Форму можно создать тремя способами:
· С помощью конструктора форм;
· С помощью мастера форм;
· Используя автоформу
Каждую Access-форму можно представить на экране в одном из 3-х режимов:
· В режиме конструктора
· В режиме формы (рабочем режиме)
· В режиме таблицы
Переключение между режимами осуществляется с помощью команды Вид.
1. В окне базы данных ДЕКАНАТ выберите объект Формы и нажмите кнопку Создать.
2. В окне новая форма выберите в качестве источника данных таблицу ПРЕДМЕТ и режим создания – Автоформа: в столбец. Обратите внимание, что подписи полей в форме соответствуют заданным их свойствам при определении структуры таблицы.
3. При сохранении формы Access спросит об имени формы. Можно оставить по умолчанию ПРЕДМЕТ, который соответствует имени таблицы- источника.
Для конструирования форм в Access используется Конструктор форм. Форма в этом режиме имеет 3 области:
· Область данных
· Заголовок формы
· Примечание формы,
которые могут быть образованы по команде Вид/Заголовок/Примечание формы.
Редактирование формы в Режиме конструктора
Рассмотрите технику редактирования на примере ранее созданной формы
1. Откройте форму ПРЕДМЕТ
2. Перейдите в Режим конструктора
3. Для ввода текста заголовка расширьте область заголовка формы.
4. Создайте графический элемент Надпись, перетащив кнопку Надпись с панели элементов на поле заголовок форм, если их нет на экране, то включите через меню Вид
5. Введем в рамку созданного элемента текст заголовка ПРОГРАММА КУРСА.
6. При выделенном элементе откройте диалоговое окно свойств из контекстного меню и выберите вкладку Макет и установите шрифт ArialCyr 12, выравнивание по центру, курсивом. Оформление - приподнятое.
7. Завершите создание элементанажатием Enterили щелчком вне рамки.
8. Введите в область заголовка еще одну надпись: Казахский экономический университет им. Т.Рыскулова.
9. Для сохранения формы под новым именем ПРЕДМЕТ-ПРОГРАММА надо выполнить команду Файл/Сохранить
10. Перейдя в режим формы, введите новую запись, установив пустую запись кнопкой перехода►*. Добавленную запись можно проверить в таблице ПРЕДМЕТ
11. Завершите создание элементанажатием Enterили щелчком вне рамки.
12. Введите в область заголовка еще одну надпись: Казахский экономический университет им. Т.Рыскулова.
13. Для сохранения формы под новым именем ПРЕДМЕТ-ПРОГРАММА надо выполнить команду Файл/Сохранить
14. Перейдя в режим формы, введите новую запись, установив пустую запись кнопкой перехода►*. Добавленную запись можно проверить в таблице ПРЕДМЕТ
Многотабличная форма создается для работы с данными нескольких взаимосвязанных таблиц. Многотабличная форма может состоять из основной части и одной или нескольких подчиненных форм. Подчиненная форма обычно строится на базе подчиненной таблицы относительно таблицы-источника записей основной части формы. Кроме того, такая форма позволяет выполнить одновременное редактирование данных, содержащихся в обеих таблицах.
В результате создания этой формы на экране выводятся только те записи подчиненной таблицы, которые связаны с текущей записью главной таблицы.
1. В окне базы данных ДЕКАНАТ выберите Формы / Создать
2. Далее выберите режим Мастер форм и таблицу ГРУППА
3. Выберите для таблицы ГРУППА в списке Доступные поля - все поля - >>
4. Выберите далее из списка Таблицы/Запросы таблицу СТУДЕНТ и в списке Доступные поля этой таблицы – тоже все поля. Эта таблица будет источником записей подчиненной формы.
5. В окне Создание форм схематично отобразится макет формы с перечнем полей в основной части формы и в подчиненной форме, если в рамке Выберите тип представления данных выделена таблица-источник записей основной части формы (ГРУППА).
6. Далее выберите Подчиненные формы
7. Внешний вид - ленточный
8. Стиль – Обычный
9. В последнем окне Создание форм озаглавьте главную форму - СПИСОК ГРУППЫ и подчиненную форму - СПИСОК СТУДЕНТОВ. Выберите Открытие формы для просмотра и ввода данных и нажмите Готово.
10. Для редактирования созданной формы перейдите в Режим конструктора. Это можно выполнить и в последнем сеансе окна Создание форм, выбрав дальнейшие действия мастера - Изменить макет форм.
11. Введите в область заголовка полное название формы СПИСОК СТУДЕНТОВ ГРУППЫ №, используя кнопку Надпись и перетащив со списка полей НГ. (Если окно со списком полей отсутствует, то - Вид|Список полей.) Появившуюся надпись Ном группы выделите и нажмите Del. Отформатируйте заголовок по своему усмотрению.
