Проектирование информационной системы Отдел кадров (стр. 9 из 14)

2.4.3 Делопроизводство в кадровой службе

Делопроизводство в кадровой службе выделено в самостоятельное подразделение. Связано это с тем, что в кадровой службе делопроизводство подразумевает специфический документооборот, и сотрудники отдела кадров специально обучаются работе с кадровыми документами. В первую очередь это трудовые книжки и личные дела работников, затем – штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка [23]. Именно эти документы имеют наибольший удельный вес в делопроизводстве в кадровой службе. Остановимся подробнее на ведении трудовых книжек. Делопроизводство в кадровой службе делит этот процесс на следующие этапы:

- правила заполнения трудовой книжки;

- занесение сведений о работе;

- занесение сведений о награждениях и поощрениях;

- вкладыш в трудовую книжку;

- выдача трудовой книжки при увольнении;

- дубликат трудовой книжки;

- расчеты за трудовые книжки и их хранение;

- учет, хранение и списание трудовых книжек.

Из вышеперечисленного можно сделать вывод: ведение трудовых книжек – один из основных видов работ в делопроизводстве в кадровой службе.

Следующий большой раздел – должностные инструкции. Они либо составляются кадровиками самостоятельно, либо предоставляются программой отдела кадров. Делопроизводство в кадровой службе подразумевает стандартную схему должностной инструкции:

Общие положения (кто назначает и увольняет на эту должность; кто может занять эту должность; какими ЗУН должен обладать человек на этой должности; кто заменяет этого человека в его отсутствие и др.).

Функциональные обязанности.

- права;

- ответственность;

- условия работы.

Обязательное условие – подпись сотрудника и дата.

Следующий большой раздел в делопроизводстве в кадровой службе – документы, регламентирующие управление персоналом, движение кадров и хранение дел. Всю информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить на специализированных семинарах, курсах, сайтах, и, естественно, в специальной литературе. Так как информация по кадровому делопроизводству часто обновляется, разрабатываются новые положения, издаются указы, пересматриваются инструкции, надо своевременно знакомится с изменениями в кадровом делопроизводстве.

2.5 Техническое задание и проектирование автоматизированной информационной системы отдел кадров

2.5.1 Полное наименование информационной автоматизированной системы

Полное наименование информационной автоматизированной системы – «Информационная автоматизированная система «Отдел кадров».

2.5.2 Основания для создания информационной автоматизированной системы

Основанием для разработки и создания информационной автоматизированной системы «Отдел кадров»:

- автоматизация деятельности организации;

- создание альтернативного программного продукта, имеющимся на рынке программного обеспечения;

- поддержание законных прав и интересов работников и работодателей;

- исключение не правовых действий департамента управлением персонала, в отношении работников;

- поддержание конкурентоспособности рынка программного обеспечения.

2.5.3 Назначение и цель создания информационной автоматизированной системы

· Создание и ведение базы данных структурных подразделений и кадрового состава организации

· Учет состояния и изменений по штатному расписанию, штатному замещению должностей, структуре организации, анкетным данным сотрудников, реестру государственных служащих

· Получение аналитической информации по кадровым перемещениям и изменениям штатного расписания

· Представление информации в виде документов утвержденной формы: справки, анкеты, личные карточки сотрудника (форма Т-2, Т-2ГС) и др.

· Формирование статистических отчетов (статистика по должностям, по должностным лицам), штатного расписания, штатного замещения, расчет стажа и т.д.

· Ведение базы данных о соискателях, как кадровом резерве на выдвижение внутри организации

· Регистрация движения персонала, временного отвлечения от исполнения обязанностей

· Возможность восстановить актуальную картину данных кадровой службы на любую дату

· Формирование выходных документов в форматах офисных приложений (MS Word, MS Excel)

· Автоматизация процедур приема, аттестации и увольнения сотрудников

· Хранение постановлений, распоряжений, приказов и т.д., печать документов и выписок из них

· Автоматическое формирование по заданному шаблону документов - приказов о приеме на работу, увольнении, уходе в отпуск и т.д.

