В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Исходя из этого, актуальность темы курсовой работы, на мой взгляд, очевидна.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

Цель работы создание базы данных. Задачи работы:

1. Изучение основных процессов в деятельности ателье на примере ателье «Зима-лето» (г. Барнаул)

2. Создание таблиц

3. Создание схемы данных

4. Заполнение таблицы данными

5. Формирование запросов

6. Формирование отчетов

Данная работа проводилась на домашнем персональном компьютере (оперативная память 256, HDD 120 Гб), с установленным программным обеспечением: ОС Windows, MSOffice.

1. Технология создания базы данных в среде MSAccess

В Microsoft Access поддерживаются три метода создания Базы данных Access.

Создание базы данных с помощью мастера

Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа — это простейший способ начального создания базы данных. Мастер предлагает ограниченный набор параметров для настройки базы данных.[1]

· Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

· В области задач Создание файла в группе Шаблоны выберите На моем компьютере.

· Выберите значок подходящего шаблона базы данных на вкладке Базы данных и нажмите кнопку OK.

· В диалоговом окне Файл новой базы данных введите имя базы данных и укажите ее расположение, а затем нажмите кнопку Создать.

· Следуйте инструкциям мастера баз данных.

Примечание. С помощью мастера баз данных нельзя добавлять новые таблицы, формы и отчеты в существующую базу данных.

Создание базы данных с помощью шаблона

Это самый быстрый способ создания базы данных. Этот метод работает лучше остальных, если удастся найти и использовать шаблон, наиболее подходящий требованиям.

· Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

· В области задач Создание файла в списке Шаблоны либо ищите конкретный шаблон, либо выберите пункт Домашняя страница шаблонов для обзора всех шаблонов.

· Выберите требуемый шаблон и нажмите кнопку Загрузить.

Создание базы данных без помощи мастера

Можно создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты — это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.

· Нажмите кнопку Создать на панели инструментов.

· В области задач Создание файла выберите в группе Создание ссылку Новая база данных.

После открытия окна базы данных можно создать требуемые объекты базы данных.

1. Создание формы для ввода

· Создайте свободную форму, запрашивающую условия отбора для отчета.

· В окне базы данных нажмите кнопку Формы на панели Объекты.

· Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

· В диалоговом окне Новая форма выберите Конструктор и нажмите кнопку OK.

В режиме конструктора задайте следующие значения свойств формы.

Свойства	Значения
Подпись	Имя, которое будет выводиться в строке заголовка формы.
Режим по умолчанию	Одиночная форма
Режим формы (AllowFormView)	Да
Режим таблицы (AllowDatasheetView)	Нет
Режим сводной таблицы (AllowPivotTableView)	Нет
Режим сводной диаграммы (AllowPivotChartView)	Нет
Полосы прокрутки	Отсутствуют
Область выделения	Нет
Кнопки перехода	Нет
Тип границы	Окна диалога

Чтобы добавить в форму текстовое поле нажмите кнопку Поле на панели элементов.

Определите свойства этих полей следующим образом.

Свойство	Значение
Имя	Имя, описывающее тип условия; например, НачальнаяДата.
Формат поля	Формат, соответствующий типу данных, используемому в условии. Например, если определяется условие на дату, выберите значение Средний формат даты.

Сохраните форму и присвойте ей имя, например, «Условия продаж».

Кнопки OK и «Отмена» следует добавлять в форму после определения связанных с этими кнопками макросов.

2. Создание схемы данных

Схема базы данных используется для создания, редактирования и удаления таблиц базы данных. Также схему базы данных можно использовать для просмотра связей между таблицами. При создании новой схемы базы данных пользователь начинает работу с пустой схемой.

· В окне базы данных в списке Объекты нажмите кнопку Схемы баз данных, а затем кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.

· Пустая схема базы данных появляется с диалоговым окном Добавление таблицы.

· Чтобы добавить таблицу в схему базы данных, выберите таблицу и нажмите кнопку Добавить.

Чтобы создать новую таблицу в схеме базы данных, щелкните правой кнопкой любое место в схеме базы данных и выберите в контекстном меню команду Новая таблица.

Размещение объектов в схеме базы данных

Если необходимо переместить объекты в другие части схемы, например, выровнять таблицы или уменьшить количество перекрывающихся линий связи, сначала выделите объекты, а затем перетащить их в новое расположение.

· Чтобы выделить таблицу, щелкните ее заголовок.

· Чтобы выделить набор таблиц, щелкните заголовок каждой таблицы из набора при нажатой клавише CTRL.

· Чтобы выделить набор соседних таблиц, установите указатель около одной из таблиц, а затем протащите указатель по всем таблицам из набора.

При выделении нескольких таблиц автоматически выделяются линии связи, которые их соединяют.

Если выделить линию связи, можно сдвинуть сегмент линии в положение, параллельное начальной позиции. Если линия связи имеет более одного сегмента, можно перетащить угол по диагонали для одновременного изменения ее горизонтального и вертикального положения.

3. Заполнение таблицы данными

Для повышения быстродействия можно указать максимальное число записей, загружаемых из базы данных SQL Server, при работе с данными формы или таблицы в проекте Microsoft Access.

· Откройте таблицу или форму в режиме просмотра данных.

Выполните одно из следующих действий.

· Выберите команду Максимальное число записей в меню Записи.

· Нажмите кнопку Максимальное число записей, расположенную справа от кнопок перехода.

В диалоговом окне Максимальное число записей введите предельное число записей в поле. Ввод нуля означает, что ограничение отсутствует и загружаются все записи.

4. Формирование запросов

Если открыть запрос в режиме конструктора или если открыть форму, отчет или таблицу, а затем открыть окно расширенного фильтра, отображается бланк запроса, в котором пользователь может изменить запрос для получения нужных результатов.

Технологии создания базы данных в Access на примере ателье (стр. 1 из 2)

Введение

1. Технология создания базы данных в среде MSAccess