Информационные технологии в юриспруденции (стр. 7 из 9)

(См. «Инструкцию по установке программы на ПК»)

Создайте на рабочем столе папку под своим именем. Дальнейшие вычисления проводите только в своей папке.

1. Автоматизация и упорядочивание работы с базой данных.

Рекомендуемое время

120 минут

В Access 2000 имеются хорошие средства, используя которые, можно автоматизировать и упорядочить работу с базой данных. Такими средствами являются макросы и кнопки. Макрос – это небольшие программы, в которых содержатся макрокоманды Access, предназначенные для выполнения одного или нескольких действий. Кнопка – это элемент управления. При щелчке на кнопке автоматически выполняется определенное действие.

Рассмотрим создание макросов и кнопок на конкретных примерах.

1.1 Создание кнопок и макросов.

Рассмотрим создание кнопки с помощью мастера создания кнопок.

Пример_1. Создадим кнопку открытия формы для отобранных записей.

1. Откройте базу данных Кадры.

2. Перейдите на вкладку Формы и откройте форму Личная.

3. Перейдите в режим конструктора формы (Вид – Конструктор_ или кнопка на панели инструментов).

4. Выведите на экран панель элементов, если ее нет (Вид – Панель инструментов – Панель элементов).

5. На панели элементов нажмите кнопку(если она отжата) Мастера.

6. На панели элементов щелкните на элементе управления Кнопка и затем установите указатель в свободное место формы.

7. Протащите указатель так, чтобы задать примерные размеры кнопки. Отпустите кнопку мыши. Запустится мастер создания кнопок и откроется первое диалоговое окно.

8. В списке Категории выделите пункт Работа с формой. В появившемся списке Действия дважды щелкните на пункте Открыть форму.

Произойдет переход к следующему шагу мастера.

9. Дважды щелкните на форме Дети. Появится следующее диалоговое окно мастера..

10. На следующем шаге установите переключатель Открыть форму для отображения записей

И нажмите кнопку Далее.

11. В появившемся диалоговом окне в списках обеих таблиц выделите поле КодСотрудкика

и нажмите кнопку

. Произойдет переход к следующему окну мастера и под списками должна появиться запись

Нажмите кнопку Далее.

12. В следующем окне установите переключатель Текст и в поле рядом с переключателем, введите Сведения о детях и затем нажмите кнопку Далее.

13. В появившемся окне дайте название кнопке Сведения о детях и нажмите кнопку Готово. На форме появится созданная кнопка.

14. Перейдите в режим формы и обратите внимание, что в форме видна информация первой записи о сотруднике Власове.

15. Нажмите на кнопке Сведения о детях. Появится таблица с информацией о детях сотрудника Власова.

16. Перейдите в форме Личная на третью запись и затем снова нажмите кнопку. Появится информация о детях сотрудника Филькина.

Следовательно, на экран выводится информация о сотруднике, чья запись в текущий момент просматривается в форме Личная.

17. Закройте окна формы Дети.

Рассмотрим создание макросов и создание кнопок посредством использования списка свойств кнопки для определения макроса или программы, которую следует запустить при нажатии кнопки.

Пример_2. Создадим макрос, с помощью которого можно периодически удалять записи, относящиеся к уволенным сотрудникам, из базы данных Кадры.

В таблице Работа записи, относящиеся к уволенным сотрудникам, помечаются нулевым значением в поле Оклад. Создадим запрос, который будет создавать новую таблицу с информацией об уволенных сотрудниках, и создадим кнопку, запускающую этот запрос.

1. Создайте запрос на выборку на основе таблицы Работа. Бланк запроса заполните соответственно рисунку.

2. Выполните команды меню Запрос – Создание таблицы.

3. В появившемся диалоговом окне введите имя таблицы Уволенные.

4. Запустите запрос на выполнение и сохраните его под именем Увольнение. В окне базы данных на вкладке запросы появится значок созданного запроса, а на вкладке Таблицы появится значок созданной таблицы.

5. Откройте таблицу Уволенные и просмотрите ее содержание.

Закройте таблицу.

6. Перейдите на вкладку Формы. Откройте форму Общие сведения.

7. Перейдите в режим Конструктора (Вид – Конструктор) и выведите на экран панель элементов (Вид – Панели инструментов – Панель элементов).

8. С помощью мыши увеличьте в форме область данных.

9. На панели элементов щелкните на элементе управления Кнопка.

10. Установите указатель на свободное место формы и немного протащите его для задания размера кнопки. На экране появится диалоговое окно мастера создания кнопок.

11. В окне мастера установите категорию – Разное, а действие выберите – Выполнить запрос.

Нажмите кнопку Далее.

12. В появившемся диалоговом меню выберите запрос Увольнение и затем нажмите кнопку Далее.