2.5.4 Возможности автоматизированной информационной системы

· Позволяет просматривать общий список работников и вносить в него изменения

· Обеспечивает удобный доступ к данным о работниках в соответствии со всеми разделами личной карточки (форма 2-ДС)

· Рассчитывает стаж работы (на государственной службе, общий и непрерывный)

· Вводит и хранит фотографии работников (цветные и черно-белые)

· Формирует и вносит изменения в штатное расписание и штатную расстановку

· Выполняет расчет и печатает справку об изменении надбавки за выслугу лет и справку об изменении продолжительности дополнительного отпуска

· Составляет список кадрового резерва для государственной службы и вносит изменения в общие сведения о работниках, включенных в кадровый резерв

· Учитывает работающих пенсионеров, рассчитывает и печатает справку об общем заработке для исчисления пенсии

· Проводит поиск данных о работниках по различным признакам, формирует и печатает оперативные справки

· Хранит в архиве данные об уволенных работниках

2.5.5 Пользователи информационной автоматизированной системы

Пользователями разрабатываемой автоматизированной информационной системы могут являться персонал, занимающийся кадровым учетом персонала. Ими могут являться лица, допущенные к данному виду работы или относящиеся к департаменту управления персоналом. Разрабатываемая автоматизированная информационная система «Отдел кадров» не требует определенных навыков работы с подобными автоматизированными системами и не требует обучения персонала для работы с ней, кроме навыков работы с документацией, относящейся к кадровому учету.

2.5.6 Характеристика входной и выходной информации

Использование диаграммы Use Case – это возможность увидеть систему с ее функциями и подфункциям с точки зрения пользователя – кадровика.

Рассмотрим каждую функцию:

1. Заполнение анкеты работником предполагает, что работник организации сам лично вводит свои персональные данные. Заполнение анкеты происходит каждый раз при появлении нового работника (при приеме на работу).

2. Создание личного дела включает в себя проверку пакета документов, который приносит работник; ввод анкеты работника, которая была до этого им заполнена; создание карточки с табельным номером работника.

Входной информацией, таким образом, является:

· Анкета

· Пакет документов (паспорт, военный билет, медицинские справки, свидетельство ИНН, страховое пенсионное свидетельство, свидетельство о рождении (детей))

Выходной информацией является Личная карточка работника (форма Т-2).

Частота создания личного дела зависит от частоты появления новых работников, а корректировка производится при необходимости (например, при переводе сотрудника на новую должность, новое место работы).

3. Создание БД работников

Входная информация:

· Личное дело

· Данные трудовой книжки

Создание Базы Данных происходит один раз, а затем осуществляется ее наполнение и обновление.

Выходная информация:

· Вся необходимая информация по работникам организации

4. Формирование отчетов – происходит по выполнению кадровых функций, а также по запросам.

Входная информация:

· Сведения о работниках из БД работников

Выходная информация:

· Список сотрудников

· Список сотрудников по отделам

· Список вакантных мест

· Список детей сотрудников

· Список военнообязанных

· Список уволенных

· Список женщин

· Список мужчин

5. Осуществление поиска по указанным параметрам – производится в случае возникновения такой необходимости (по собственной инициативе или по просьбе сотрудников).

Рис. 2.2

6. Осуществление нужных кадровых операций:

· Оформить прием на работу – осуществляется при приходе человека, который устраивается на вакантное место.

Входные данные:

· Анкета работника

· Пакет документов

Выходные данные:

· Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Форма Т-1)

· Страховой медицинский полис обязательного гражданского страхования

· Страховое свидетельство

· Трудовой договор

7. Оформить увольнение – осуществляется на основании распоряжений руководящих органов или по собственному желанию сотрудника.