Состав работ по организации внемашинной информационной базы (стр. 1 из 3)

Кафедра экономической кибернетики

Контрольная работа

по дисциплине:

«Система обработки экономической информации»

Состав работ по организации внемашинной информационной базы

Содержание контрольной работы

1. Внемашинные информационные базы

2. Технология подготовки внемашинного информационного обеспечения

Список литературы

1. Внемашинные информационные базы

К средствам организации и ведения внемашинной информационной базы можно отнести:

- систему классификации и кодирования технико-экономической информации, содержащейся в документах предметной области;

- унифицированные системы документации, которые содержат типовые формы документов, рекомендованные для использования;

- систему организации и ведения документации.

Структура средств организации и ведения внемашинной информационной базы данных иллюстрируется на рис. 1

Рис.1. Состав средств организации и ведения внемашинной и информационной базы

Система классификации и кодирования технико-экономической информации

Система классификации и кодирования (СКиК) является средством классификации и кодирования множества однотипных объектов. На основе СКиК, как правило, разрабатываются кодовые обозначения объектов. В системе классификации также систематизируются используемые термины и обозначения.

Классификация информации позволяет ее систематизировать и упорядочить, что необходимо для ее автоматизированной обработки. Классификация объектов одного вида позволяет выделять (группировать) подмножества объектов, обладающих одинаковыми признаками, или упорядочивать объекты в соответствии со значениями признаков. Примерами объектов, подлежащих классификации, являются реальные объекты, например подразделения, оборудование, продукция, профессии, работники и т. п. Классификации подлежат также процессы, например технологические операции по изготовлению изделий, операции учета и т. д. Признаком классификации может быть одно из свойств объекта, позволяющее установить сходство или различие отдельных экземпляров объекта.

Классификация используется как основа для кодирования признаков в обозначении объектов. Полученные кодовые обозначения объектов могут использоваться для автоматизированного упорядочения и поиска объектов, обладающих заданными признаками.

Одно из важных назначений кодирования – это обеспечение уникальной идентификации объектов, которая в совокупности с принятой системой классификации четко определяет сущность объекта. Это особенно важно для этапа проектирования базы данных при выделении информационных объектов и структурных связей между ними.

Система классификации – это совокупность правил и результат распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия. Выделяемое по признаку подмножество объектов называется классификационной группировкой. Различают два метода классификации – иерархический и фасетный метод.

Иерархический метод классификации устанавливает между классификационными группировками иерархические отношения подчинения, с последовательной детализацией их свойств: класс, подкласс, группа, подгруппа, вид и так далее. На каждом уровне классификационное множество (подмножество) по некоторому основанию деления (признакам) делится на классификационные подмножества следующего уровня.

Метод фасетной классификации основан на множестве независимых признаков. Набор таких признаков может быть произвольным, что позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков. Фасетный метод классификации является одноуровневым, исходное множество объектов разбивается на подмножества классификационных группировок в соответствии со значениями признаков отдельных фасетов. Фасеты независимы между собой.

Системой кодирования является совокупность правил образования кода. Кодовое обозначение, которое характеризуется используемым набором символов, алфавитом (цифровой, буквенный, смешанный и др.), длиной (числом символов – позиций кода) и структурой обозначения. Структура кода определяется порядком кодируемых признаков. Место символа в коде является разрядом кода. Старший разряд находится слева от младшего. В коде часто предусматривается дополнительный (резервный) разряд для проверки кода – контрольный разряд.

Различают два метода кодирования – классификационный и регистрационный.

Классификационное кодирование построено на основе классификации объектов. Классификационная система кодирования может быть двух типов – последовательная и параллельная. Классификационная последовательная система кодирования основана на иерархической системе классификации, а параллельная – на фасетной классификации. Классификационный код содержит признанную информацию об объекте.

Регистрационная система кодирования не основана на предварительной классификации объектов. Код обеспечивает только идентификацию объектов. Регистрационная система может быть порядковой или серийно-порядковой. В регистрационной порядковой системе кодирования объекты нумеруются с помощью чисел натурального ряда. Порядковая система кодирования используется, когда множество кодируемых объектов невелико и нет необходимости разбиения их на группы. Регистрационная серийно-порядковая система кодирования также предусматривает порядковую нумерацию объектов, но при этом номера разбиваются на серии, каждая из которых закрепляется за выделяемой группой объектов.

Классификаторы. Документ, содержащий описание классификационных группировок, структуру кода и наименования объектов, называется классификатором (кодификатором). Классификаторы могут иметь различную степень локализации в пределах предприятия, отрасли, государства. Примерами классификаторов, используемых на общегосударственном (отраслевом) уровне, являются классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции, классификатор предприятий и организаций, классификатор профессий рабочих, должностей служащих, классификатор управленческой документации и др. В пределах предприятия используются локальные классификаторы структурных подразделений, готовой продукции, материалов и комплектующих, предприятий поставщиков и заказчиков и т. п. На рис.1.2 в качестве примера приведена полная структура кода по общегосударственному классификатору промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП).

Рис.1.2. Полная структура кода продукции по ОКП

В структуре кода используются следующие обозначения: X – для классификационного признака с цифровым алфавитом, В – для классификационного признака с буквенным алфавитом, 0 – для порядкового кода с цифровым алфавитом, + – знак иерархической системы классификации, : – знак фасетной системы классификации.

Пример кодирования высших классификационных группировок (ВКГ) автомобильного бензина приведен на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Пример кодирования ВКГ

Унифицированные системы документации

Для наиболее распространенных видов документов могут использоваться унифицированные формы, включенные в унифицированные системы документации (УСД). Многие УСД используются для задач общегосударственных систем обработки и сопрягаются с единой системой классификации и кодирования (ЕСКК) технико-экономической информации.

Системы документации включают стандартные и технические условия, проектно-конструкторскую и технологическую, плановую, бухгалтерскую, финансовую, отчетно-статистическую документацию, документацию по материально-техническому снабжению и сбыту, по торговле и т. д.

На промышленных предприятиях документация регламентируется по фазам управления. В частности, используется единая система конструкторской документации (ЕСКД), единая система технологической документации (ЕСТД), система плановой документации, система первично-учетной документации, отчетно-статистическая, организационно-распорядительная и др.

Каждая система документации содержит перечень разрешенных для использования форм документов – формуляр-образец, на основе которого определяются формы документов, разрабатываются нормативные и методические материалы.

Нормативные материалы

Методические и инструктивные материалы по ведению документов содержат описание состава используемых документов предметной области и правила их заполнения. Инструкции разрабатываются в соответствии с регламентирующими документами, в том числе УСД и ЕСКК. В них определяются лица, ответственные за ведение документов, правильность их заполнения, достоверность содержащейся в них информации и передачу на обработку.

В состав методических и инструктивных материалов, в частности, входят инструкции по заполнению документов данными; по контролю достоверности информации документов; по подготовке документов к вводу информации во внутримашинную информационную базу, в том числе по использованию кодовых обозначений; по приему и регистрации документов; по подготовке данных для корректировки; по архивированию первичных массивов данных; по хранению документов; по снятию копий документов, уничтожению документов и другие.