Анализ процессов обработки информации и использование информационных технологий и систем при об (стр. 3 из 6)
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
2.3 Документооборот коммерческого отдела ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект»
Данные о схеме потоков информации ООО ТПК «Красноярскэнергокомплект» представлены в виде таблицы 1 «Документооборот коммерческого отдела».
Таблица 1 – Документооборот коммерческого отдела
| Наимено-вание документа | От кого | Кому | Исходная информация для составления документа |
| Счет на оплату | Поставщик ООО ТПК «Красноярск-энергокомплект», ул.Калинина, дом 53, корпус А, тел.: 247-77-77 | Организации, физические и юридические лица | Банк получателя, ИНН/КПП получателя, поставщик, покупатель, грузоотправитель, грузополучатель, код товара, наименование товара, количество, единица измерения, цена, сумма без скидки, скидки (наценка), руководитель, главный (старший) бухгалтер, ответственный, их подписи, печать отдела |
| Счет-фактура | Поставщик ООО ТПК «Красноярскэнерго-комплект», ул.Калинина, дом 53, корпус А, тел.: 247-77-77 руководитель организации | Руководитель предприятия | Продавец, адрес, ИНН/КПП продавца, грузоотправитель, грузополучатель и их адреса, покупатель, его адрес, ИНН/КПП покупателя, наименование товара, единица измерения, количество, цена за единицу, стоимость без налога, налоговая ставка, сумма налога, стоимость с учетом налога, страна-производитель, номер таможенной декларации, руководитель организации, руководитель предприятия, главный бухгалтер, индивидуальный предприниматель, их подписи, печать отдела |
| Товарная накладная | Поставщик ООО ТПК «Красноярскэнерго-комплект», ул.Калинина, дом 53, корпус А, тел.: 247-77-77 менеджер по продажам, заведующий складом | Руководитель предприятия (грузополуча-тель) | № склада, грузополучатель, адрес доставки, поставщик, плательщик, основание, товар (наименование, характеристика, сорт, артикул товара), код, единица измерения, вид, упаковки, количество, масса брутто, масса нетто, цена, сумма без НДС, НДС (ставка, сумма в руб.), сумма с НДС, количество порядковых номеров записей, количество мест, отпуск разрешил, главный бухгалтер, отпуск груза произвел, их подписи, печать отдела |
| Накладная на перемеще-ние | Слад-отправитель | Склад-получатель | Отправитель, получатель, код товара, наименование, количество мест, количество товара, назначение перемещения, «отпустил», получатель, их подписи, печать отдела |
Продолжение таблицы 1 – Документооборот коммерческого отдела
| Заказ покупателя | Заказчик (предприятия, физические и юридические лица) | ООО ТПК «Красноярск-энергокомплект» | Исполнитель, заказчик, дата исполнения заказа, код товара, количество, единица измерения, цена, сумма без скидки, скидка (наценка), сумма к оплате, подписи исполнителя и заказчика, печать отдела |
 |
В приложении В представлены копии заполненных документов. На рисунках 3 и 4 отражены графические схемы маршрута движения основных документов, представленных в таблице 1.
На рисунке 3 изображена схема движения счета на оплату, продукцию которого требуется доставить покупателю, где:
1, 2 – процесс покупки товара;
3 – формирование документа «Счет на оплату», создается непосредственно после выбора покупателем товара и подтверждения выбора, документ действителен в течение 3 банковских дней;
4, 5, 6 – документ отправляется на подпись директору предприятия, главному бухгалтеру и ответственному (продавцу), без определенной очередности;
7 – документ передается на склад, грузчикам;
8 – после доставки груза получатель сверяет полученный товар со счетом, после чего происходит отгрузка товара.
Расчет за покупку товара происходит сразу же после подтверждения покупателем списка выбранных товаров и осуществляется в кассе отдела наличными или же покупатель оплачивает счет в банке «Россельхозбанк» в городе Красноярск, услугами которого пользуется предприятие.
Если при доставке товар был поврежден или среди доставленных товаров есть бракованные, то предприятие обязуется перед покупателем заменить товар на новый или же вернуть сумму, на которую был приобретен товар.
Схема маршрута движения документа « Счет-фактура» аналогична схеме движения «Счета на оплату». Счет-фактура прилагается к счету на оплату, но в отличие от него создается в двух экземплярах, первый – покупателю, второй – продавцу.
«Товарная накладная» создается сразу же после «Счета на оплату» и «Счет-фактуры», если приобретаемый товар необходимо получить на складе. Если товар есть в наличии в торговом зале, товарная накладная не составляется.
Документ «Заказ покупателя» оформляется непосредственно в присутствии покупателя. Покупатель делает заказ, после чего оплачивает сумму за заказанный товар в кассе. Далее заказ отправляется на склад 1, находящийся в самой компании, если товара там нет, составляется документ « Накладная на перемещение», который направляют на другие склады, где заказ обрабатывается и по возможности выполняется, после чего заказанный товар отправляется в торговый зал (на склад 1). После чего продавец информирует покупателя о получении товара.
На рисунке 4 показано движение документов в ситуации, когда покупатель делает заказ, но заказанный товар отсутствует в торговом зале, то есть на складе 1.
 |
1, 2 – заказ товара покупателем, оплата заказа в кассе;
3 – составление документа «Заказ покупателя»;
4 – отправка документа на склад 1 для проверки наличия заказанного товара;
5 – в случае отсутствия товара на складе 1, документ «Заказ покупателя» отправляется на остальные склады, 11 – если же товар есть в наличии на складе 1, то товар направляется к продавцу, а затем и к покупателю;
6, 7, 8, 9 – на складах происходит поиск заказанного товара, и при наличии товара на одном из складов, составляется документ «Накладная на перемещение» для перевозки товара на склад 1;
10 – доставка товара на склад 1;
11 – отправка товара продавцу;
12 – получение товара покупателем.
Из вышеуказанного описания основных документов видно, что они тесно взаимосвязаны друг с другом.
2.4 Современные системы электронного документооборота
За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой систем электронного документооборота (СЭД), как зарубежных, так и собственной разработки. Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает повышаться (это неоднократно отмечали и руководители служб АСУ в статьях об опыте комплексной автоматизации ведущих российских предприятий, традиционно публикуемых в Компьютер-Информ). Первые масштабные внедрения СЭД (пусть, в большинстве своем, пилотные) в России уже есть. Можно считать, что основы российского рынка ПО управления документооборотом сформированы. Наибольшую известность в России получили следующие программные системы и их поставщики: БОСС-Референт (АйТи); Кодекс: Документооборот (Консорциум Кодекс); Евфрат (Сognitive Technologies); Дело (ЭОС); LanDocs (Ланит); Крон (Анкей); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Гарант Интернэйшнл); N.System (Центр Компьютерных Технологий), LS Flow (Лоция-Софт) и ряд других.
Классификация СЭД:
- СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки;
- Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии.
- Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику).
- Системы управления информацией (information management systems) — порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).