Microsoft Access. СУБД (Система Управления Базами Данных) довольно редко используется.С нею сталкиваются студенты и учащиеся различных учебных заведений, изучая эту СУБД в рамках различных дисциплин: информатика, основы информационных технологий и т.д.Редко встречается данная СУБД и в различных организациях как средство автоматизации некоторых бизнес-процессов, в основном в небольших фирмах и у индивидуальных предпринимателей .На ПК пользователя СУБД нужна лишь для знакомства с базами данных или обучения. В основном все предпочитают для систематизации некой информации в табличном виде MS Excel, а для поиска информации в этих таблицах клавиши Ctrl+F .
Microsoft Publisher. Интересная программа, появившаяся в пакете MS Office, начиная с версии MS Office 2003. Пользователь мало знаком с этой программой и предпочитает создавать небольшие публикации (бланки, приглашения, объявления, резюме и т.д.) в Microsoft Word. Профессионалы для создания более сложных публикаций используют другие программы, например, CorelDRAW, Adobe Acrobat.
Ну а те ,у кого есть пиратский диск с MS Office 2007 в дополнение к вышеперечисленным программам присутствуют MS InfoPatch, MS OneNote, MS Groove. Коротко рассмотрим, чем полезны данные программы пользователю.
MS InfoPatch. Средство создания различных форм. Пользователю мало знакомо и если используется им, то только на работе.
MS OneNote. Записная книжка+органайзер+ежедневник. Эта программа весьма полезна , но, к ней редко обращаются . Одной из основных причин слабого знакомства пользователей являются мнимые сложности при освоении новой программы.
Тема 4. Организация и проектирование компьютерных информационных систем.
Вопрос1. Методология проектирования информационных технологий управления.
Создание автоматизированных информационных технологий управления представляет собой эволюционный процесс. Именно поэтому информационные технологии обычно разрабатывают и вводят в эксплуатацию по этапам с добавлением новых функций и задач к ранее введенным. На всех этапах должна соблюдаться целостность системы, обеспечиваться взаимосвязь между отдельными частями, в том числе вводимыми в эксплуатацию в разное время.
В соответствии с методологией системного анализа изучение любой системы начинают с выявления глобальной, или общей цели исследуемой системы. Общая цель системы определяется ее назначением (миссией). Для промышленного предприятия — это производство продукции определенной номенклатуры, для транспортной организации — перемещение грузов заданного характера, для высшего учебного заведения — выпуск специалистов установленного профиля и т. п. Назначение системы определяет ее основную функцию. Возможно наличие у системы нескольких функций, причем некоторые из них по значению близки к основной. Например, транспортная организация наряду с перевозкой грузов может перевозить людей, как для собственных нужд, так и для других организаций. При изучении системы следует выявить все выполняемые ею функции, установить их приоритет и взаимосвязи между ними.
Получив общее представление о деятельности предприятия, движении материальных и информационных потоков, переходят к выявлению и формализации цели и критериев эффективности управления. Надо определить, являются ли удовлетворительными достигнутые значения показателей, характеризующих работу предприятия — прибыли, рентабельности, фондоотдачи, выполнения договорных обязательств, себестоимости продукции и др. В результате изучения предприятия в целом формулируют цели, критерии эффективности функционирования и развития предприятия, существующие ограничения.
Важным этапом системного анализа является структуризация системы — локализация ее границ и выделение структурных составных частей. Для предприятия или организации это легче всего сделать с использованием штатного расписания, где указаны все работающие с разбивкой по подразделениям. Наиболее эффективным путем изучения процесса функционирования предприятия, технологии его деятельности для производственных систем является анализ движения материальных потоков, для непроизводственных систем — выявление последовательности операций по обработке входных заявок, документов, запросов потребителей и т. п.
Активно развивающаяся в последние годы математическая теория сложных систем оперирует двумя основными аспектами сложности — структурной и динамической. Структурная сложность предполагает многообразие компонентов, их вертикальную и горизонтальную связанность, взаимодействие между различными компонентами системы. Динамическая сложность характеризует траекторию изменяющейся системы или развивающегося процесса.
Выделенную по определенному признаку часть системы называют подсистемой. Совокупность действий, направленную на достижение определенной цели, называют функцией управления. Выполнение АИТУ функций, осуществляемое на действующем объекте управления и обеспечивающее достижение заданных целей, называют функционированием автоматизированной информационной технологии управления .
Развитие автоматизации управления происходило по пути создания функциональных подсистем, аналогично функциональным подразделениям административно-организационного управления. Этим определяется и структура системы и состав решаемых в подсистемах задач. Этот подход к структуризации системы называется традиционным. В настоящее время наметился переход к принципиально иному подходу, когда в основу построения подсистем положена структура технологического процесса, для которого создается система управления.
Вопрос2. Принципы разработки информационных технологий управления.
Эффективное внедрение в практику управления принципа распределенной обработки данных может быть осуществлено лишь на основе определенного понимания технологии самого управления. При этом программно-технические средства обеспечения РОД должны быть достаточно устойчивыми относительно изменения структуры и функций органов управления.
Система органов управления административными территориальными социально-экономическими объектами, и другими системами организационного управления , имеет ряд специфических характеристик и в обобщенном виде может быть представлена как некоторое "учреждение" по обработке информации. В таком органе выделяются три иерархические структуры
-руководство организации(лицо, принимающее решение )
руководитель функциональных служб, главные специалисты;
технические работники служб.
Для каждой из этих структур характерны свои классы решаемых задач, функции, методы обработки и представление данных
Исходя из анализа характеристик представленных структур и используя общесистемное понятие автоматизированной информационной технологии, можно предложить структуру автоматизированной информационной технологии организационного управления. Сложность методов обработки информации (в том числе использование математических моделей) и уровня ее представления, необходимость встраивания элементов в работу конечного пользователя предопределяет включение в информационную технологию экспертных систем моделирования и принятия решений.
Вопрос3. Основные этапы эволюции информационных технологий управления.
Каждая организация проходит свой путь освоения ИТ. Но в этих процессах много общего. Для того чтобы лучше представлять обычную последовательность развития ИТ на фирме, полезно знать основные этапы эволюции применения ИТ самыми «продвинутыми» фирмами развитых стран (табл.). Любые схемы имеют определенный элемент условности, но на каждом предприятии в том или ином виде происходит схожая эволюция использования ИТ.
Таблица
Этапы эволюции ИТ у «продвинутых» лидеров западного бизнеса
| Период | Основная цель использования ИТ | Основной вид информационных систем | Основная цель |
| 1950-1960 | Упорядочение потока бумажной документации | Обработка расчетных документов | Повышение скорости обработки и уменьшение ошибок |
| 1960-1970 | Поддержка решения основных задач | Информационные системы управления | Ускорение процесса документооборота |
| 1970-1980 | Управленческий контроль | Системы поддержки принятия решений топ-менеджерами | Подготовка рациональных решений |
| 1980 — настоящее время | Информационно-стратегические конкурентные преимущества | Стратегические информационные системы | Обеспечение выживания и процветания организации |
Разумеется, на практике переход с этапа на этап обычно осуществляется постепенно, путем освоения новых аспектов применения ИТ. Самое главное — определить, на какой стадии сегодня находится ваш бизнес, что соответствует возможностям именно вашего персонала. Сфера рациональных решений находится между отставанием от обще рыночных тенденций повышения эффективности с помощью ИТ и необоснованными затратами всех ресурсов на «продвинутые» решения, не соответствующие реалиям вашего бизнеса. Всегда полезно задуматься: может быть, лучше не торопиться и дать возможность компании освоиться на одном этапе информационной поддержки и лишь затем переходить к следующему. При этом целесообразно осуществлять тактические преобразования, не упуская из виду стратегические задачи в данной сфере.
Вопрос4. Понятие программного продукта. Фазы жизненного цикла программного продукта.
Под программным продуктом понимается программа, которую независимо от ее разработчиков можно использовать в предусмотренных целях на разных компьютерах, если только они удовлетворяют ее системным требованиям. Разумеется, сформулированное сейчас определение верно не только для отдельной программы, но и для программного комплекса. При этом, когда мы говорим о возможности использования, то имеем в виду сразу несколько обстоятельств: