Глава 2. Работа с базой данных Microsoft Access
2.1. Основы работы настольной СУБД Microsoft Access
Первая версия СУБД Access появилась в начале 90-х годов. Это была первая настольная реляционная СУБД для 16-разрядной версии Windows. Популярность Access значительно возросла после включения этой СУБД в состав Microsoft Office.
В отличие от Visual FoxPro, фактически превратившегося в средство разработки приложений, Access ориентирован в первую очередь на пользователей Microsoft Office, в том числе и не знакомых с программированием. Это, в частности, проявилось в том, что вся информация, относящаяся к конкретной базе данных, а именно таблицы, индексы (естественно, поддерживаемые), правила ссылочной целостности, бизнес-правила, список пользователей, а также формы и отчеты хранятся в одном файле, что в целом удобно для начинающих пользователей.
Популярность СУБД MS Access обусловлена следующими причинами:
· Access является одной из самых легкодоступных и понятных систем как для профессионалов, так и для начинающих пользователей, позволяющая быстро освоить основные принципы работы с базами данных;
· Система имеет полностью русифицированную версию;
· Полная интегрированность с пакетами MS Office: Word, Excel, Power Point, Mail;
· Возможность использования OLE технологии, что позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу данных Access;
· Широко и наглядно представлена справочная система;
· Существует набор «мастеров» по разработке объектов, облегчающий создание таблиц, форм и отчетов
Поддержка COM в Access выражается в возможности использовать элементы управления ActiveX в формах и Web-страницах, созданных с помощью Access. В отличие от Visual FoxPro создание COM-серверов с помощью Access не предполагается.
Иными словами, Microsoft Access может быть использован, с одной стороны, в качестве настольной СУБД и составной части офисного пакета, а с другой стороны, в качестве клиента Microsoft SQL Server, позволяющего осуществлять его администрирование, манипуляцию его данными и создание приложений для этого сервера.
Помимо манипуляции данными Microsoft SQL Server, Access 2000 позволяет также в качестве хранилища данных использовать Microsoft Data Engine (MSDE), представляющий собой по существу настольный сервер баз данных, совместимый с Microsoft SQL Server.
2.2. Работа с базой данных Microsoft Access
Создание пустой базы данных.
Для создания новой базы данных выполните команду Файл/Создать. На экране откроется окно диалога “Создание”, содержащее две вкладки:
“Общие” — позволяет создать новую пустую базу данных;
“Базы данных” — позволяет выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу с помощью мастера.
Для создания новой пустой базы данных перейдите на вкладку “Общие” и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога “Файл новой базы данных” . В данном окне диалога из раскрывающегося списка Папка выберите папку, в которой хотите сохранить создаваемую базу данных, а в поле ввода Имя файла введите имя базы данных. После этого Вы можете создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную Вами базу данных.
При выборе имени базы данных не ограничивайте себя восемью символами, а дайте волю фантазии. Расширение для имени файла указывать не нужно, по умолчанию в поле ввода Тип файла установлен тип “База данных”. После ввода имени создаваемой базы данных нажмите кнопку Создать данного окна диалога. На экране откроется окно базы данных. Оно состоит из шести вкладок, которые пока пусты. В данном окне Вам предстоит создать все объекты, входящие в базу данных. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. В этом окне Вы можете создавать таблицы, хранящие информацию, отчеты, формы, запросы. Все они будут располагаться во вкладках, которые открываются при выборе соответствующего ярлыка.
Создание базы данных с помощью мастера.
Для создания новой базы данных с помощью мастера выполните следующие действия:
Выполните команду Файл [Создать]
В открывшемся окне диалога “Создание” выберите ярлык “Базы данных”. На экране появится список баз данных, предлагаемых мастером. Данный список очень велик и может достигать нескольких десятков различных вариантов, которые могут сразу использоваться или послужат основой для построения других баз данных. Например, “Заказы на работы”, “Счета”, “Контакты”, “Мероприятия”, … и т.п.
Выберите из списка подходящий Вам образец базы данных и запустите на выполнение мастер создания базы данных, нажав кнопку ОК.
В открывшемся окне диалога “Файл новой базы данных” из раскрывающегося списка Папка выберите папку, в которой хотите сохранить создаваемую базу данных, а в поле Имя файла введите ее имя. Затем нажмите кнопку Создать.
В следующем окне диалога мастер сообщает, какую информацию будет содержать создаваемая им база данных. В нижней части этого окна диалога находятся следующие кнопки:
•Отмена — прекращает работу мастера;
•Назад — позволяет вернуться к предыдущему шагу в работе мастера;
•Далее — позволяет перейти к следующему шагу в работе мастера;
•Готово — запускает мастер создания базы данных с выбранными параметрами, причем перед нажатием этой кнопки высвечивается информация, которая будет храниться в базе данных.
Для продолжения работы нажмите кнопку Далее.
Открывшееся окно диалога содержит два списка. Первый из них — список таблиц базы данных, а второй — список полей выбранной таблицы. В этом списке отмечены поля, которые будут включены в таблицу. Обычно отмечены почти все поля таблиц, за исключением полей, которые используются достаточно редко. Устанавливая или снимая флажки для полей, Вы можете выбрать поля таблицы. После того как выбрали поля таблиц, нажмите кнопку Далее.
В следующем окне диалога выберите из предлагаемых образцов вид оформления экрана и нажмите кнопку Далее (при этом на экране Вам предлагается возможность предварительного просмотра видов оформления экранов, которые Вы можете перебирать в правом окне окна диалога).
На следующем шаге работы мастера можно определить вид создаваемых для базы данных отчетов . После выбора подходящего вам вида нажмите кнопку Далее (здесь также Вам предлагается предварительно ознакомиться с возможными вариантами, которые также можно перебирать).
Открывшееся затем окно диалога мастера создания базы данных позволяет задать ее заголовок и рисунок (например, торговый знак фирмы), который будет появляться во всех отчетах. Если Вы решили использовать рисунок, установите флажок Да. В этом случае становится доступна кнопка Рисунок, нажатие на которую открывает окно диалога “Выбор рисунка” для выбора заранее созданного Вами файла с рисунком. Нажмите кнопку Далее для выполнения дальнейших установок.
Нажав кнопку Готово в последнем окне диалога, Вы запускаете мастер на построение базы данных с установленными параметрами. Используя кнопку Назад, Вы можете вернуться на любой из предыдущих шагов и изменить параметры базы данных. Вы можете нажать кнопку Готово в любом окне диалога мастера, отказавшись от дальнейшей установки дополнительных параметров. В этом случае мастер в своей работе использует установки, принимаемые по умолчанию.
После нажатия кнопки Готово мастер переходит к созданию базы данных, состоящей из таблиц с заданными Вами полями, простейших форм ввода и просмотра информации и простейших отчетов. После завершения процесса создания базы данных Вы сразу же можете воспользоваться готовой базой данных: вводить в таблицы данные, просматривать их и распечатывать.
Если варианты предложенных баз данных Вас не устраивают, то Вы можете создать пустую базу данных и добавить в нее таблицы, запросы, формы и отчеты[1].
Итак, Вы приступаете к созданию таблиц базы данных, в которые впоследствии будет вводиться информация. В дальнейшем данные в таблице могут дополняться новыми данными, редактироваться или исключаться из таблицы. Вы можете просматривать данные в таблицах или упорядочивать их по некоторым признакам. Информация, содержащаяся в таблицах, может быть использована для составления отчетов. Кроме того, Вы можете дать графическую интерпретацию информации, содержащейся в базе данных. С решением этих задач Вы познакомитесь в последующих главах.
Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных. Рассмотрим последовательность Ваших действий при создании таблицы в новой базе данных:
Откройте окно созданной Вами базы данных и перейдите на вкладку “Таблицы”.
Нажмите кнопку Создать в окне базы данных.
Откроется окно диалога “Новая таблица”, в правой части которого находится список вариантов дальнейшей работы:
Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;
Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;
Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;
Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;