Совершенствование информационной системы товарооборота ООО Уралэнергоцентр с помощью разработки (стр. 2 из 11)

В результате изучения структуры предприятия ООО «Уралэнергоцентр» было выявлено, что большая часть задач, в том числе задач развития не решается в связи с отсутствием ответственных за эту часть работы. Структура данного предприятия не формализована.

Штат предприятия ООО «Уралэнергоцентр» состоит из 18 сотрудников. Офис предприятия оснащен современным оборудованием и оргтехникой.

Директор стоит во главе предприятия, решает все управленческие вопросы. В его обязанности входит: осуществление руководства предприятие, решение кадровых и финансовых вопросов, определение стратегия предприятия. Директор обладает правом подписи в банке, поэтому он решает все вопросы, связанные с распределением материальных ресурсов, движением денежных средств. Директор осуществляет контроль над деятельностью всех сотрудников фирмы, за исключение представителя головного предприятия.

Представитель головного предприятия является наблюдателем. В его обязанности входит сбор информации о деятельности представительства головного предприятия, на основе чего составляется отчет. Присутствие наблюдателя даёт возможность головному предприятию регулярно получать информацию о деятельности своего представительства, что в свою очередь помогает своевременно принять решение, отреагировать на изменения происходящие, на рынке.

Заместитель директора осуществляет поиск информации о потребностях клиентов. Его главной задачей является распределение и реализация товара, по максимально выгодным условиям для ООО «Уралэнергоцентр». Заместитель директора решает вопросы, связанные с заключением коммерческих сделок.

Менеджеры по продажам ведут все переговоры, связанные с заключением коммерческих сделок. Является коммуникационным звеном между руководством компании и клиентами. От эффективности его работа зависит прибыльность компании. Надо сказать, что работа менеджеров по продажам масштабна, требует постоянной концентрации внимания, для быстрого реагирования и своевременного предоставления информации руководителям ООО «Уралэнргоцентр».

Финансовый директор, как и директор, имеет право подписи. Является материально ответственным лицом. Работа финансового директора заключается в распределении денежных средств, ведении бухгалтерской отчётности, контроле над финансовой деятельностью предприятия. Деятельность финансового директора сложна и масштабна, требует взаимодействия со всеми подразделениями предприятия, а также организациями, с которыми сотрудничает предприятие. При выполнении своей работы финансовый директор использует персональный компьютер, оснащенный специализированным программным обеспечением.

Бухгалтер работает в подчинении финансового директора, составляет первичные документы, приходные и расходные ордера, накладные, доверенности и др. Согласовывает с финансовым директором стоимость товара, сроки поставки, условия сделки.

Заведующий складом ведёт учёт движения товаров, контролирует процесс отгрузки товара, а также его поступление покупателям. Работа заведующего складом ответственна, масштабна, требует точности, так как это связанно с сохранностью товара. Стоимость товаров, которые реализует ООО «Уралэнергоцентр» в среднем составляет 500$, именно поэтому заведующий складом несёт большую материальную ответственность. Также заведующий складом контролирует работу кладовщиков и грузчиков.

В обязанности грузчиков входит погрузка и разгрузка товаров, что в свою очередь требует физической подготовки.

Работа кладовщика заключается в принятии товара, ведение учета товара, размещение его на складе, обеспечение условий хранения товара, а также несёт ответственность за его сохранность.

Секретарь является коммуникационным звеном предприятия. В его обязанности входит передача информации от одного подразделения к другому, также секретарь ответственный за оформление внутренней и внешней документации. Он должен информировать сотрудников предприятия о сообщениях высшего руководства. Работа секретаря не требует больших усилий.

Инженер – наладчик занимается установкой, обслуживанием и ремонтом реализуемого оборудования. Работа инженера – наладчика сложна, требует концентрации внимания и повышенной ответственности за проделанную работу. Также инженер – наладчик занимается ознакомлением пользователей с правилами эксплуатации оборудования.

В обязанности водителя входит транспортировка сотрудников предприятия.

Функционирование в компании мы рассмотрим на примере заключения коммерческой сделки по реализации оборудования.

