Режим «Импорт таблиц» позволяет переносить таблицы, созданные в других приложениях Windows, в базы данных Access. При импорте таблиц следует помнить, что импортируемые таблицы, например электронные таблицы, созданные в Excel, должны иметь стандартный формат баз данных, когда каждая строка представляет собой отдельную запись, а столбцы являются полями.
В «Режиме таблицы» пользователь может создать новую таблицу, не определяя предварительно её структуру. При выборе этого режима открывается пустая таблица, в которую можно вводить данные. Любое поле этой таблицы можно переименовать в соответствии с требованиями пользователя. Этот способ целесообразно применять для создания небольших таблиц, структура которых будет настраиваться позже.
После выбора «Создание таблицы в режиме конструктора» на экран выводится окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных, третья колонка «Описание» может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. В нижней части окна отображаются свойства текущего поля. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Эти свойства можно изменять по желанию пользователя.
Имя поля является комбинацией из букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов « . », « ! », « ` », « [ », « ] ». Имя не может начинаться с пробела, его максимальная длина составляет 64 символа.
Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка. Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.
Также допускается использование следующих типов данных:
- текстовый – тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;
- поле MEMO – специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);
- числовой – тип данных для хранения чисел;
- дата/время – тип данных для хранения значений даты и времени;
- денежный – тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);
- счётчик – специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;
- логический – для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений «Да» или «Нет»;
- поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц MicrosoftExcel, документов MicrosoftWord, звукозаписей и др.);
- гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URLWeb-объектов;
- мастер подстановок – тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.
Определив имя поля и выбрав его тип, пользователь при необходимости может задать его свойства. Некоторые из свойств уже определены по умолчанию. По желанию пользователя их можно изменить.
«Размер поля» – свойство, определяющее максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Рекомендуется задавать минимально допустимые размеры поля.
«Формат поля» – свойство, позволяющее определять, в каком виде будут представлены выводимые данные. В Access определены встроенные стандартные формы отображения для полей с типом данных «Числовой», «Дата/время», «Денежный», «Логический».
Свойство «Число десятичных знаков» задаёт для числового и денежного типов данных число знаков после запятой.
Свойство поля «Маска ввода» позволяет задавать шаблон, контролирующий правильность ввода данных. Символ «0» в шаблоне означает ввод цифр от 0 до 9 (ввод обязателен), символ « 9 » – ввод цифры или пробела (ввод не обязателен), символ « L » – ввод букв от A до Z или от А до Я (ввод обязателен), символ « ? » – ввод букв от Aдо Z или от А до Я (ввод не обязателен).
«Подпись» – свойство, задающее заголовок поля (столбца), который отображается в режиме таблицы. Подпись может как совпадать с именем поля, так и отличаться от него. Если подпись поля не задана, то Access по умолчанию использует в этом качестве название поля.
«Значение по умолчанию» – это свойство поля, определяющее значение, которое Access вставит в таблицу автоматически.
Свойство «Условие на значение» позволяет осуществлять контроль ввода, задаёт ограничения на вводимые значения. При нарушении заданного условия ввод будет запрещён и Access выведет текст, заданный свойством «Сообщение об ошибке».
Чтобы при вводе данных случайно не пропустить (т.е. не заполнить) некоторое поле, оно объявляется обязательным. Для этого надо установить курсор в строку свойства «Обязательное поле», щёлкнуть на кнопке выбора данных из списка и выбрать значение «Да».
Поле может быть индексировано. С этой целью в строке свойства «Индексированное поле» указывается вариант «Да» (совпадения не допускаются). Это позволит сократить время, необходимое для поиска записи по содержимому индексированного поля.
Таким образом, формирование структуры таблицы может считаться завершённым, если будут заданы имена всех полей, определены их типы и заданы необходимые свойства полей. При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт «Ключевое поле». При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.
Закончив создание структуры таблицы, пользователь закрывает окно конструктора таблиц. При этом Access выдаёт запрос на сохранение таблицы, и пользователь может задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно базы данных.
После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы – вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна базы данных щелчком на кнопке «Открыть» при выделенном имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.
Новая таблица не имеет записей, а содержит только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиш [Shift + Tab]. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку следующей строки и Access автоматически сохранит только что введённую запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными сохранять их не надо – Access все введённые данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходит изменение её структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево
При открытии уже заполненной таблицы пользователь может добавить в неё записи, удалить или исправить их. Для удаления записей их предварительно необходимо промаркировать с помощью селекторной колонки, а затем нажать на клавишу [Delete] или выполнить команду «Правка ® Удалить». Данные, занесённые в таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию или убыванию, проверять орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т. д. Эти операции можно выполнить, используя кнопки инструментальной панели «Таблица» в режиме таблицы.
Для изменения структуры таблицы (добавления нового поля, его удаления, изменения последовательности полей, а также изменения типа данных, размера поля и других его свойств) необходимо открыть таблицу в режиме «Конструктор». С этой целью маркируют таблицу в окне базы данных и выполняют щелчок на кнопке «Конструктор», что приводит к появлению на экране окна конструктора таблиц
Чтобы вставить в таблицу новое поле, необходимо предварительно выделить строку (с именем поля), выше которой будет добавлена новая пустая строка, и выполнить команду «Вставка ® Строки». В появившуюся пустую строку вводят имя нового поля и его тип. Выделение строк с именами полей происходит с помощью селекторной колонки, расположенной левее столбца с перечнем имён полей.
Для удаления полей необходимо промаркировать строки с именами этих полей и нажать клавишу [Delete] или выполнить команду «Правка ® Удалить».
Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Таблицы связываются между собой через ключевые поля.
Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнения команды «Сервис ® Схема данных» или со щелчка на кнопке «Схема данных» на панели инструментов, что вызывает появление на экране окна «Схема данных». Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно «Добавление таблицы». Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне «Схема данных» и выбором из контекстного меню команды «Добавить таблицу». На вкладке «Таблицы» окна «Добавление таблицы» можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Эти таблицы выбираются щелчком на кнопке «Добавить», после чего в окне «Схема данных» открываются списки полей таблиц и на экране появляется окно «Изменение связей».
После щелчка на кнопке «Создать» окна «Изменение связей» в окне «Схема данных» установленная между таблицами связь отобразится в виде линии. Межтабличную связь можно удалить или изменить, если её выделить в окне «Схема данных», нажать на правую клавишу мыши и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.
В нашем случае, для создания базы данных о студентах университета будут созданы две таблицы. Первая – «Список студентов» будет содержать следующие поля: