Підвищення ефективності використання інформаційних систем досягається шляхом наскрізної структури і сумісності інформаційних систем, які дозволяють усунути дублювання і забезпечують багатократне використання інформації, встановлюють визначені інтеграційні зв’язки, обмежують кількість показників, зменшують обсяг інформаційних потоків, підвищують рівень використання інформації. Інформаційна система повинна підтримувати такі функції, як надання інформації (наприклад, потрібної користувачам для вирішення науково-виробничих задач) та створення найзручніших умов для її поширення (наприклад, проведення адміністративно-організаційних, науково-дослідних і виробничих заходів, які забезпечують її ефективне розповсюдження).
Сучасна інформаційна система в заданій сфері діяльності організації дозволяє забезпечити вирішення таких завдань:
1) прямий, своєчасний доступ до інформаційного продукту (точну інформацію про хід виробничого процесу в просторі та часі);
2) ефективну координацію внутрішньої діяльності та оперативне розповсюдження різноманітних повідомлень;
3) ефективнішу взаємодію із суміжниками по технологічних маршрутах за рахунок використання більш інформованих та наочних засобів відображення та передачі-прийому повідомлень;
4) виділення необхідного і неперервного часу для менеджерів всіх ланок на такі високоефективні види діяльності, як аналіз та прийняття рішень за рахунок зменшення часу на здійснення малопродуктивної діяльності;
5) використання якісно кращої технології системного аналізу та проектування оперативного управління на нижній та середніх ланках управління виробництвом.
Складний стан з впровадженням інформаційних систем в організаціях у нашій країні пояснюється наступними причинами:
I. важке економічне становище обумовлює відсутність достатніх коштів на їх розробку;
II. погане фінансування науки та освіти не може сприяти первинним вітчизняним розробкам;
III.колишні розробки інформаційних систем в переважній більшості випадків показали неефективність їх застосування.
Оскільки перші дві причини випливають з економічного становища країни, тому їх аналіз можна упустити. Визначення виду і обсягів конкретної інформації, необхідної для потреб керівництва організацією, - надзвичайно складне завдання, і його вирішення залежить від досвіду і функцій керівників, а також від їх повноважень у прийняті управлінських рішень. Розчаровані результатами попередніх спроб впровадження інформаційних систем, керівники організацій сумніваються в тому, що інтелектуальні працівники будуть використовувати складну технологію і організація зможе від цього отримати вигоду. Таке становище погіршує проблема непідготовленості більшості працівників до роботи в галузі інформаційних технологій, яких хвилює питання коли, як і чи взагалі вони зможуть освоїти інформаційні технології. Дехто чекає, що фірми-розробники технічного і програмного забезпечення вирішать за них ці проблеми шляхом спрощення роботи з інформаційними технологіями. Тому більшу увагу приділимо аналізу причин неефективності застосування інформаційних систем в минулому.
Нав’язлива політика владних структур на застосування інформаційних систем та подальша неефективність використання інформаційних систем призвели до несприйняття багатьма колишніми працівниками сфери менеджменту проблем впровадження інформаційних технологій. Це пояснюється такими особливостями колишніх розробок інформаційних систем:
¨ переважання інтуїтивної технології вибору і узагальнення управлінських рішень через обмеженість в системно-технічних принципах; роздільне функціонування основних систем інформаційного забезпечення в галузях виробничої, організаційної, маркетингової, фінансової, бухгалтерської, кадрової та проектно-конструкторської діяльності підприємства не забезпечували комплексного вирішення багатопланових проблем організації і не могли дати повний аналіз поточного стану організації;
¨ надмірно централізована обробка інформації шляхом концентрації інформаційних потоків в невеликій кількості пунктів, віддалених від безпосереднього користувача проміжними ланками технічного персоналу; домінування неавтоматизованих функцій інформаційних систем через технічну неможливість або економічну неефективність автоматизації даних функцій управління не забезпечували прямого доступу працівників сфери менеджменту до інформації, а також штучно відчужували первинного давача інформації від самої інформації, створюючи перепони в часі та просторі;
¨ використання багаторівневої технології проектування, кожна стадія якої виконувалася спеціалістами різної спеціальності і кваліфікації; порівняно тривале проектування систем (3-5 роки) і планована довготривала експлуатація з мінімальними змінами (10-15 років) - штучно затримували еволюцію підприємства, оскільки затрати на пристосування інформаційних систем до нових умов використання могли перевищити витрати на розробку та впровадження.
Наведені вище особливості в час ринкових реформ мають негативний відтінок, і тому на сьогодні при розробці інформаційних систем насамперед потрібно мінімізувати негативний вплив цих факторів, що і дозволяють зробити сучасні інформаційні технології.
В наш час відсутність можливості взаємодії окремих засобів автоматизації чи навіть окрема технологія може стати стримуючим фактором, що робить використання інформаційних систем нераціональним. Більше того, для найконсервативнішої частини керівників використання інформаційних технологій стає приводом для відмови від відповідних капіталовкладень.
Розміри необхідного капіталу також можуть служити, як пітримуючою прогрес силою, так і гальмом для впровадження інформаційних систем. Не багато керівників будуть стверджувати, що значні інвестиції в автоматизацію організації, розраховані на довготермінову перспективу, є вирішальними в питаннях виживання. Для короткотермінової перспективи багато хто ставить під сумнів окупність інвестицій, оскільки не має чіткого уявлення про місце інтелектуальних систем в в управлінні організацією. Проте далекоглядніші керівники вважають, що в ринках умовах використання інформаційних систем забезпечують більшу гнучкість і значно нижчі накладні витрати функціонування їх організацій.