Решение практических задач в СУБД Access (стр. 3 из 6)

- «ФИО» – данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения фамилии, имени и отчества студентов. Данное поле мы отметим как ключевое.

- «Факультет» – для данного поля, в целях повышения эффективности работы с базой, (названия факультета не вводится вручную, а выбирается из раскрывающегося списка, в котором записаны названия всех имеющихся факультетов), был выбран тип данных «мастер подстановок»; данное поле предназначено для хранения названия факультета, на котором обучается студент.

- «Специальность» – данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения названия специальности студента.

- «Форма обучения» – данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для записи формы обучения студента.

- «Курс» – данное поле имеет числовой тип данных и предназначено для хранения данных о номере курса, на котором обучается студент.

- «Группа» – данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения данных о группе, в которой обучается студент.

Вторая таблица – «Данные студентов» будет содержать следующие поля:

- «Адрес» – данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения адреса проживания студентов.

- «Телефон» – данное поле имеет текстовый тип данных и предназначено для хранения телефонов студентов. Для удобства ввода данных в это поле была использована «Маска ввода», представляющая собой запись в соответствующей строке маски «00\-00\-00».

Создадим межтабличные связи между таблицами «Список студентов» и «Данные студентов». Для этого в панели окна «Схема данных» создадим связь «один–к–одному» между ключевыми строками данных таблиц (а именно строками «ФИО»). В окне «Изменение связей» можно установить флажок параметрам «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей».

2.2 Запросы и фильтры

2.2.1 Простой запрос

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

Запросы можно создавать с помощью мастера или самостоятельно. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса.

Часто запросы в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, рационально использовать мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

Чтобы упростить создание запросов, которые можно выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, используют мастер запросов. Мастер запросов автоматически выполняет основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастер можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Для его наладки необходимо переключаться в режим конструктора.

Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля, фильтр сохраняется как запрос.

Если ни один из перечисленных методов не удовлетворяет требованиям, можно создать самостоятельно запрос в режиме конструктора.

Мастер простого запроса на выборку используется для создания запросов для восстановления данных из полей, определенных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью мастера можно также суммировать, пересчитывать, вычислять средние значения для всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное и минимальное значение в поле. Восстанавливаемые записи можно ограничить, установив условие отбора.

2.2.2 Конструктор запросов

«Конструктор» используется для изменения макета выбранного запроса.

Режим конструктора запроса используется для графического изменения структуры запроса. В верхней половине окна выводятся списки полей всех таблиц, включенных в активный запрос, и линии связей между таблицами. В бланке запроса в нижней части окна каждому полю, включенному в запрос, отводится отдельный столбец, что позволяет, например, отображать поля в результатах запроса, сортировать поля или определять условия отбора.

Для того чтобы изменить макет запроса нужно нажать кнопку «Конструктор», в результате чего появится диалоговое окно «<Имя> запрос: запрос на выборку». Рассмотрим подробнее элементы этого окна.

«Список полей» – используется для добавления полей в активный запрос или фильтра. Для этого следует перенести поле с помощью мыши из списка полей в столбец в бланке запроса.

Строка «Поле» - добавляет поле в результаты активного запроса или фильтра. Для добавления поля в запрос выберите ячейку в этой строке в бланке запроса и выберите поле в раскрывающемся списке.

Строка «Имя таблицы» - указывает таблицу, в которой находится данное поле. Это удобно при определении принадлежности полей тем или иным таблицам в многотабличном запросе или фильтре. Чтобы вывести на экран или скрыть строку Имя таблицы, установите или снимите флажок «Имена таблиц» в меню «Вид».

Строка «Сортировка» - задается порядок сортировки значений управляющего запроса или фильтра: по возрастанию (от 0 до 9, от A до Z, от А до Я), по убыванию (от 9 до 0, от Z до A, от Я до А) или отсутствие сортировки. Чтобы указать сортировку поля, выберите ячейку в строке Сортировка и укажите порядок сортировки.

Флажок «Вывод на экран» - отображает на экране или скрывает столбец при выполнении запроса или фильтра. Если столбец скрыт, он все равно может быть использован для определения условий отбора.

Строки «Условие отбора» и «Или» - задают одно или несколько условий отбора, определяющих набор записей, отбираемых в запросе или фильтре. При необходимости ввести дополнительные условия, введите значение или выражение в ячейки под ячейкой «Или».

В нашей базе данных «Студенты» были созданы четыре запроса, для поиска студентов по одному из следующих критериев, а именно «Факультет», «Специальность», «Форма обучения» и «Курс». Для этого в окне базы данных необходимо выбрать объект «Запросы» и дважды щелкнуть на значке «Создание запроса» в режиме конструктора (или щелкнуть на кнопке «Создать», а затем выбрать команду «Конструктор»). Эти действия вызовут открытие окна «Запрос на выборку», чаще всего это окно называется бланком запроса по образцу.

Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором в качестве источника данных для запроса выбирается таблица «Список студентов», а затем выполняется щелчок на кнопке «Добавить». Имя таблицы с перечнем содержащихся в ней полей появится в верхней части бланка запроса. Выбрав источник данных, нужно щелкнуть на кнопке «Закрыть», и окно «Добавление таблицы» закроется.

Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей результирующей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть (в строку «Поле»), тем самым осуществив выбор полей, включаемых в результирующую таблицу. Это можно проделать несколькими способами:

в нижней части бланка запроса в строке «Поле» выполнить щелчок на пустой ячейке, а затем из списка полей, раскрываемого щелчком на кнопке выбора данных из списка, выбрать требуемое поле;

- в верхней части бланка запроса осуществить двойной щелчок на имени поля требуемой таблицы;

- в верхней части запроса выделить одно или несколько полей таблицы (при нажатой клавише «Ctrl», которые затем перетащить в строку «Поле» нижней части бланка;

- для включения в запрос всех полей таблицы последние выделить двойным щелчком на строке заголовка таблицы, а затем перетащить в строку «Поле».

В нижней части бланка запроса имеется также строка «Сортировка». При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке «Сортировка», затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки – по возрастанию или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразу по нескольким полям, предварительно требуется расположить поля в нижней части бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю, расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Перемещать поля можно обычным перетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой с наименованием поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).

В каждой ячейке строки «Вывод на экран» проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция «Вывод на экран» активна для всех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран.

При закрытии диалогового окна «Запрос на выборку» необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды «Файл ® Сохранить».