Совершенствование информационной системы товарооборота ООО Уралэнергоцентр с помощью разработки (стр. 3 из 11)

Входной поток предприятия формируется на основании информации, поступающей из внешней среды.

Выходной информационный поток направляется предприятием внешнюю среду и содержит информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре, материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д.

Информационная система предприятия фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятия решений форму.

Основными задачами предприятия по формированию информационных потоков являются:

· формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

· оптимизация информационных потоков путем исключения дублирования информации;

· ликвидация разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).

Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятия) – потеря эффективности и управления. Поэтому главная цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

При обобщение данных о многих событиях или описание исходного события, данные превращаются в информацию. Информация может о различные сведения, о многих событиях. Однако при обобщение или, при укрупнение исходных данных и преобразование их в информацию могут возникнуть различного рода искажения. Тогда для того, чтобы провести проверку информации, требуется снова «спускаться» на уровень первичных данных. Если не принимать во внимание случаи умышленного искажения данных в первичных документах, то неправильные первичные данные могут возникнуть в результате ошибок в работе персонала или учетных систем, которые случаются чрезвычайно редко. Поскольку руководителю предприятия работать с каждым первичным документом неудобно, да и не целесообразно, первичные данные объединяются в журналы операций, сводные таблицы, базы данных.

База данных – это поименованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношение в рассматриваемой предметной области.

3. ОПИСАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Информационная система – это совокупность механизмов, обеспечивающих полное осуществление информационного процесса.

Вне ИС информация может лишь сохраняться в виде записей на тех или иных физических носителях, но не может быть ни принятой, ни переданной, ни использованной.

Управленческая деятельность нуждается в информационном обеспечении, так как обработка информации для принятия управленческих решений и выработки управляющих воздействий занимает достаточно много времени.

На данный момент в ООО «Уралэнергоцентр» отсутствует автоматизированная база данных.

Документы создаются при помощи следующих программных продуктов:

· Office Microsoft;

· 1С: Предприятие 7.7.Бухгалтерский учёт;

Поскольку система товарооборота на предприятии не автоматизирована, то на процесс заключения сделки тратится много времени, не можем своевременно реагировать на потребности клиентов, искажается информация.

Передача документов осуществляется при помощи следующих программных средств:

· InternetExplorer;

· Outlook Express.

Архивация документов производиться при помощи таких программ как:

· Win Zip;

· Win Rar.

Доступ к системе имеют следующие сотрудники: генеральный директор, представитель головного предприятия, главный бухгалтер, менеджеры по продажам, заместитель директора, заведующий складом, бухгалтер.

На предприятии имеется 6 компьютеров, соединенных локальной сетью, сервер находится у главного бухгалтера в кабинете. Так же на предприятии имеется оборудования: цветной принтер, сканер, факс, ксерокс. На всех компьютерах имеющихся на предприятии установлена операционная система WindowsXPProfessional.

На данный момент времени оборудования соответствуют всем требованиям пользователей.

Недостатком данной информационной системы является отсутствие автоматизированной БД. Дело в том, что вся информация о товарообороте вводится вручную, в программе MicrosoftExcel. Что приводит к искажению информации, порой просто нет доступа к информации или она не достоверна, все это приводит к сбоям в работе, и большим экономическим потерям (теряются клиенты). За счет этого снижается эффективность работников, что приводит к снижению результатов работы всего предприятия.

Отразим информационную модель потоков данных по товарообороту рис. 3.

Рис.3. Информационная модель предприятия по товарообороту.

Рис. 4. Информационная модель предприятия при работе в Excel

Опишем процесс передачи информационных данных, который изображен на рис.4. Но для этого поясним некоторые элементы:

· АРМ1-АРМ 6 – автоматизированные рабочие места у каждый из них имеется на компьютере программа MicrosoftExcel. На данном предприятии их 6.

· 1-4, это последовательные операции в процессе работы в Exсel. Локальная сеть – соединение между собой с помощью кабеля 6 компьютеров.

Начнем описания с того, что при заявке от клиента на приобретения того или иного товара непосредственно ее отдает менеджеру по персоналу. Он вносит данные заявки при помощи клавиатуры и отражается в программе электронных таблиц – Excel и отправляет по локальной сети АРМу 6 (операция 1). АРМ 6 приняв заявку, ее распечатывает на принтере и отдает кладовщикам. Кладовщики собирают товар, который имеется на складе по заявке в ручную. Если в наличие нет, то возвращают список с товаром, которых нет на складе АРМу 6. Он в свою очередь пишет по электронной почте заявку заводу – изготовителю о пополнении недостающего товара.

