- Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
- Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.
2.4.1 Системы электронного документооборота на предприятии ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»
В исследуемом отделе документооборот осуществляется при помощи интернета. Что не всегда удобно при отсутствии или медлительности интернета. Все документы, которые необходимо подписать, отправляются на электронный ящик генерального директора и секретариата, доступ к которому имеют все сотрудники компании, либо подписываются каждым сотрудником вручную. Из-за чего эффективность работы очень сильно снижается.
Также отсутствие локальной сети и невозможность использования сетевых программ очень тормозит работу отдела.
Слово «информация» происходит от латинского "informatio" – сведения, разъяснения. Одна и та же информация могут являться новой или устаревшей, актуальной или неактуальной для разных людей. Информация, переданная на электронном носителе, может быть интересна и доступна для человека, владеющего компьютерной грамотностью и бесполезна для того, кто не имеет под рукой компьютера или не умеет им пользоваться.
Информация – это любые сведения, которые интересуют конкретного человека в конкретной ситуации. Сериал – это тоже информация, причем временами очень актуальная. Иногда объектом информации может стать телефон нового салона красоты, в котором сейчас скидки, – и тогда мы начинаем поиск информации. Поиск происходит по информационным каналам. В случае с салоном информационными каналами становятся подруги, справочные, Интернет. А хотя, Интернет – это универсальный источник информации. Он для того и создан, чтобы люди со всего мира складывали в него свою информацию и искали чужую.
Информация в электронной сфере – это число, которое всегда фиксировано. Статичная форма электронной информации характерна для хранения на диске памяти компьютера.
Информация – это сведения об объектах или явлениях окружающей среды, которые мы запрашиваем в случае возникновения необходимости в них. Информация может быть новой – это сведения, которых мы еще не знаем, и устаревшей – т.е. известной, переработанной. Информация распространяется на носителях, ее актуальность для индивида носит субъективный характер и завит от преинформационных запасов.
Информационные ресурсы — это идеи человечества и указания по их реализации, накопленные в форме, позволяющей их воспроизводство.
Это книги, статьи, патенты, диссертации, научно-исследовательская и опытно-конструкторская документация, технические переводы, данные о передовом производственном опыте и др.
Информационные ресурсы (в отличие от всех других видов ресурсов — трудовых, энергетических, минеральных и т.д.) тем быстрее растут, чем больше их расходуют.
Развитие мировых информационных ресурсов позволило:
- превратить деятельность по оказанию информационных услуг в глобальную человеческую деятельность;
- сформировать мировой и внутригосударственный рынок информационных услуг;
- образовать всевозможные базы данных ресурсов регионов и государств, к которым возможен сравнительный недорогой доступ;
- повысить обоснованность и оперативность принимаемых решений в фирмах, банках, биржах, промышленности, торговли и др. за счет своевременного использования необходимой информации.
Информационные ресурсы могут быть различных видов. Это средства массовой информации, библиотеки, интернет. К примеру, через Интернет могут успешно продаваться следующие информационные ресурсы:
- новостные ленты (online-новости). Достаточно широкому кругу менеджеров компаний различного профиля необходимо узнавать о происходящих в мире событиях незамедлительно. Например, лента финансовых и политических новостей жизненно необходима трейдерам для принятия решений о продажах и покупках на биржах;
- подписки на электронные копии периодических изданий. Некоторые газеты и журналы выпускают свои полные электронные копии и предоставляют к ним доступ;
- доступ к электронным архивам и базам данных, содержащим информацию по самым разным вопросам;
- аналитические отчеты и исследования;
- собственные аналитические материалы и прогнозы.
Информационной системой (ИС) — называется взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. В качестве основного технического средства переработки информации используют персональный компьютер (ПК). В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Особую роль в информационных системах отводится человеку, т.к. техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.
ИС делятся на две группы:
В первую группу включаются системы, имеющие самостоятельное целевое назначение и область применения.
Ко второй относятся системы, входящие в состав любой автоматизированной системы управления, они являются важнейшими компонентами систем автоматизированного проектирования, автоматических систем научного исследования, ЭИС.
К числу ИС, имеющих самостоятельное назначение, относят информационные поисковые системы и информационные справочные системы.
Задачи второй группы ИС:
- обеспечение конечного пользователя входной и результатной информацией в привычном для пользователя виде;
- обеспечение возможности решения задач планирования, управления, проектирования подготовки производства и научных исследований по их постановке и исходным данных вне зависимости от сложности и наличия математических моделей этих задач в режиме диалога с ЭВМ используя профессиональный опыт и принимая решение одновременно по множеству критериев.
Как правило, системы второй группы делят на три класса систем: интеллектуально-диалоговые (вопрос/ответ), расчетно-логические (системы принятия решения), экспертные системы.
Интеллектуально-диалоговые — предназначены для поиска методов решения интеллектуальных задач с применением новых информационных технологий использования БД и БЗ.
Системы принятия решения — это системы, которые использует программа, реализующая модели принятия решения в конкретных задачах, возникающих у людей в их профессиональной деятельности. Сущность задачи — выбор некоторого подмножества из множества альтернатив или в их упорядочивании.
Экспертная система — система способная заменить эксперта при решении некоторых задач. В зависимости от степени автоматизации их можно подразделить на:
- информационные,
- информационно-советующие,
- управляющие,
- самонастраивающиеся системы управления.
Экономическая информационная система (ЭИС) — система, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-либо экономического объекта реального мира.
Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.
Назначение ЭИС:
Решение задач обработки данных — обработка и хранение экономической информации с целью выдачи сводной информации для управления экономическим объектом (регулярно или по запросу).