Структуризация и первичная обработка данных в MS Excel (стр. 4 из 5)

- для поиска следующих ячеек повторять последнее действие;

- для завершения поиска щелкнуть Закрыть.

4. Для фильтрации списка нужно:

- выделить одну из ячеек.

- выбрать Данные команду Фильтр;

- В подменю выбрать пункт Автофильтр;

- открыть раскрывающийся список в том столбце, по которому нужно фильтровать данные;

- выбрать нужный элемент списка;

- если выбран элемент Условие, выполнить в диалоговом окне Пользовательский автофильтр следующие действия:

- выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения;

- ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемся списке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения;

- для определения двух критериев установить один из флажков опции: И или ИЛИ;

- задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихся списках;

- щелкнуть кнопку ОК.

5. Для того чтобы вызвать окно формы базы данных нужно:

- выделить одну ячейку списка;

- выбрать в меню Данные команду Форма.

Были получены более широкие навыки работы с программой Excel.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Рахмина Г.В. Excel 2000г. Руководство пользователю с примерами. – М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2001. - 592 с.

2. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с MicrosoftExcel 2000.- СПб.: Издательство «Питер», 2000. - 1056 с.

3. Экономическая информатика/ под ред. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. – СПб.: Питер, 2000. - 560 с.

4. Блатнер Патрик, Уильрих Лори и др. Использование MicrosoftExcel. Специальное издание.: Пер. с англ.: Учебное пособие.- М.: Издательский дом «Видьямс», 2000. – 1024 с.

5. Ботт Эд., Леонпрдо Вуди. Использование MicrosoftOffice 2000. специальное издание: Пер. с англ.: Уч. пос. – М.: Издат. дом «Видьямс», 2000. – 1024 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рассмотрим целостную обработку данных таблицы на примере телефонного справочника:

Таблица 1

Создадим пользовательский список: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Кв., Корпус. Введем этот список в первую строку рабочего листа, используя автозаполнение.

1. Открыть меню Сервис.

2. Выбрать команду Параметры.

3. Выбрать вкладку Списки.

4. Выбрать в списке Списки элемент НОВЫЙСПИСОК.

5. Ввести в поле Элементысписка первый элемент - № и нажать клавишу Enter.

6. Аналогично ввести остальные элементы списка.

7. Щелкнуть кнопку Добавить. Созданный пользовательский список появится в поле Списки.

8. Щелкнуть кнопку ОК.

9. Ввести в ячейку А1 первый элемент списка №.

10. Протащить маркер заполнения до ячейки F1. Созданный пользовательский список появится в первой строке таблицы:

Таблица 2

Отсортируем базу данных в алфавитном порядке по столбцу Ф. О. И. , а затем по столбцу Улица и по столбцу №.

1. Выделить любую ячейку.

2. Выбрать в меню Данные команду Сортировка. Появится диалоговое окно Сортировка.

3. Установить в группе Идентифицировать поля по флажок опции подписям.

4. Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по столбец, по которому нужно сортировать данные, - Ф. И. О.

5. Установить в поле Сортировать по флажок опции По возрастанию для сортировки по алфавиту.

6. Выбрать в раскрывающемся списке поля Затем по дополнительный столбец – Улица.

7. Установить в этом поле флажок опции По возрастанию.

8. Выбрать в раскрывающемся списке поля В последнюю очередь, по элемент – №.

9. Установить в этом поле флажок опции По возрастанию►ОК.

Рисунок 1

1. Щелкнуть кнопку Параметры... Появится окно Параметры сортировки.

2. Выбрать в раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу: пользовательский порядок сортировки: №, Ф.И.О., Улица, Дом, Корпус, Кв..

3. Установить в поле Сортировать флажок опции столбцы диапазона.

4. Щелкнуть кнопку ОК в окне Параметры сортировки.

5. Выбрать в раскрывающемся списке поля Сортировать по Строка 1.

6. Выбрать в поле Сортировать по возрастанию.

7. Щелкнуть кнопку ОК в окне Сортировка диапазона.

8. Выбрать в поле Сортировать по убыванию.

Рисунок 2

Рисунок 3

Добавить новую запись в базу данных, содержащую следующие поля:

2013852, Машкей Л.И., 1 Наклонный пер., 32 - 1- 2.

1. Выбрать в меню Данные команду Форма.

2. Щелкнуть в диалоговом окне Адреса и телефоны кнопку Добавить. Появится запись.

3. Щелкнуть левой кнопкой мыши в поле № и ввести значение 2013852

4. Аналогичным образом ввести остальные поля новой записи.

5. Нажать клавишу Enter для добавления записи в базу данных.

6. Щелкнуть кнопку Закрыть и убедится, что новая запись добавлена в конец базы данных.

Рисунок 4

Заменить во всей таблице 1 Михалова пер. на 1 Железнодорожный пер.

8. Выделить первую ячейку рабочего листа.

9. Открыть меню Правка.

10. Выбрать команду Заменить. Появится диалоговое окно Заменить.

11. Ввести в поле Найти: слово, которое нужно заменить: 1 Михалова пер.

12. Ввести в поле Заменить на: на новое название улицы: 1 Железнодорожный пер..

13. Установить флажок проверки Ячейка целиком.

14. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать направление поиска: По строкам.

15. Щелкнуть кнопку Заменить всё.

Рисунок 5

Найти ячейку с содержимым «201-44-41».

1. Выделить первую ячейку рабочего листа.

2. Выбрать в меню Правка команду Найти. Появится диалоговое окно Найти.

3. Установить флажок проверки Ячейка целиком.

4. Выбрать в раскрывающемся списке Просматривать элемент По строкам.

5. Щелкнуть кнопку Найти далее. Ячейка, содержимое которой удовлетворяет шаблону, будет выделена.

6. Щелкнуть кнопку Закрыть.

Рисунок 6

Найти все записи, номер которых не меньше 2013560, а фамилия начинается с буквы К.

1. Вызвать диалоговое окно формы. Щелкнуть кнопку Критерии.

2. Ввести в поле № критерий поиска: >=2013560.

3. Ввести в поле Ф.И.О. шаблон: К*.

Щелкнуть кнопку Далее. В диалоговом окне выведена первая запись, удовлетворяющая введенным критериям. В правом верхнем углу диалогового окна Адреса и телефоны отобразится номер найденной записи в списке.

Повторяйте предыдущее действие до тех пор, пока не будет выведена последняя запись, удовлетворяющая критериям. После щелчка по кнопке Далее будет слышен звуковой сигнал, и содержимое окна формы не будет меняться.

Рисунок 7

Вывести на экран список лиц, которые живут по 1 измайловскомупереулку и фамилии которых начинаются на букву В или Ш.

1. выделить одну из ячеек списка

2. Выбрать в меню Данные команду Фильтр.

3. В подменю выбрать пункт Автофильтр.

4. Открыть раскрывающийся список в столбце Ф.И.О.

5. Выбрать элемент Условие. Появится диалоговое окно Пользовательскийавтофильтр.

6. Выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор равно.

7. Ввести в левом верхнем раскрывающемся списке шаблон В* для отбора записей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы

8. Выбрать флажок опции ИЛИ.

9. Выбрать в левом нижнем раскрывающемся списке оператор равно.

10. Ввести в правом нижнем раскрывающемся списке шаблон Ш* для отбора записей о лицах, фамилии которых начинаются с буквы Ш.

11. Щелкнуть кнопку ОК. В результате будет выведен отфильтрованный список, содержащий записи только о людях, фамилии которых удовлетворяют критерию.

12. Открыть раскрывающийся список в столбце Улица.

13. Выбрать элемент 1 измайловский пер.

Таблица 3

Выполним фильтрацию по списку:

1. выбрать команду Данные Фильтр Расширенный фильтр. Откроется диалоговое окно Расширенный фильтр.

2. исходный диапазон ячеек, занимаемый списком, выделится автоматически.

3. для того, чтобы указать диапазон условий выделим ячейки А1 : F25.

4. нажать кнопку ОК.

Рисунок 8

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Тест

1. Список – это ….

а) содержащаяся в рабочем листе Excel таблица, данные в строках которой имеют однородную структуру, то есть в каждом столбце списка располагаются данные одного типа:

б) набор последовательных строк, содержащих разнообразную информацию;

в) таблица, на рабочем листе, позволяющая подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений:

2. запись, поле, заглавная строка – являются элементами:

а) таблицы;

б) списка;

в) рабочего листа;

3. Список состоит из…. структурных основных элементов:

а) 5;

б) 3;

в) 6;

4. Средство обработки и представления данных, превосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами:

а) сводная таблица;

б) сортировка;

в) фильтрация;

5. Режим мастера сводных таблиц состоит из… последовательных этапов, в ходе которых задаются параметры построения сводной таблицы: