД деканата необходимо определить основные сущности учебного процесса, но перед этим следует определить, с помощью каких документов контролируется учебный процесс.

2.3 Матрикульная книга — основной документ контроля учебного процесса

Деканат участвует в оперативном формировании различных видов документов. Основными из них являются зачётно-экзаменационные ведомости, сводные ведомости, личные карточки, проекты приказов, статистические отчеты по успеваемости, матрикульная книга и др.

Отчётные документы создаются для получения любой требуемой информации по конкретным студентам, а также по архивным данным.

Для оперативной работы со студентами (контроль над успеваемостью, выдача экзаменационных листов, назначение стипендии, перевод на следующий курс и т. д.) в деканате ведется матрикульная книга.

Матрикульная книга является одним из учётных документов, контролирующих учебный процесс. Она формируется на основе зачётно-экзаменационных ведомостей, содержащих оценки студентов по определённой дисциплине. Матрикульная книга — основа для формирования других документов, таких как сводная ведомость и учебная карточка студента.

Сводная ведомость составляется на одного студента и является одной из форм контроля успеваемости студента. Она содержит такие основные данные: ФИО, курс, факультет, форма обучения, специализация (для 5 курса), название предмета, количество часов по каждому предмету отдельно, общее количество часов по всем предметам, общая успеваемость.

Учебная карточка тоже составляется на отдельного студента. Она содержит основные сведения о студенте из его личной карточки и сведения об успеваемости из матрикульной книги.

Таким образом, матрикульная книга является важным документом контроля учебного процесса каждого студента. А учебный процесс (как упоминалось выше), является предметной областью среды деканатов.

Благодаря созданию АИС (и БД как её части), формирование отчётной документации может значительно упроститься.

Так все данные, поступающие в деканат (входящая документация) могут вводиться в базу данных, затем можно составить стандартный набор запросов для упрощения выборки данных и на основе составленных запросов сгенерировать отчёты, которые бы выводили определённые данные. Естественно, эти отчёты можно распечатать и таким образом получить готовые отчётные документы.

2.4 Основные требования к проекту БД исследуемой предметной области

Основными требованиями к функциям БД деканата (успеваемость студентов) могут считаться следующие:

- получить общее число студентов, поступивших в каком-либо году;

- получить список определённой группы;

- выбрать успеваемость студента по дисциплинам с указанием общего количества часов и вида контроля;

- выбрать успеваемость студентов по группам и дисциплинам;

- получить список и общее число студентов указанных групп, сдавших зачет, либо экзамен по указанной дисциплине с указанной оценкой;

- выбрать дисциплины, изучаемые группой студентов на определенном курсе или определенном семестре;

- получить список студентов и тем дипломных работ, выполняемых ими на указанной кафедре, либо у указанного преподавателя;

- выбрать успеваемость студента с 1 по 5 курс и узнать присвоенную квалификацию или место работы студента и т.д. [7, 9].

Эти требования к БД могут выступать в форме запросов. И на основании этих требований можно выявить наиболее рутинные процессы, выполняемые в деканате.

Наиболее рутинными, но в то же время ответственными процессами в работе сотрудников деканата являются:

- ввод персональных данных студента в его личную карточку;

- ведение архива деканата, на который прямо или косвенно опирается ряд дополнительных структур института (бухгалтерия, отдел кадров и др.);