МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине:
«Создание приложений средствами MS Access»
на тему:
«Продажа продовольственных товаров на примере магазина «Вкусняшка»
Владивосток 2009
Содержание
2. Описание предметной области. 6
4. Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой предметной области. 7
5. Реляционная модель данных. 9
10. Руководство для пользователя по применению базы данных. 15
Список используемой литературы.. 19
Введение
Современная экономика не мыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений – система обработки информации предприятия.
Управление любого предприятия ставит перед собой цели добиться продвижения вперед, развития и прогрессирования в целом деятельности предприятия.
Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизация непосредственно основного производственного процесса, а также систему документооборота предприятия, т.е. внедрение в сферу деятельности предприятия новых продуктов современных технологий.
В данной курсовой работе рассматривается новый программный продукт «Access-2000» (MICROSOFT) – популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Настоящая База Данных создана для облегчения работы с документооборотом продовольственного магазина «Вкусняшка.»
Одно из мощных средств базы данных состоит в том, чтобы упорядочить информацию по тому признаку, который задает пользователь.
Созданная База Данных позволяет автоматизировать заполнение и передачу документов, используемых для учета поступления и реализации продовольственных товаров данного предприятия, а также упорядочить хранение данных. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую можно представить в форме различного вида отчетов. Это позволяет более наглядно отобразить информационные потоки предприятия и дать общую оценку его работы.
Магазин «Вкусняшка» осуществляет реализацию продовольственных товаров населению. Задачей руководителей предприятия является:
1. Организация бесперебойного поступления товаров.
2. Расширение ассортимента реализуемых товаров.
3. Соблюдение санитарно-гигиенических норм и сроков хранения продовольственных товаров.
4. Обеспечение сохранности, качества и товарного вида продукции.
5. Поиск новых, прогрессивных форм обслуживания, обеспечивающих рост товарооборота и повышение качества и культуры обслуживания.
6. Организация учета поступления и реализации товаров.
7. Внедрение новых технологий обработки информации.
8. Своевременное предоставление установленных форм отчетности.
9. Своевременная выплата налогов.
Главным основателем и руководителем продовольственного магазина «Вкусняшка» в настоящее время является Протасов Н.М. Ему подчиняются: менеджер по продажам, заведующие отделами, продавцы, грузчик, водитель, уборщица.
Общая организационная структура деятельности предприятия показана в виде схемы в Приложении 1. На схеме изображены уровни движения продовольственных товаров от поставщика до потребителя на примере рассматриваемого предприятия. Принимая во внимание небольшой объем продаж магазина, в данной схеме поставщики будут представлены фиксированным списком, а покупатели – частным лицом.
Магазин имеет следующую структуру:
a) Отдел №1 (продажа мясной, молочной и кисломолочной продукции)
b) Отдел №2 (продажа бакалейных товаров)
c) Отдел №3 (продажа кондитерских изделий)
d) Отдел №4 (продажа свежих фруктов и овощей, консервированной продукции, овощных полуфабрикатов, соков, напитков и минеральных вод)
e) Отдел №5 (продажа рыбы, рыбной продукции и полуфабрикатов)
Заведующие отделами несут ответственность:
1. За соблюдение ассортимента реализуемых товаров.
2. За правильность хранения и сохранность товара, за качество реализуемой продукции (их соответствие Гостам, Стандартам и Техническим Условиям).
3. За соблюдение санитарно-гигиенических норм в торговых залах и подсобных помещениях.
4. За соблюдение Правил торговли.
5. За ведение учетной и отчетной документации вверенного участка работы.
6. За ведение учета и контроля рабочего времени сотрудников, находящихся в их подчинении.
Распоряжения заведующих в части организации контроля и учета процесса реализации является обязательным для всего персонала, непосредственно связанного с отпуском товаров в розницу.
Менеджер по продажам осуществляет контроль поступления и реализации товарной продукции. В его обязанности входит:
1. Заключение договоров на поставки товаров.
2. Контроль соблюдения договорных условий.
3. Контроль остатков товаров и своевременное пополнение запасов.
4. Соблюдение ассортиментного минимума и расширение ассортимента реализуемых товаров.
5. Ведение учетной и отчетной документации, связанной с поступлением и реализацией товаров, начисление заработной платы.
6. Анализ хозяйственной деятельности предприятия, поиск резервов для увеличения продаж, сокращения потерь и времени товарного оборота.
Менеджер по продажам подчиняется непосредственно директору предприятия.
Продавцы осуществляют отпуск товаров покупателям в торговом зале. Они отвечают:
1.За сохранность и качество отпускаемых ими товаров.
2.За соблюдение Правил торговли.
3.За соблюдение санитарно-гигиенических норм на своем рабочем месте.
Подчиняются продавцы непосредственно заведующим отделами и выполняют их распоряжения.
Водитель осуществляет своевременную доставку товаров в магазин на автомобиле и по необходимости выполняет распоряжения директора предприятия, связанные с использованием автотранспорта.
Уборщица обеспечивает чистоту в торговом зале, подсобных помещениях и выполняет распоряжения директора и заведующих отделами, связанные с соблюдением чистоты и порядка в магазине.
Директор магазина координирует работу всех подразделений и сотрудников предприятия и осуществляет их взаимосвязь.
Предметная область – часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования.
В данной структуре мы рассматриваем продовольственный магазин, его входные и выходные потоки информации.
Документы, которые используются и заполняются на предприятии, в совокупности составляют его документооборот.
Условно все документы магазина можно подразделить следующим образом:
1. Руководящие документы (Технические Условия, ГОСТы, Стандарты, Правила торговли, Постановления, Указания, Распоряжения, законодательные документы, Договоры)
2. Входящие документы (Фактуры, Счета, Наряды, Накладные, Прейскуранты)
3. Внутренние документы (Накладные, Разнарядки, Табели, Прайс-листы, Карточки, Счета, Отчёты, Журналы)
4. Исходящие документы (отчёты, счета, чеки)
Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:
Все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи в любое подразделение предприятия.
Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе.
Значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации из различных подразделений предприятия, непосредственная работа с документами инженера-химика сводиться к выполнению следующих задач:
С помощью созданной Базы Данных можно будет получить ответы на следующие вопросы:
· Когда и откуда прибыл тот или иной товар (поставщик, его адрес и реквизиты).
· По какому документу, по какой цене, в каком количестве, в какой упаковке и какого сорта поступил тот или иной товар.
· Узнать товарооборот и выручку магазина в целом или его структурных подразделений за любой день, неделю, декаду, месяц, квартал, год и так далее.
· Получить сведения о том, сколько того или иного товара осталось в магазине в целом или его отделах на любой момент времени.
· Контролировать сроки хранения быстро портящейся продукции.
· Вести учет поступления и сдачи тары, расхода упаковочного материала, значительно уменьшить их потери.
· Быстро получать сведения о потерях и убытках.
· Качественно проводить анализ деятельности предприятия.
· В кратчайшие сроки разрабатывать мероприятия по расширению ассортимента реализуемых товаров, увеличению товарооборота, сокращению потерь и внедрению прогрессивных форм обслуживания населения.
· Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Концептуальная схема – описание предметной области в терминах некоторой модели. Она служит средством общения между различными пользователями и поэтому разрабатывается без учета физических представлений данных. Цель концептуального представления – создать такое формальное представление о базе данных, чтобы любое внешнее представление являлось его подмножеством. Эта модель используется для выражения, организации, упорядочения и обмена представлениями.