Далее выбираются методы проведения обследования:
1 По цели обследования – метод системного обследования объекта;
2 По числу исполнителей – индивидуальное обследование;
3 По степени охвата предметной области - метод сплошного обследования;
4 По степени одновременности выполнения работ первого и второго этапов предпроектной стадии – метод последовательного проведения работ.
Выполнение работ по обследованию предметной области в каком-либо подразделении и сбору материалов осуществляется методом сбора, выполняемого силами проектировщиков-исполнителей. Оно проводится по заранее разработанной программе, составляемой во время выполнения операции, по форме, представленной в таблице 1.
Для организации труда проектировщиков во время выполнения сбора материалов обследования и его последующего анализа необходима разработка «Плана-графика выполнения работ на предпроектной стадии» (таблица 2):
Таблица 1 –Программа обследования
| № | Наименование вопроса | Источник информации | Получатель информации | |
| 1 | Цель функционирования объекта | Руководитель предприятия | Руководитель проекта | |
| 2 | Основные параметры объекта | Руководитель предприятия | ||
| 3 | Организационная структура объекта | Заместитель руководителя | ||
| 4 | Функции, выполняемые в структурных подразделениях | Заместитель руководителя | ||
| 5 | Описание хозяйственных процессов | Специалисты предметной области | ||
| 6 | Описание структуры информационных и материальных потоков | Специалисты предметной области | ||
| 7 | Частоты возникновения потоков | Специалисты предметной области | ||
| 8 | Направление движения потоков | Специалисты предметной области | ||
Таблица 2- План-график выполнения работ
| № | Наименование работы | Код работы | Исполнитель | Дата начала | Длительность выполнения | Дата окончания |
| 1 | Определение целей и параметров предприятия | 001 | Руководитель проекта Петров П. П. | 01.03.10 | 1 | 02.03.10 |
| 2 | Определение организационный структуры предприятия | 002 | 04.03.10 | 2 | 06.03.10 | |
| 3 | Описание хозяйственных процессов на предприятии | 003 | 06.03.10 | 2 | 09.03.10 | |
| 4 | Описание структуры информационных и материальных потоков | 004 | 09.03.10 | 3 | 12.03.10 |
1.3.2 Проведение сбора и формализация материалов обследования
В данном разделе сотрудники обязаны собрать сведения обо всех объектах исследования, функциях предприятия, методах и алгоритмах реализации функций, разбив их на три группы форм. Первая: заказчик должен предоставить следующие данные о своей организации:
1 Наименование объекта и его принадлежность.
2 Тип предприятия.
3Вид производства.
4 Режимы работ.
5 Виды и номенклатура продукции и услуг.
6 Виды и количество оборудования и материальных услуг.
7 Количество отделов.
8 Численность работающих.
Описание организационной структуры должно включать состав и взаимосвязь подразделений и лиц, реализующих функции и задачи управления. Описание производственной структуры объекта должно отражать состав и взаимосвязь подразделений, реализующих производство товаров или услуг. Описание функциональной структуры призвано отображать распределение функций, хозяйственных процессов и процедур управления между составляющими организационной структуры и должно предполагать проведение классификации процедур, связанных с обработкой данных, коммуникацией между сотрудниками или принятием управленческих решений.
Описание материальных потоков предполагает отображение маршрутов движения средств, предметов и продуктов труда, рабочей силы между подразделениями производственной структуры и будет включать: описание видов продукции или услуг, ресурсов; описание технологических операций, их частоту и длительность выполнения; объемы перемещаемых ресурсов, продукции или услуг, используемые средства транспортировки.
Организационная структура салона – иерархическая, то есть полное подчинение по уровням иерархии. Отделы напрямую взаимосвязаны: без участия в работе одного, невозможно начало разработки другого отдела, так как проектирование проходит последовательно все этапы, выполнение которых распределено по отделам.
Далее следует вторая группа форм, формализующих материалы обследования по каждому структурному подразделению, имеющая в своем составе, помимо форм, аналогичных тем, которые входят в первую группу, формы описания информационных потоков по подразделениям, которые осуществляют связь задач внутри каждого подразделения между собой, а также связи между подразделениями.
Форма описания документопотоков включает следующие характеристики: наименование входных документов, количество их экземпляров; объемные данные по каждому документопотоку; перечень информационных файлов, где используются эти документы; носитель, на котором хранятся данные; время создания; время использования; перечень полей файлов; выходные документы, получаемые на основе информации файлов.
Полученное в результате проведенной формализации описание объекта содержит исходные данные для проектирования ЭИС и определяет параметры будущей системы, которые далее будут обработаны в отделе анализа материалов обследования.
1.3.3 Анализ материалов обследования
Для анализа материалов обследования необходимо получить, подготовленные на предыдущем этапе, данные об объекте и сопоставить их с теми требованиями, которые к нему предъявляются заказчиком, кроме того, необходимо определить недостатки функционирования объекта. На этом этапе идет работа с заказчиком, так как если есть разногласия, то дальнейшая работа нецелесообразна.
На основании анализа материалов обследования необходимо выделить и составить список автоматизированных подразделений, учитывая при этом ряд следующих факторов:
а) количество формализуемых функций в каждом конкретном подразделении;
б) количество связей этого подразделения с другими подразделения;
в) важность этого подразделения в процессах управления объектом;
г) степень подготовленности подразделения для внедрения вычислительной техники.
Следует выделить очередь проектирования решаемых задач. К задачам первой очереди относят самые трудоемкие задачи и задачи, обеспечивающие информацией все остальные задачи комплексов и подсистем. Общим требованием к первоочередным задачам является получение нормативного коэффициента окупаемости капитальных затрат.
Далее нужно предварительно выбрать комплекс технических средств (тип ЭВМ, ОС), предоставить информацию заказчику и, после получения согласия, продолжить работу. Все полученные данные определяют и ограничивают проект ЭИС. Информация затем используется при разработке ТЭО и ТЗ.
1.4 Разработка технико-экономического обоснования
Разработка ТЭО начинается лишь после того, как вся информация о предприятии проанализирована и выбраны основные технические средства.
Целью разработки «Технико-экономического обоснования» проекта ЭИС являются оценка основных параметров, ограничивающих проект ЭИС, обоснование выбора и оценка основных проектных решений по отдельным компонентам проекта. При этом различают организационные параметры, характеризующие способы организации процессов преобразования информации в системе, информационные и экономические параметры, характеризующие затраты на создание и эксплуатацию системы, экономию от ее эксплуатации. Основными объектами параметризации в системе являются задачи, комплексы задач, экономические показатели, процессы обработки информации.
Организационные параметры ЭИС для данной организации: фирма разбита на 2 филиала, в каждом из которых находится по 4 отдела; расстояние между филиалами составляет 5 км.
Экономические параметры: к ним можно отнести сметную стоимость разработки проектов; нормативную прибыль; договорную цену разработки с учетом НДС; техническую прогрессивность; конкурентоспособность; годовые эксплуатационные издержки; экономическая эффективность проекта.
Прежде, чем разработчики перейдут к написанию ТЗ, следует, чтобы в ТЭО были описаны следующие показатели:
а) характеристика исходных данных о предметной области;
б) обоснование цели создания ЭИС;
в) обоснование автоматизируемых подразделений, комплекса автоматизируемых задач, выбора комплекса технических средств, программного и информационного обеспечения;
г) разработка перечня организационно-технических мероприятий по проектированию системы;
д) расчет и обоснование эффективности выбранного проекта;
е) выводы о техническом уровне проекта и возможности дальнейших разработок.
1.5 Разработка технического задания