Разработка автоматизированной системы управления гостиницей (стр. 3 из 4)

Обязанности директора:

- осуществлять руководство текущей деятельностью предприятия;

- организовывать работу и эффективное взаимодействие производственных единиц и структур предприятия;

- обеспечивать выполнение текущих и перспективных планов предприятия;

- обеспечивать разработку планов работы исходя из заключенных хозяйственных договоров, установленных заданий и экономических перспектив;

- обеспечить рентабельность работы предприятия;

- обеспечить соблюдение законности в деятельности предприятия;

- представлять интересы предприятия при рассмотрении административных, финансовых, хозяйственных, трудовых дел в судах и других органах.

2) Номерной фонд

Осуществляет бронирование номеров (сообщает об этом потенциальным гостям), гостеприимный прием гостей (чистый холл гостиницы, вежливое обращение с клиентами и ответы на все их вопросы, убранные номера) и др. Эта служба в свою очередь делиться на несколько частей, каждая из которых решает определенные задачи.

Основными ее задачами являются:

- регистрация гостей и распределение номеров;

- ведение реестра состояния номеров;

- хранение ключей; оформление выездов;

- ведение счета гостя; координация работы горничных;

- предоставление гостям различной информации, в частности по работе гостиницы.

Неотъемлемой частью административной службы является отдел резервирования номеров. Резервирование может быть осуществлено как по телефону, так и по факсу.

Гость при прибытии сталкивается со службой размещения департамента управления номерным фондом, где он регистрируется и получает номер.

3) Служба обслуживания

В большинстве случаев является наиболее функционально значимым подразделением, если речь идет о получении услуг гостиничного размещения, так как это подразделение отвечает за уборку номеров, холлов, коридоров и т.п. внутренних помещений, в которых осуществляется прием и обслуживание клиентов.

4) Ресторан, бар

Ресторан как подразделение общественного питания обслуживает гостей согласно меню, которое является основой любой ресторанной концепции, независимо, к какому типу данное предприятие питания относится. Большую роль при этом играет профессионализм метрдотелей и официантов, находящихся в непосредственном контакте с клиентами.

Барное обслуживание заключается в основном в обеспечении клиентов спиртными напитками. В барах могут также готовиться напитки для их употребления в ресторане. Такой бар носит название сервисного («servicebаг»).

Кухня является производственным центром. Заказы на производство конкретной продукции поступают из ресторана от официантов (на основе составленного и предлагаемого клиентам меню), а также из банкетного зала, работающего по предварительному заказу.

5) Бухгалтерия

Бухгалтерия документально оформляет совершаемые хозяйственные операции на предприятии: снабжение, приобретение товаров, сырья, материалов, расчетные операции с поставщиками, транспортными организациями, бюджетом, составляет калькуляцию произведенной продукции, проводит инвентаризацию, начисляет заработную плату и налоги, ведет отчетность предприятия.

Также перед бухгалтерией ставится задача по организации контроля за снабжением по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами, соблюдение норматива и структуры товарных запасов, нахождение путей снижения товарных потерь при хранении, транспортировке и отпуске. В обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей на предприятии организована материальная ответственность кладовщиков, кассиров, заведующих производством, продавцов.

Ежедневно в бухгалтерию предоставляются отчеты по остаткам и движению товаров и денежных средств. Кассир сдает выручку с контрольно - кассовой лентой и кассовой книгой главному кассиру, по графику инкассации деньги передаются в банк.

Годовая и квартальная бухгалтерская отчетность дает достаточно полную информацию для оценки эффективности работы предприятия. Типовые ее формы устанавливаются Министерством финансов и регламентируются Законом о бухгалтерском учете и отчетности и инструкцией о составе и порядке заполнения годового бухгалтерского отчета.

6) Отдел безопасности

Служба безопасности выполняет функции поддержания порядка и безопасности в гостиничном комплексе, поскольку гостиница несет ответственность за обеспечение разумной безопасности своих клиентов.

При этом предприятие может поручить выполнение этих обязанностей, как собственной службе, так и привлечь стороннюю организацию.

2.4 Функциональная модель деятельности подразделения

Все гостиницы присваивают счету гостя уникальный шифр. В данном отеле этот шифр счета присваивают во время заселения. Шифр присваивается раньше в случае оплаты авансом. Шифр передается в автоматизированную картотеку, только когда известны номер комнаты и имя гостя. В неавтоматизированном отеле порядковый шифр назначается при бронировании.

Обычно процедура регистрации осуществляется быстро. Гость указывает в регистрационной карте свой адрес, имя, подписывает ее, а портье указывает даты прибытия и отъезда, номер, цену и свой персональный код. Однако, даже учитывая, что руководители стремятся ускорить этот процесс, в регистрационных картах указывается много дополнительной информации. Во время регистрации одновременно происходит множество событий: проверяется наличие брони; гость приветствуется; определяются или переоцениваются потребности гостя; проводится небольшая беседа; портье предлагает гостю дополнительные услуги; проверяется личность гостя, уточняется правильная запись имени и адреса; согласуется ожидаемая дата отъезда; заполняется регистрационная карта; проверяется кредитная карточка.

Всякий раз, когда это возможно, а это возможно чаще, чем осуществляется, портье должен попытаться продать гостю более дорогой номер. Это очень важно для доходов номерного фонда.

2.5 Модель потоков данных подразделения

Клиент обращается в гостиницу, он может осуществить бронирование номера по телефону, либо появится лично. Портье производит необходимые операции по размещению гостя, заводит на него счёт, и предлагает дополнительные услуги. По истечению срока проживания, клиент производит оплату за все услуги и покидает гостиницу.

Процессная модель функционирования подразделения номерного фонда представлена в виде модели IDEF3

2.6 Экономическое обоснование разрабатываемой автоматизированной системы

Цель, информационной системы (ИС), автоматизированное управление гостиницей, улучшить качество и скорость обслуживания клиентов.

Для осуществления поставленной цели данная ИС должна решать такие задачи:

1) Упростить поиск подходящего номера для клиентов

2) Упростить контроль оплаты за предоставленные услуги

3) Предоставлять необходимую информацию клиентам о списках услуг и цен

4) При необходимости иметь возможность интерактивного взаимодействия с клиентами. Бронирование номеров через интернет, доступ информации к свободным номерам гостиницы.

5) Вести базу клиентов, которую можно использовать для предоставления скидок и текущих изменениях.

Затраты на систему могут составлять, затраты на специалистов, затраты на оборудование, затраты на установку системы, затраты на поддержание и обновление системы.

1) Затраты на специалистов

· Специалист прикладной области

· Программист

· Тестировщик

Для разработки системы потребуется около 5 часов работы специалиста прикладной области, стоимость его работы оценивается примерно в 500р/час.

Дизайн в данной системе не важен, так как программа предназначена для работников гостиницы. Интерфейс программы будет содержать только стандартные элементы управления.

Для создания системы и базы данных потребуется около 50 часов работы программиста, стоимость его работы оценивается примерно в 300р/час.

Тестировщик может протестировать такую систему за10 часов, стоимость его работы оценивается в 150р/ч.

Итого затраты на специалистов составляют:5*500+50*300+10*150=19000р.

2) Затраты на оборудование

Данная система имеет простейшее исполнение и не требует никакого дополнительного оборудования.

3) Затраты на установку составляют 500р, часа рабочего времени инженера по обслуживание персонального компьютера.

Итоговая стоимость установленного, рабочего оборудования на предприятии составит 19500р.

Использование данной системы увеличит конкурентоспособность гостиницы. Поскольку информация о текущих ценах на обслуживание и дополнительных услугах, свободных номерах станет всегда актуальной, что не может не порадовать клиентов. Позволит снизить затраты на оплату труда, допустим можно будет обойтись одним портье, без помощников, поскольку поиск, бронирование, расчет счета будет производиться очень быстро. В итоге данная система снизит затраты, минимум на зарплату помощника, около 8000-10000 р, и возможно увеличит прибыль в зависимости от количества новых клиентов.

Данная система весьма полезна для предприятия, тем более в современном мире, где есть такие возможности упрощения работы с данными и информацией. И поскольку она имеет неплохие экономические показатели, внедрение такой ИС необходимо.

3 Проектирование и элементы разработки программного обеспечения

3.1 Проектный анализ разрабатываемой системы

Цель, информационной системы (ИС), автоматизированное управление гостиницей, улучшить качество и скорость обслуживания клиентов.

Необходимые задачи которые необходимо решать системе это: