- использование персональных кодов-паролей;
- наличие автоответчика и встроенного диктофона для записи передаваемых сообщений;
- наличие электронного телефонного справочника и автонаборщика найденного номера телефона;
- наличие дистанционного управления телефоном;
- возможность подключения телефона к компьютеру.
Для своего офиса мы выбрали телефонный аппарат Трител LМ2.
Его характеристики:
- повтор номера;
- регулировка громкости;
- регулировка ритма звонка.
Способ кодирования набираемого номера - и импульсный, и тональный, т.е. имеется переключатель Pulse/Tone.
Офисные АТС
Выбор АТС для офиса
Обеспечение каждого работника фирмы городским телефоном – дело крайне неразумное и дорогостоящее. Сотрудникам, сидящим в одном здании, вряд ли целесообразно, особенно при грядущей вскоре повременной оплате телефонных разговоров, вести долгие деловые разговоры друг с другом по городскому телефону. Гораздо более разумным способом всеобщей телефонизации фирмы является использование ею внутриучрежденческой АТС (микро-, мини-, офисной АТС).
Внутриучрежденческие телефонные системы используют собственные телефонные станции или коммутаторы и подразделяются на:
· Учрежденческие АТС, которые обеспечивают внутреннюю связь всех подразделений фирмы без обращения к внешней городской телефонной сети;
· Диспетчерскую телефонную связь, которая является важнейшим видом оперативной производственной связи между подразделения предприятия, непосредственно связанными с ходом производственного процесса;
· Технологическую телефонную связь, объединяющую персонал, управляющий локальным технологическим процессом производства;
· Директорскую телефонную связь, которая обеспечивает служебную связь руководителей со своими подчиненными.
Внутриучрежденческие АТС, или иначе – офисные АТС, используются в фирмах для организации некоторого количества дополнительных внутренних телефонов: все внешние вызовы принимаются АТС и переводятся на внутренние телефоны либо непосредственно, либо добавочными номерами. Выход абонента на внешнюю линию обеспечивается, как правило путем прямого набора.
То есть к офисной АТС подключаются абонентские линии городской АТС и телефоны внутренних абонентов, причем соотношение их количества может колебаться от 1:2 до 1:10 в зависимости от интенсивности городских разговоров сотрудников, финансовых возможностей организации и количества городских абонентских линий.
Офисные АТС весьма разнообразны: на рынке средств связи сейчас предлагается весьма широкий спектр – от простейших, которые устанавливаются в квартире или коттедже (микро-АТС), до крупных станций, предназначенных для гостиниц и бизнес - центров (мини- и миди- АТС).
Основными достоинствами современных офисных АТС является автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью.
Очень важным обстоятельством является возможность подключения к офисной АТС дополнительных устройств и, в частности, компьютера, домофона, охранной сигнализации.
Разновидности офисных АТС:
· По их емкости и конфигурации – количеству портов подключения внешних и внутренних абонентских линий;
· По виду коммутируемого сигнала;
· По типу используемых абонентских линий;
· По охватываемой территории;
· По возможности расширения.
Конфигурация АТС определяется отношением количества ее внешних абонентских линий к количеству внутренних абонентских линий. Так, например, АТС, имеющая 6 портов для подключения внешних линий и 32 порта для подключения внутренних, имеет конфигурацию: 6´32. Конфигурация АТС во многом определяет сферу ее использования.
Сферы использования АТС
Конфигурация | Сфера использования |
| 1´4, 1´6 | Квартиры и коттеджи |
| 2´6, 3´8, 4´8 | Небольшие офисы и магазины |
| 6´32, 8´24 | Средние офисы, рекламные агентства |
| 12´32, 16´48 | Небольшие фирмы, крупные офисы |
| 24´64, 20´210 | Небольшие гостиницы, универмаги |
| 200´1000 и выше | Крупные фирмы и гостиницы, бизнес – центры |
По виду коммутируемого сигнала АТС делятся на аналоговые, цифровые, гибридные.
В аналоговых АТС звуковые сообщения представляются в виде непрерывных или импульсных сигналов с изменяющейся амплитудой. Аналоговые офисные АТС сравнительно дешевые и сейчас самые распространенные для малых и средних офисов и фирм с числом внутренних абонентов до 100 – 150.
В цифровых АТС звуковые сообщения методом импульсно – кодовой модуляции преобразуются в последовательность двоичных кодов, после обработки и коммутации цифровые сигналы преобразуются обратно в аналоговые и подаются во внутреннюю абонентскую линию. Цифровые АТС существенно дороже аналоговых, но имеют хорошие перспективы при создании корпоративных цифровых сетей интегрированного обслуживания.