Менеджеры по продажам обследуют потребности рынка, находят потенциальных клиентов, обговаривает условия договоров предстоящей поставки. После чего, они отчитываются о проделанной работе, перед своим непосредственным руководителем, которым является заместитель директора предприятия. Только после того, как заместитель директора ознакомится с условиями предстоящей сделки, принимается решение о поставке товара данному клиенту. Структурированная заместителем директора информация согласуется с финансовым директором, затем утверждённая информация поступает к заведующему складом, который в свою очередь определяет объём и сроки поставки товара. После чего, бухгалтер составляет необходимые документы (накладная, счёт – фактура) в это время секретарь оформляет все документы по предстоящей сделке, которые передаёт менеджерам по продаже. Готовые документы менеджер предоставляет клиенту для ознакомления.

В результате изучения функционирования на предприятии ООО «Уралэнергоцентр» мы выявили, что процесс заключения сделки тратится много времени. Это связанно с недостатками структуры управления предприятия.

Недостатками функционирования структуры являются:

· Большое число «этажей управления» между работниками, реализующими продукцию и лицом, принимающим решение;

· Повышенная зависимость от личных и деловых качеств высшего руководства;

· Тенденция к перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;

· Малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации.

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Предприятие можно рассматривать как эффективный информационный центр, в котором обрабатывается информация, содержащаяся как во внешнем, так и во внутреннем потоках, т.е. реализуется информационный процесс.

В организации имеются различные уровни управления, на которых циркулируют специфичные информационные потоки. Для обработки информации используются различные информационные технологии, которые реализуются с помощью соответствующих информационных систем, имеющих собственные названия.

Информационный процесс – это осуществление всей совокупности следующих элементарных информационных актов: прием или создание информации, ее хранение, передача и использование.

Внешние входящие информационные потоки представляют собой информацию, создаваемую вне предприятия во внешней деловой среде. Внешняя деловая среда – это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений, складывающихся между ними и предприятием.

Степень воздействия внешней деловой среды на бизнес различна. Наиболее важны субъекты внешней деловой среды, с которыми предприятие постоянно взаимодействует, образующие ближайшее окружение (или микроокружение) предприятия: клиенты, поставщики, партнеры, конкуренты, налоговые органы, органы власти, средства массовой информации. Поступающая из микроокружения информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятие использует в своей ежедневной деятельности.

Субъекты, которые, как правило, не оказывают непосредственного взаимодействия на функционирование, не определяют общие условия деловой среды, образуют макроокружение предприятия. Действие таких субъектов приводят возникновению факторов, характеризующих макроокружение. К таким факторам относятся: политическое, макроэкономическое, научно – техническое, производственные, демографические, правовые, экологические, социально-культурные. Эти потоки можно характеризовать как не регулярные входящие информационные потоки.

Внутренние информационные потоки образует информация, которая циркулирует внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и информацию, порожденную внутри предприятия. Таким образом, для обеспечения информационных потребностей работники предприятия могут использовать регулярные входящие, не регулярные входящие и внутренние информационные потоки.Внутренний поток включает в себя информацию, описывающую отношения в коллективе сотрудников (главный бухгалтер, генеральный директор, представитель головного предприятия, главный бухгалтер, менеджеры по продажам, заместитель директора, заведующий складом, бухгалтер, инженер – наладчик, секретарь, водитель, кладовщики, грузчики), а также знания, порождаемые в производстве.

ООО «Уралэнергоцентр» имеет и формирует свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой циркулируют потоки информации.

Рис 2. Информационные потоки ООО ”Уралэнергоцентр”

Таблица 1

Описание информационных потоков ООО «Уралэнергоцентр»

Внешний поток	Внутренний поток
- поставщик;- клиенты;- конкуренты;- экономические и политические субъекты	- генеральный директор;- представитель головного предприятия;- главный бухгалтер;- менеджеры по продажам;- заместитель директора;- заведующий складом;- бухгалтер;- инженер-наладчик;- секретарь;- водитель;- кладовщики;- грузчики.

В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т.п.