Для планирования собрания нужно перейти в папку Календарь и выбрать в меню Календарь → Назначить собрание. Появится диалоговое окно «Без имени — Событие». На вкладке Планировщик собрания в окне «Все участники» щелкнуть в строке Введите здесь имя участника и задать имя. Можно щелкнуть кнопку Пригласить других, чтобы выбрать имена из адресной книги. Внизу окна выбрать дату начала и конца собрания. Правее можно зафиксировать время начала и конца собрания. Время можно выбрать также, щелкнув на поле ввода, а затем перетащить зеленую полосу влево (время начала) или красную полосу вправо (конец собрания).
После планирования собрания нужно ввести сведения о нем: разослать приглашения на него, указать тему и место его проведения. Далее выбрать вкладку Встреча. Здесь можно добавить имена участников, заполнить строки Тема, Место. При необходимости изменить время, установить галочку в строке Оповещение, внизу окна набрать текст для участников. Щелкнуть кнопку Отправить.
Для приглашения на собрание можно использовать адресные книги. Если щелкнуть кнопку Пригласить других, появится окно «Выбор участников и ресурсов». В строке Источник адресов выбрать Адресная книга Outlook → Контакты. Щелкнуть кнопку Создать и задать имя, адрес электронной почты, телефон и др. Затем в левой части можно выбрать имя, а правее щелкнуть кнопки Обязательный и Необязательный, чтобы указать необходимость присутствие участника на собрании.
Все сведения, внесенные в Календарь, можно менять. Для этого в папке Календарь щелкнуть на нужной дате. Слева щелкнуть на названии собрания.
2.3 Создание списка Контакты
При использовании Адресной книги на экран выводится список контактов. Контактное лицо в MSOutlook — это человек или организация, о которых ввели данные: имя, адрес, телефон и др.
Создание нового контакта. Открыть папку «Контакты», которая вначале пустая. Выбрать в меню Контакты → Создать контакт → в диалоговом окне выбрать вкладку Общие → щелкнуть кнопку Полное имя… → в появившемся диалоговом окне внести данные → ОК → в вести данные в строках Организация и Должность → ввести адреса, телефоны и т.д. → кнопка Сохранить и закрыть.
Просмотр списка Контакты. По умолчанию контакты отображаются в Адресных карточках. Если карточек много, то чтобы найти нужную, щелкнуть справа на букву в алфавитном указателе. Можно изменить способ просмотра контактов при помощи пунктов меню Вид → Упорядочитьпо → Текущее представление, где выбрать: Адресные карточки,Подробные адресные карточки, Список телефонов, По категориям, Поорганизациям, По местоположению.
Осуществление связи с контактным лицом
- Отправка сообщений: Контакты → Создать сообщение контакту → указать адрес электронной почты → кнопка Отправить.
- Подготовка собрания: Контакты → Назначить встречу с контактом.
- Создание задачи для контакта: Контакты → Создать задачу для контакта.
- Отправка письма: Контакты → Создать письмо контакту → открывается MSWord, в котором создается письмо.
2.4 Создание списка задач
Список задач — список дел, которые нужно выполнить, чтобы закончить работу, организовать собрание, событие и т.д. Создается список задач в папке «Задачи».
Создание задачи. В меню Задача → Создать задачу → в диалоговом окне ввести Тему, дату ее выполнения и другие параметры → щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.
Просмотр задач. Можно изменить представление задач в списке: окно Текущее представление.
Работа с задачами. При работе со списком задач можно добавлять и удалять задачи, помечать их как завершенные и перераспределять в списке.
- Быстро добавить задачу: щелкнуть верхнюю строку, где написано Щелкните здесь, чтобы добавить элемент, и ввести дату и тему.
- Изменить задачу: щелкнуть ее дважды в списке.
- Отметить задачу как завершенную: в представлении Простой список щелкнуть поле метки во втором с левого края столбца (задача зачеркнется).
- Удалить задачу: щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши →Удалить.
- Назначить кому-нибудь задачу: щелкнуть ее правой кнопкой мыши → Назначить задачу → выбрать кому → кнопка Отправить.
- Назначить новую задачу: в меню Задачи → Создать задачу → или Создать поручение.
2.5 Использование дневника
Дневник — это папка в MSOutlook, которую можно использовать для записи взаимодействий, телефонных звонков, ответов на сообщение и др. Элемент дневника — это пункт или объект, например, задача, встреча или контакт.
