Состав работ по организации внемашинной информационной базы (стр. 2 из 3)
2. Технология подготовки внемашинного информационного обеспечения
Внемашинная информационная база служит источником формирования внутримашинной информационной базы. Наиболее важными вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной области являются:
- определение состава документов, содержащих необходимую информацию для решения задач приложения пользователя;
- определение форм документов и структуры информации (выявление структурных единиц информации и их взаимосвязей);
- классификация и кодирование информации, обрабатываемой в задачах;
- разработка инструктивных и методических материалов по ведению документов и подготовка информации для обработки.
Подготовка документов. В процессе подготовки документов необходимо составить описание форм документов и их реквизитов, значения которых должны вводиться с документов в компьютер. Эти реквизиты, как правило, обводятся на форме документа утолщенной линией. Описание реквизитов документов удобно представить в табличном виде. Для каждого реквизита может быть определено сокращенное обозначение – имя реквизита, которое будет использоваться при формализации.
Например, для документа «Номенклатура-ценник готовой продукции» (табл. 1) описание реквизитов представлено в табл. 2.
Для каждого реквизита может быть установлено множество допустимых значений. Для числовых – это диапазон значений, для символьных – перечисление возможных значений.
Таблица 1.
Номенклатура-ценник готовой продукции
| Код продукции | Наименование продукции | Единица измерения | Цена |
Таблица 2.
Описание реквизитов
| Наименование формы документа | Наименование реквизитов | Обозначение реквизитов | Характеристика реквизитов | ||
| тип | длина | точность | |||
| Номенклатура-ценник | Код продукции Наименование Единица изм. Цена за единицу | KODT NAIMT EI CENA | симв симв симв число | 3 15 3 5 | 3 |
Подготовка системы классификации и кодирования. Сначала необходимо определить объекты предметной области, подлежащие классификации и кодированию. Для каждого вида объектов должен быть выбран метод классификации и кодирования. В процессе классификации устанавливаются признаки, по которым классифицируются и идентифицируются объекты. При этом необходимо рассмотреть возможность использования существующих классификаторов (ОКП, ЕСКК и т. п.).
По результатам классификации объектов информации должны быть подготовлены соответствующие локальные классификаторы. Каждый классификатор должен содержать указание на выбранный метод классификации, названия классификационных группировок множества объектов каждого вида и соответствующих им признаков.
В процессе разработки системы кодирования должны быть выбраны и описаны способы формирования кодовых обозначений объектов, описана структура кодов. Далее необходимо присвоить значения кодов объектам. Структура кода должна быть минимально необходимой и достаточной с учетом возможных расширений множества объектов кодирования. Должен быть предусмотрен контроль правильности кода; обеспечена информационная совместимость с системами кодирования в других информационных системах.
Примерами простейших кодов (из классификатора обозначений и измерений), которые могут быть использованы, являются серийно-порядковые коды единиц измерения: 001-049 (единицы длины), 050-109 (единицы площади), 110-159 (единицы объема) и т. д., серийно-порядковое кодирование структурных подразделений, табельных номеров служащих, профессий работающих.
На рис.1.4 приведены примеры структуры кодов на базе классификационных систем.
Подготовка инструктивных и методических материалов. При разработке инструктивных и методических материалов ИО предметной области необходимо регламентировать порядок поступления документов на обработку и их регистрации. Должны быть созданы инструкции по подготовке документов для ввода данных как при первоначальной загрузке во внутримашинную сферу, так и при последующих корректировках нормативно-справочной информации. При разработке технологии ввода и первичной обработки данных надо выделить документы, необходимые для первоначальной загрузки внутримашинной информационной базы (нормативно-справочная и другая условно-постоянная информация) и документы для ввода оперативной (учетной) информации (извещения об изменении НСИ и т. д.).
В инструкциях по внесению изменении определяются соответствующие формы извещений на изменение, порядок их подготовки, периодичность поступления на обработку для поддержания ИБ в актуальном состоянии. Аналогичный регламентирующий материал должен быть отражен в инструкциях по подготовке и вводу оперативной информации.
Рис. 1.4. Примеры структур кодирования
В инструкциях определяются методы контроля корректности данных, которые позволяют избежать случайных ошибок при вводе данных и повышают достоверность информации во внутримашинной сфере. При этом устанавливаются формы протоколов по результатам ввода для последующего анализа и возможных корректировок.
В необходимых случаях разрабатываются технологические схемы обработки содержащейся в документах информации при ее вводе в компьютер и формировании первичных массивов (рис. 1.5)  |
Рис.1.5. Типовая технологическая схема формирования массивов информации на машинном носителе
Список литературы
1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст] : підручник / О. М. Ананьєв, В. М. Білик, Я. А. Гончарук. - Львів : Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.
2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст] : навчальний посібник / В. М. Антонов, Г. К. Яловий ; ред. В. М. Антонов ; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім.Т.Г.Шевченка. - К. : ЦНЛ, 2005. - 432 с.
3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст] : навчальний посібник / В. М. Гужва ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2001. - 400 с.