- сокращение времени заведения, поиска и обработки необходимой информации и документов;
- упрощение доступа к информации;
- минимизация временных затрат на оформление документов;
2.2 Функции
Основные функции дипломного проекта должны, согласно специальности, отвечать требованиям Трудового законодательства.
Функции автоматизированной информационной системы «Отдел кадров»:
- контроль законности прав и интересов трудящихся при приеме, переводе и увольнении (Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, Уголовный Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления правительства РФ);
- ввод и контроль входных документов;
- система ведение личных дел сотрудников предприятия (организаций, учреждений) (Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, иные Федеральные законы);
- ведение штатного расписания;
- система планирования деятельности (подготовка приказов на поощрение, вознаграждение, пенсия) на предприятии (организации, учреждений);
- система ведение личных дел сотрудников предприятия (организаций, учреждений) (Трудовой Кодекс РФ, Гражданский Кодекс РФ, указы Президента РФ, постановления правительства РФ);
- система регистрации отпусков (Трудовой Кодекс РФ, постановления правительства РФ);
- система ведения трудовых книжек (Трудовой Кодекс РФ, Правила ведения трудовых книжек);
- система учета рабочих часов, сверхурочных часов, часов работы в ночное время (Трудовой Кодекс РФ);
- система учета накопленных отгулов (Трудовой Кодекс РФ);
2.3 Назначение
Разрабатываемая автоматизированная информационная система «отдел кадров» предназначена для организаций всех организационно-правовых форм, с помощью которой департаменту управления персоналом предоставляется возможность юридически правильно оформить, перевести или уволить работника, не нарушая при этом права и свободы ни одной из сторон (работника и работодателя). Система способна не только хранить, но и обрабатывать данные, формируя отчеты нужной формы и нужного образца, используя типы бланков, установленные законодательными актами РФ.
2.4 Предпроектная стадия
На предпроектной стадии мною было проведено исследование работы департамента управления персоналом на преддипломной практике, где были рассмотрены и изучены программы для хранения и обработки данных работников организации. Были изучены способы и методы их занесения и обработки, рассмотрен документооборот, используемый организацией в отношении данных работника.
2.4.1 Ознакомление с основными задачами и функциями департамента управления персоналом
Предназначение рядового отдела кадров обычно сводится к ведению кадрового делопроизводства и подбору персонала [8]. Отделы кадров в крупных компаниях осуществляют разработку системы кадровой политики, обучение, адаптацию, расстановку персонала, проведение тренингов, учет движения персонала внутри компании, формирование команды и корпоративной культуры, разработку схем мотивации. Функции отдела кадров включают в себя: планирование комплектования штата сотрудников компании в перспективе, исследование кадрового потенциала работающих сотрудников, планирование продвижения перспективных специалистов внутри компании. Менеджеры отдела кадров осуществляют оценку профессиональных и личностных качеств специалистов, находящихся в резерве, организуют процессы обучения и повышения квалификации, а также аттестации сотрудников. Также менеджеры отдела кадров занимаются разработкой должностных инструкций, поиском кандидатов, проведением собеседований и подбором персонала на необходимые вакансии. Психологи отдела кадров анализируют причины текучки кадров, контролируют и отслеживают состояние рабочей обстановки и соблюдение дисциплины в отделах компании, помогают найти оптимальное решение в конфликтных ситуациях возникающих между работниками. Инспектора отдела кадров оформляют документы, связанные с приемом, переводом и увольнением сотрудников в соответствии с кадровым законодательством, а также занимаются оформлением и ведением трудовых книжек, учетом личного состава предприятия. Инспектора отдела кадров также занимаются подготовкой документов для представления их в пенсионный фонд и налоговую инспекцию [4].
Кадровый учет является необходимой составляющей в организации работы предприятия.
Кадровый учет предполагает ведение следующих видов работ:
- документальное оформление приема, перевода, увольнения сотрудников;
- кадровый учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
- заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам;
- подготовка приказов и распоряжений по персоналу;
- организация табельного учета, составление графика отпусков;
- подготовка правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, трудовых контрактов;
- составление установленной отчетности по работе с кадрами;
- составление штатного расписания и замещения;
- ведение личных карточек;
- составление должностных инструкций;
- консультации.
Кадровый учет ведется сотрудниками кадрового отдела или человеком, отвечающим за кадровое делопроизводство.
Кадровое делопроизводство – это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач. Кадровое делопроизводство является составной частью управления [15]. Кадровое делопроизводство предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный перевод для замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставление отпуска, командирование, аттестация и т.п. Кадровое делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать требования Федеральной инспекцией труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкции. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве[19]. Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы [5]:
1. Наименование структурного подразделения.
2. Наименование должности.
3. Код профессии.
4. Количество штатных единиц.
5. Месячный оклад или тарифная ставка (диапазон).
Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении необходимости в новых сотрудниках издается приказ о внесении в штатное расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно) [16]. Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным расписанием облегчена и регламентирована.
2.4.2 Ознакомление с основными правовыми положениями, относящиеся к работе департамента управления персоналом
В своей работе отдел кадров руководствуется:
- Трудовым кодексом Российской Федерации;
- Законодательными, нормативными и нормативно-методическими актами Правительства РФ;
- Пенсионным законодательством;
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;
- Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления;
- Основами делопроизводства;
- Правилами и нормами охраны труда;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- Уставом и иными организационными документами организации;
- Приказами и распоряжениями организации;
- Положением об отделе кадров;
- Методическими материалами по оформлению, ведению и хранению документации, связанной с кадрами и их движением;
- Порядком формирования и ведения банка данных о персонале организации;
- Порядком составления отчетности по кадрам;
- Инструкцией о порядке учета личного состава в организации;
Положение о кадровой службе (рис 2.1) - документ, который помогает определить место кадровой службы в структуре организации, дает возможность обозначить ее цели и задачи [5]. Для подготовки Положения о кадровой службе в организации создается специальная группа, состоящая из штатных сотрудников. Ее состав определяет руководитель организации. Как правило, в группу входит начальник отдела кадров, юрисконсульт и специалист-делопроизводитель.
| № п/п | Название раздела | Характеристика раздела |
| 1 | Общие положения | -Правовое положение кадровой службы в организации, порядок назначения и освобождения от должности ее руководителя, требования к его квалификации*, перечень нормативных правовых актов, которыми руководствуется кадровая служба |
| 2 | Основные задачи | -Перечень направлений работы кадровой службы(например, ведение кадровой документации) |
| 3 | Функции | -Конкретизация основных задач (например, оформление и учет трудовых книжек, личных дел, выдача справок и копий документов) |
| 4 | Права | -Перечень полномочий, которыми наделяется кадровая служба для нормального выполнения своих функций |
| 5 | Ответственность | -Определение ответственности руководителя кадровой службы: за что именно он отвечает |
| 6 | Взаимоотношения. Служебные связи | Порядок сотрудничества кадровой службы с другими-структурными подразделениями (отделом труда и заработной платы, производственным отделом, бухгалтерией, юридической службой и др.) |
| 7 | Порядок внесения изменений и дополнений | Порядок внесения изменений и дополнений в Положение о кадровой службе |
Рис. 2.1