Рис.5. Информационная модель «Как есть» ООО «Уралэнергоцентр»

Пока товар собирают на складе, АРМ 6 передает данные по локальной сети АРМу 5 (операция 2), тот, получив данные, формирует договор, счета фактуры, товарные накладные, смотрит по Excel стоимость товара за штуку. Покупатель расплачивается и получает товарную накладную об оплате. В конце месяца АРМ 5 отправляет данные по локальной сети АРМу 3 (операция 3). Сформировав отчет, передает по локальной сети АРМу 2 (операция 4), если находится какая - нибудь ошибка (недочет), то возвращает на переделку АРМу 3. И после этого АРМ 1 (операция 4) получает данные по локальной сети от АРМа 3. Описав систему передачу данных на предприятии можно смело утверждать о том, что время тратится не в пользу предприятия, так как одновременно воспользоваться данными нескольким АРМам невозможно, здесь сохраняется последовательность выполнений операций. При такой системе замедляется очень сильно работа руководства по принятию управленческих решений. Поэтому студентка 5 - го курса пройдя практику, отразила модель информационных потоков предприятии и внесла коррекцию: автоматизировала информационную систему с помощью рассмотрения технологий разработки приложений для работы с базами данных и Интернетом в Delphi 7.0, фирма – разработчика «Borland».

3.1 Автоматизация информационной системы товарооборота

Система управления базами данных по своей архитектуре делится на одно–, двух–, трехзвенные, то определимся на одной из них, а именно двухзвенной. Потому, что в двухзвенной архитектуре значительную часть логики управления данными берет на себя сервер БД, в то время как клиент в основном занят отображениям данных в удобном для пользователя виде.

Учтем еще одну не мало важный элемент для усовершенствованной информационной модели данного предприятия. В зависимости от место положения отдельных частей СУБД различают локальные и сетевые СУБД. В данном дипломном проекте будет, рассматривается сетевые и локальная СУБД. Часть локальной СУБД размещается на компьютере пользователя базы данных. Чтобы с одной и той же БД одновременно могло работать несколько пользователей см. рис. 3., каждый пользовательский компьютер должен иметь свою копию локальной БД. Существенной проблемой СУБД такого типа является синхронизация копий данных, именно поэтому для решения задач, требующих совместной работы нескольких пользователей, локальные СУБД практически не применяются.

К сетевым относятся файл – серверные, клиент – серверные и распределенные СУБД. В файл – серверных СУБД все данные обычно размещаются в одном или нескольких каталогах достаточно мощной машины, специально выделенной для этих целей и постоянно подключенной сети. Такой компьютер называется файл – сервером или СУБД. Безусловным достоинством СУБД этого типа является относительная простота ее создания и обслуживания – фактически все сводится лишь к развертыванию локальной сети и установке на подключенных к ней компьютерах сетевых операционных систем. К счастью, Delphi «умеет» использовать сетевые средства самой популярной в мире ОС – Windowsдля создания соответствующих клиентских мест, то есть специально программного обеспечения компьютеров пользователей. Нетрудно заметить, что между локальными и файл – серверными вариантами СУБД нет особых различий, так как в них все части собственно СУБД (кроме данных) находятся на компьютере клиента. Клиент – серверные (двухзвенные) системы значительно снижают нагрузку на сеть, так как клиент общается с данными через специализированного посредника – сервер база данных, который размещается на машине с данными. Сервер БД принимает запрос от клиента, отыскивает в данных нужную запись о виде товаров и передает ее клиенту. Таким образом, по сети передается относительно короткий запрос и единственная нужная запись, даже если соответствующий файл с данными содержит несколько сотен запросов (structuredQueryLanguage), поэтому часто серверы БД называются SQL – серверами. Серверы БД представляют собой относительно сложные программы. Разрабатываемые различными фирмами. SQL – сервером является сервер InterBase корпорации Borland, который поставляется вместе с Delphi 7 Studio В комплектациях Enterprise и Architect. Клиент серверные СУБД масштабируются до сотен и тысяч клиентских мест.