В гибридных АТС звуковой сигнал обрабатывается так же, как и в аналоговых, но предусмотрены дополнительные возможности для обработки и передачи цифровой информации.
К офисной АТС подключается два типа телефонных аппаратов:
- обычные 2-проводные ТА;
- системные 4-проводные ТА.
Двухпроводные аппараты являются самыми простыми и дешевыми, но не все офисные АТС могут с ними работать. Это ограничение связано с видом коммутируемого АТС сигнала и способом представления вызываемого номера. Но даже если использование обычных телефонных аппаратов в АТС возможно, они имеют, особенно при работе с цифровой АТС, существенные ограничения по использованию различных сервисных функций.
Системные телефонные аппараты создаются специально для работы с офисной АТС, они на порядок дороже обычных аппаратов, но обеспечивают выполнение всех предусмотренных в станции сервисных возможностей.
Вывод: при выборе офисной АТС следует в первую очередь определиться с необходимой емкостью телефонной сети, то есть с числом внешних городских линий, которые будут к ней подсоединены, и числом внутренних линий, а также с территорией вашей фирмы, охватываемой телефонной сетью. Для нашей фирмы мы выбрали конфигурацию АТС 4´8 для небольшого офиса, т.к. наша фирма еще не очень велика. По виду коммутируемого сигналы мы выбираем цифровую АТС с подключением к ней системного 4-проводного аппарата, т.к. они обеспечивают выполнение всех предусмотренных в станции сервисных возможностей.
Выбор наиболее подходящей АТС с помощью метода Белова:
Диктофонная техника.
Диктофон – это, по существу, миниатюрный магнитофон, позволяющий записывать звуковую информацию и воспроизводить ее как в режиме обычного прослушивания через наушники и/или внешний усилитель с громкоговорителем, так и в режиме диктовки, предназначенном для перепечатывания информации на пишущей машинке или переписыванию от руки.
Основными техническими характеристиками диктофонов являются:
· Тип используемого магнитного носителя записи;
· Скорость движения магнитного носителя при записи и воспроизведении звука и возможность его плавного регулирования;
· Диапазон воспроизводимых частот;
· Емкость магнитного носителя и время воспроизведения одной записи;
· Наличие дистанционного управления;
· Бесшумность работы;
· Тип источника питания и продолжительность непрерывной работы при питании от внутреннего аккумулятора;
· Потребляемая мощность и выходная мощность;
· Внешние габариты и вес устройства.
Наиболее перспективными можно считать два класса диктофонов:
диктофоны, работающие с микрокаcсетой (Pearlcorder);
диктофоны, работающие со стандартными мини-кассетами (Recorder).
Типовой микрокассетный диктофон имеет габариты порядка 120´60´20 мм и кассету с временем записи на одну сторону до 1 часа. Из-за крайне низкой скорости записи и малых размеров самой ленты качество записи невысокое. Запись, сделанная на таких диктофонах засорена шумами и роком работающего мотора.
Типовой мини-кассетный диктофон имеет габариты порядка 110´80´35 мм и существенно лучше качество записи и воспроизведения звука. Скорость записи у них обычно 4,76 см/с, что обеспечивает длительность записи на одну сторону кассеты до одного часа. Часто можно снизить скорость записи, но это в ущерб качеству этой записи.
Многие высококачественные диктофоны имеют режимы быстрого прослушивания записи, поиска вперед и назад, счетчик ленты и режим поиска по меткам.
Копировально-множительная техника
Принципиальное отличие средств копирования от средств полиграфии состоит, во-первых, в числе требуемых копий (до 30 – копирование, больше 30 - полиграфия), во-вторых, в технологии получения копии; при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении – с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.
Средства репрографии документов
Репрография – это совокупность способов и технических средств воспроизведения изображения оригинала, с целью получения копии документа.
Типы копировальных процессов:
Фотографическое копирование;
Диазографическое копирование;
Термографическое копирование;
Электроискровое копирование;
Электронографическое копирование.
Фотографический способ копирования.
Фотографическое копирование – самый давний способ копирования, в результате которого получается фотография документа – оригинала.
Технологические этапы получения копии (экспозиция, проявление, закрепление, промывка, сушка), его следует применять для изготовления промежуточных оригиналов с документов только в тех случаях, когда нельзя их воспроизвести другими способами.