Средства обработки документов
В условиях современного офиса большое внимание должно уделяться обеспечению единого порядка оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического использованияинформации. С этой целью все документы, отчеты, рекламные и другие материалы после копирования и размножения комплектуются, переплетаются и передаются пользователям, в технический архив или на микрофильмирование.
Для автоматизации оформительских и переплетно-брощюровочных работ используется большой набор технических средств. Это адресовальные и маркировальные машины, фальцевальные, листоподборочные и сортировальные устройства, резальное, брощюровальное и переплетающее оборудование, ламинаторы и др.
Адресовальные машины. Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей-шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть получены из компьютера.
Технические средства для копирования документов на бумажном носителе
Выбор технического средства
Средства копирования документов весьма разнообразны, они различаются как видом носителей копируемых документов, так и видом носителей, на которых создаются копии документов. Виды бумаг, используемых для создания копий, весьма разнообразны. Так, в разных типах копировальной техники применяются:
· Фотобумага, темнеющая под действием световых лучей;
· Диазобумага – светочувствительная бумага, которая под действием мощных световых лучей теряет свою способность при дальнейшей обработке образовывать красители;
· Термобумага, темнеющая под действием тепловых лучей;
· Обычная бумага;
· Электрофотокалька или пленка, на которой электроискровые разряды перфорируют микроскопические отверстия.
В зависимости от используемых видов бумаги копировальные процессы делятся на 5 групп:
· Фотографическое копирование (фотография);
· Диазографическое копирование (диазография);
· Термографическое копирование (термография);
· Электрографическое копирование (электрография);
· Электроискровое копирование (электронография).
Электрографическое копирование (ксерография) является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Основные достоинства электрографического копирования:
· Высокая оперативность, производительность и высокое качество копирования;
· Возможность редактирования и масштабирования документа;
· Возможность получения копий с листовых и сброшюрованных документов;
· Получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге;
· Сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов.
Электрографическое копирование включает в себя следующие процедуры:
· Светоэкспозиция: проектирование документа на поверхность предварительно заряженного фотополупроводникового покрытия барабана или пластины, вызывающее стекание заряда с освещенных участков полупроводникового покрытия и формирование невидимого электростатического изображения документа;
· Проявление изображения: превращение скрытого электростатического изображения в видимое в процессе налипания красящего порошка (тонера) на заряженные участки;
· Печать: перенос красящего порошка с барабана или пластины на бумагу или иную основу копии;
· Закрепление: растворение красящего порошка на копии в парах ацетона.
Характеристики некоторых зарубежных ЭГКА:
1.1.1. Фирма | Модель ЭГКА | Производительность | Формат докум. | Масштабирование, в % | |
| Копий в минуту | Копий в месяц | ||||
| Xerox | 5220 | 5 | 500 | A7-A4 | Нет |
| 5317 | 16 | 7000 | A6-A3 | 64-156 | |
| 5380 | 80 | 80000 | A6-A3 | 50-200 | |
| FC-330 | 6 | 500 | A7-A4 | Нет | |
| Canon | NP-1215 | 15 | 4000 | A5-A3 | 50-200 |
| NP-2120 | 21 | 8000 | A6-A3 | 50-200 | |
| Ricon | M-50 | 8 | 1000 | A7-A4 | Нет |
| FT-3313 | 13 | 4000 | A6-A3 | 61-141 | |
Термографическое копирование (термография). Термокопирование – самый оперативный способ копирования, позволяющий получать копию на специальной, достаточно дорогой термоактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу.
Принцип термографического копирования заключается в следующем: на документ-оригинал полупрозрачная термоактивная бумага чувствительным слоем к оригиналу. Затем через эту бумагу документ облучается интенсивным потоком тепловых лучей – темные места оригинала поглощают эти лучи и нагреваются, светлые места отражают тепловые лучи и нагреваются существенно меньше. Местный нагрев документа-оригинала передается прижатой к нему термоактивной бумаге, которая и темнеет в местах разогрева.
Диазографическое копирование (светокопирование) – диазография, синькография. Применяется преимущественно для копирования большеформатной чертежно-технической документации. Процесс заключается в экспонировании оригинала контактным способом - просвечивании прозрачного оригинала, наложенного на светочувствительную диазобумагу, которая отбеливается ярким светом в местах, где нет изображения. Изображение проявляется полусухим способом в вытяжных шкафах в парах растворителя или мокрым способом в щелочном растворе. Качество диазотипного светокопирования среднее.
Фотографическое копирование (фотокопирование) – самый давний способ копирования, обеспечивающий самое высокое качество, но требующий дорогих расходных материалов и длительного процесса получения копии.
Электронографическое копирование (электроискровое копирование) основано на оптическом считывании документов и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии.
Фотодиоды преобразуют построчно проектируемое на них изображение документа в электрические сигналы, которые усиливаются и подаются на линейку пишущих игл, - между иглами и основанием аппарата проскакивают электрические разряды, перфорирующие тончайшие отверстия в носителе копии. Копии чаще всего получают на электропленке и на термореактивной бумаге. Копии на электропленке служат основой для последующего тиражирования документов средствами трафаретной печати.
Цифровое электрографическое копирование (цифровое копирование). Новейшее слово в копировальной технике. В последние годы изменились как понятие документоносителями стали магнитные диски и ленты, - так и понятие документа – документом считается не только бумажный, но и электронный документ. В связи с этим стали бурно развиваться компьютерные технологии копирования и размножения документов и, в частности, комбинированные компьютерно-бумажные технологии, нашедшие свое наиболее развитое выражение в цифровых методах электрографического копирования и в электронографических технологиях размножения документов.
Факсимильная связь
Сегодня, при быстром развитии бизнеса, факсимильная связь необходима, чтобы просто выдержать конкуренцию, не говоря уже о достижении успеха.
Если Вы не в состоянии выслать контракт немедленно, то Вы рискуете потерять заказчика. Если Вы не в состоянии продемонстрировать новый эскиз сразу после его изготовления, Вы рискуете потерять клиента. Заказчикам и клиентам важные документы нужны без промедления, и решением проблемы является быстрая, простая и недорогая факсимильная связь.
Факсимильная связь не только намного быстрее обычной почты или курьерской доставки; она почти во всех случаях еще и намного дешевле.
Факсимильная связь (facsimile communication) – процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста; основной ее функцией является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей; в качестве таких документов могут быть тексты, чертежи, рисунки, схемы, фотоснимки и т. д. По существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов.
В основу факсимильной связи положен метод передачи временной последовательности электрических сигналов, характеризующих яркость отдельных элементов передаваемого документа. Разложение передаваемого изображения на элементы называется разверткой, а просмотр и считывание этих элементов сканированием. Важное достоинство факсимильной связи – полная автоматизация передачи, включая считывание информации с бумажного документа-источника и регистрацию информации на бумажный документ-приемник.