Занесение записей вручную:
- В любой папке MSOutlook выделить объект, который нужно записать в журнал → Сервис → Занести в дневник → появится диалоговое окно, в котором заполняются поля Тема, Тип,Контакт, Организации и др. данные → кнопка Сохранить и закрыть.
- Новая запись → папка Дневник → в меню выбрать Дневник –Создать запись в дневнике → в диалоговом окне набрать информацию → Сохранить и закрыть.
Автоматическое занесение записей:
- открыть папку Дневник;
- в меню Сервис → Параметры откроется диалоговое окно;
- в списке Автозапись элементов отметить те элементы, которые должны автоматически записываться в дневник;
- в списке Для следующих контактов выделить те контакты, которые должны вноситься в дневник;
- в списке Записывать также файлы поставить нужные метки.
Просмотр записей в дневнике: по умолчанию в папке Дневник информация отображается в представлении временной шкалы и По типу. Это можно изменить в окне Текущее представление.
2.6 Создание заметок
ВMSOutlook можно создавать, сортировать и просматривать заметки.
Создание заметок. Открыть папку Заметки → в меню Заметка → Создать заметку → ввести текст заметки и закрыть ее. При наборе текста лучше не нажиматьEnterдля перехода на новую строку, он будет нажиматься автоматически, и в значке будет виден весь текст. Если нажать Enter, то текст в значке будет виден до его нажатия. В заметку автоматически заносится дата и время ее создания.
Установка параметров заметки. В заметке можно установит ее размер и цвет. Сервис → Параметры → вкладка Задачи/заметки → в секции Настройки выбрать цвет → в списке Размер выбрать: Мелкий, Средний, Крупный → щелкнуть кнопку Шрифт и выбрать нужный.
Работа с отдельными элементами. Чтобы открыть заметку, нужно дважды щелкнуть ее в папке Заметки → перемещать заметку за строку заголовка → можно изменить цвет заметок и категории, щелкнув кнопку Управляющее меню.
Просмотр заметок. По умолчанию используется представление Значки. Его можно изменить в окне Текущее представление. В любом представлении можно отсортировать заметки, щелкнув кнопкой мыши строку заголовка (Тема, Создано, Категории и т.д.) и выбрать способ сортировки.
3 ВОЗМОЖНОСТИ MSOUTLOOK ПРИ РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ
3.1 Работа с поступающей почтой
Чтение почты: папка Входящие. Для открытия сообщения нужно щелкнуть на нем дважды. Чтобы прочитать следующее или предыдущее сообщение нужно щелкнуть кнопки на Панели инструментов: ↑ Назад или ↓ Далее. Сообщения можно пометить как прочитанные и непрочитанные, выбрав Правка →Пометить как прочитанные (Пометить как непрочитанные).
Сохранение вложения. В сообщение могут быть вложены документы или другие файлы. Если есть вложение, то перед сообщением имеется значок скрепки. Для сохранения вложения: открыть сообщение → вложение появится в виде значка в тексте → вложение можно открыть: два щелчка на значке → в сообщении выделить вложение →Файл → Сохранить вложение → выделить папку, куда сохраняем → кнопка Сохранить → вложение можно открывать из прикладной программы.
Ответ на сообщение. В окне Сообщение щелкнуть кнопку Ответить или в меню выбрать Сообщение → Ответить → появится окно Ответ, в котором виден текст и отправитель. Если курсор находится в области текста, можно набрать ответ, выбрав Файл→ Отправить. Можно послать ответ из папки Входящие, не открывая сообщение. Для этого выделить сообщение в папке Входящие и щелкнуть кнопку Ответить → появится окно Ответ.
Печать почты. Напечатать сообщение можно независимо от того, открыты они или нет. Для печати нужно выделить сообщение в папке Входящие или другой папке → Файл → Печать.
3.2 Работа с почтой
Удаление сообщений: Правка → Удалить.
Восстановление из папки Удаленные: выделить элемент → Правка → Переместить в папку.
Очистка папки Удаленные: внутри папки выделить элементы → Правка → Удалить.
Пересылка почтовых сообщений: выделить или открыть сообщение → Сообщение → Переслать → в диалоговом окне Пересылка в поле Кому ввести имена людей → в поле Копия ввести, кому послать копию → в области окна ввести само сообщение, в дополнение к тексту (этот текст выделится другим цветом) → Файл → Отправить или кнопка Отправить.
Сохранение почты в папке: для хранения почты можно использовать любую папку: Правка → Переместить в папку → выбрать нужную папку → ОК.