13. В следующем окне установите флажок Рисунок и выберите рисунок создание таблицы. Нажмите кнопку Далее.

14. В следующем окне задайте надпись на кнопке Уволенные, и нажмите кнопку Готово. На форме появится созданная кнопка для запуска запроса на создание таблицы с информацией об уволенных сотрудниках.

15. С помощью кнопки на панели инструментов перейдите в режим формы.

16. Перейдите на вкладку Таблицы, откройте таблицу Работа и откорректируйте данные: введите зарплату, равную 0 рублей и во второй записи о сотруднике с кодом 2. Закройте таблицу.

17. Активизируйте форму Общие сведения.

18. Нажмите на созданную кнопку. При появлении запросов подтверждайте выполнение операции.

19. Перейдите на вкладку Таблицы и откройте таблицу Уволенные. Проверьте правильность информации об увольнении.

В таблице появилось две записи об одном сотруднике, так как в исходной таблице их было так же две, так как у сотрудника менялась зарплата.

20. Закройте таблицу.

Пример_3. Создадим макрос, с помощью которого можно открыть таблицу Уволенные.

1. В окне базы данных выделите объект Макросы и нажмите кнопку Создать. Появится окно создания макросов.

2. Выполните команды меню Окно – Слева направо. Окно базы данных и окно макроса расположатся рядом.

3. Перетащите значок таблицы Уволенные в первую строку окна макросов.

4. В столбце Примечание той же строки введите текст Открытие таблицы Уволенные и нажмите кнопку Enter.

5. Закройте окно создания макроса с сохранением изменений и сохраните макрос под именем Открытие_таблицы_Уволенные.

6. Перейдите на вкладку макросы и запустите макрос Открытие_таблицы_Уволенные на выполнение. Откроется таблица Уволенные. Просмотрите и закройте таблицу.

Свяжем макрос с кнопкой.

7. Откройте форму Общие сведения в режиме конструктора и расположите окно макросов окно форм рядом с друг с другом.

8. Перетащите значок макроса Открытие_таблицы_Уволенные в свободное место формы. Создастся кнопка Открытие_таблицы_Уволенные. Измените размер кнопки так, чтобы была видно все название.

9. Перейдите в режим формы и проверьте работу макроса при нажатии созданной кнопки.

10. Закройте форму.

Рассмотрим создание кнопки, действие которой не предусмотрено в списках Категории.

Пример_4. Создадим кнопку для поиска в таблице конкретной записи.

1. Откройте форму Личная в режиме конструктора.

2. Запустите мастера создания кнопок, и на первом шаге нажмите кнопку Отмена. На форме появится кнопка, окна мастера закроется.

3. Отожмите кнопку Мастера на панели элементов. Созданная кнопка имеет надпись Кнопка с порядковым номером элемента управления в форме. Чтобы такая кнопка выполняла действия, необходимо сначала создать для нее макрос.

4. Сверните форму Личная.

5. Перейдите на вкладку Таблицы.

6. Откройте окно создания нового макроса.

7. Расположите рядом окно базы данных и окно создания макроса.

8. Перетащите значок таблицы Личная в первое поля окна макросов.

9. Для второго поля выберите макрокоманду КэлементуУправления, а для аргумента Имя элемента введите Код сотрудника.

10. В третьей строке в списке макрокоманд выберите НайтиЗапись, а для аргумента Образец поиска введите – 2.

11. Сохраните макрос под именем Поиск записи.

12. Перейдите на вкладку Макросы и выполните макрос Поиск записи. Откроется таблица Личная, в которой будет выделена запись с кодом сотрудника, равным – 2.

13. Разверните окно формы Личная.

14. Вызовите контекстное меню для создаваемой кнопки. Выберите строку Свойства. Откройте окно свойства для создаваемой кнопки.

15. Перейдите на вкладку Макет и измените название кнопки на Поиск записи.

16. Перейдите на вкладку События. В строке Нажатие кнопки откройте список доступных макросов и выберите макрос Поиск записи.

Закройте окно свойств.

17. Сохраните изменения формы и перейдите в режим Формы.

18. Нажмите кнопку Поиск записи. Откроется таблица с необходимой записью.

Закройте таблицу Личная.

Пример_5. Создадим макрос для удаления данных из таблицы.

1. Создайте запрос на основе таблицы Работа на удаление из таблицы записей уволенных сотрудников. Сохраните запрос под именем Удаление_записей.

2. Откройте окно макроса.

3. В первой строке выберите макрокоманду Открыть запрос. В аргументах макрокоманды укажите имя запроса Удаление записей.

4. Сохраните макрос под именем Удаление.

5. Проверьте работу макроса. При появлении запрос на удаление записей ответьте отрицательно.