12. Для встраивания кнопки в нужном месте (рис. на стр. 12) нажмите на панели элементов Кнопка. После переноса кнопки запустится мастер кнопок Созданиекнопок.
13. В окне мастера кнопок выберите действие, которое необходимо выполнить при нажатии кнопки. В области Категории выберите Переходы по записям, в области Действия – Предыдущая запись.
14. В следующем сеансе отметьте Рисунок и показать все рисунки. Можете выбрать Стрелка вверх (синяя) и Готово.
15. Аналогичные действия производятся для встраивания кнопки перехода к последующей записи таблицы. В области Действия - соответственно пункт Следующая запись и рисунок Стрелка вниз (синяя)
16. Добавьте рядом с кнопкамипоясняющий текст: Предыдущая и Следующая, с помощью кнопок Надписи на панели элементов.
17. Для создания кнопки закрытия формы в области Категории выберите Работа сформой, а в области Действия – Закрыть Форму.
18. Для ввода данных в таблицы ГРУППА иСТУДЕНТ можно открыть в режиме формы СПИСОК ГРУППЫ, которая обеспечит одновременную работу с данными двух таблиц.
19. Для перехода к последней записи можно использовать кнопку Следующая.
20. Введите дополнительно группу 106, количество студентов – 2, средний балл - 4 и любые две фамилии с соответствующими данными
21. Закрыть форму
22. Данные проверьте в таблицах ГРУППА и СТУДЕНТ
Проектирование запросов
Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям. Запрос- это объект базы данных, допускающий многократное использование. Результат запроса – набор записей представленных в табличном виде, который можно изменять, добавлять и удалять. В нем отображаются также записи, добавляемые, удаляемые и изменяемые в исходных таблицах. Сами запросы могут служить, наряду с таблицами, источниками записей для всех объектов базы данных.
MicrosoftAccess позволяет выполнять следующие типы запросов:
1. QBE- запросы (QueryByExample –Запросы по образцу)
· Запрос на выборку;
· Перекрестный запрос;
· Запрос на создание таблицы;
· Запрос на обновление;
· Запрос на добавление записей;
· Запрос на удаление записей;
· Параметрический запрос.
2. Запросы на языке SQL ( StructuredQueryLanguage – Структурированный язык запросов). SQL – стандартизованная форма составления запросов для обработки реляционных базы данных, представляющая собой последовательность инструкции. При выполнении QBE – запросов они транслируются в соответствующие SQL –запросы.
В учебных целях запросы лучше готовить вручную, с помощью Конструктора. Он открывает бланк запроса по образцу, состоящий из двух областей. В верхнейобласти отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы.
Создайте запрос, который проверит правильность задания общих часов в таблице ПРЕДМЕТ. По запросу должны отбираться только те записи, в которых значение в поле ЧАСЫ не равно значению, получаемому при сложении значений полей ПР и ЛЕК.
1. Выберите объект Запрос /Создать
2. В окне Новый запрос выберите Конструктор. В появившемся окне Добавлениетаблицы выберите таблицу ПРЕДМЕТ и нажмите кнопку Добавить. Выбранная таблица будет отображена в области схемы данных запроса.
3. В окне Конструктора перетащите (или дважды щелкните ) из списка полей таблицы ПРЕДМЕТ поля НП, ЧАСЫ, ЛЕК и ПР в столбцы бланка запроса в строку Поле
4. Если вы по ошибке перетащили ненужное поле, то выделите столбец и нажмите Del или выполните команду Правка|Удалить столбец
5. В строке Вывод на экран отметьте поля, иначе они не будут включены в запрос
6. В строке Условие отбора для столбца ЧАСЫ запишите условие <>[ЛЕК]+[ПР]
7. Выполните запрос, нажав на панели конструкторазапросов кнопку Запуск или или: Запрос/Запуск. На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записями из таблицы ПРЕДМЕТ, отвечающими заданным условиям отбора.
8. Сохраните запрос, нажав кнопку Сохранить и задав ему имя ПРИМЕР2
9. Закройте текущий запрос
10. Выполните сохраненный запрос, нажав кнопку Открыть
Определите фактическое число студентов и подсчитайте средний проходной балл в группе.
1. Создайте в Режиме конструктора запрос на выборку для таблицы СТУДЕНТ
2. Из списка полей таблицы перетащите в бланк запроса НГ, НС и ПБАЛЛ
3. Нажмите кнопку Групповые операции (Вид/Групповые операции)
4. Замените слово Группировка в столбце НС на Count, в ПБАЛЛ - на Avg
5. Замените подпись поля НС на Фактическое число студентов, а ПБАЛЛ - на Среднийпроходной балл группы. Для этого из контекстного меню выберите Свойства. В окне Свойства поля наберите в строке Подпись соответствующие названия.