Содержание
| Введение |
| Глава 1. Современные электронные системы управления и работы с документами |
| 1.1. Управление и работа с документами |
| 1.2. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ |
| 1.3. Современные универсальные информационные технологии для совершенствования ДОУ |
| 1.4. Комплексный подход к внедрению ИТ |
| 1.5. Характеристика систем электронного управления документами (ЭУД) |
| 1.5.1. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами) |
| 1.5.2. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД |
| 1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД |
| 1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) |
| Глава 2. Выбор автоматизированной системы |
| 2.1. Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ |
| 2.2. Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства |
| 2.3. Общая характеристика систем |
| 2.3.1.Краткие характеристики системы «CompanyMedia» |
| 2.3.2. Краткие характеристики системы «БОСС-Референт» |
| 2.3.3. Краткие характеристики системы «OptimaWorkflow» |
| 2.3.4. Краткие характеристики системы « Documentum» |
| 2.3.5. Краткие характеристики системы «Landocs» |
| 2.3.6. Краткие характеристики системы «Дело» |
| 2.3.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот |
| 2.4. Последние разработки на российском рынке систем автоматизации документооборота |
| 2.4.1. АС «DocFlow 2006» |
| 2.4.2. АС «Летограф» |
| 2.4.3. АС «ДЕЛО – Старт» |
| Глава 3. Модель электронного документооборота |
| 3.1. Защищенность электронного документооборота |
| 3.2. Работа с внешней и исходящей документацией |
| Заключение |
| Литература |
| Приложения |
Введение
В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.
Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия [www.businessdoc.ru]. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.
В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.
Наибольших успехов в освоении этих областей достигли к.т.н. В.Э. Баласанян [2002;2003], директор ВНИИДАД М. В. Ларин [2001; 2002; 2003], к.т.н. М.П. Бобылева [2001; 2002; 2003], доцент РГГУ Г.Ю. Максимович совместно с доцентом кафедры общей информатики РГГУ В.И. Берестовой [2005 (а); 2005 (б); 2005 (в)], а также такие компании-производители систем автоматизации делопроизводства и документооборота, как ЗАО «Бизнес-Школа Интел-Синтез», ЗАО «Электронные офисные системы», компания «DigitalDesign», компания «CognitiveTechnologies». Теория электронных документов разрабатывалась такими зарубежными исследователями, как М. Бакленд [1994], Л. Дюранти [1997; 2001], Дж. Ротенберг [1999], К. Тибодо [1995], и другие, а также отечественными исследователями К.Б. Гельманом-Виноградовым [1992(а); 1992(б); 2005(а); 2005(б)], К.Г. Митяевым [1960; 1961; 1963], Е.А. Плешкевичем [2005(а); 2005(б); 2005(в)], В.И. Тихоновым, И.Ф. Юшиным [1999] и другими.
Целью данной дипломной работы является создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;
- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;
- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
- решение проблемы предприятия, нуждающейся в централизованной работе с документами в территориально-распределенных филиалах посредством внедрения корпоративного электронного документооборота;
- внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках данного предприятия.
Объектом работы является модель предприятия, в рамках которой реализуется процесс внедрения электронного документооборота.
Предметом данной дипломной работы являются процессы, работы, осуществляемые в ходе выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией, разработки модели предприятия и внедрения в нее данной системы.
Задачи исследования решаются на базе предприятия ЗАО «BonaFide»-Волгоград. Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.
В качестве основных методов при написании работы применялись методы системного и структурно-функционального анализа, сравнение, анализ и синтез, моделирование.
Научная новизна дипломной работысостоит в разработке критериев выбора эффективной автоматизированной системы на основе обобщения существующих теоретических и практических материалов. С учетом практической деятельности на конкретном предприятии предложена модель электронного документооборота, позволяющего максимально оптимизировать работу с документами и, соответственно, саму управленческую деятельность предприятия.
Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.
На защиту выносятся следующие положения:
1. При реализации электронного документооборота на ЗАО «BonaFide» необходимо учитывать комплекс аспектов работы с документами, поскольку подобная организация электронного документооборота позволяет решить компании весь спектр задач повседневной работы сотрудников офиса; полностью обеспечить защиту документооборота; увеличить рациональное использование человеческих ресурсов; верно выстроить модель управления на данном предприятии, достигая поставленных задач.
2. Наиболее приемлемой для ЗАО «BonaFide» является автоматизированная система «ЕВФРАТ-Документооборот» как наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота на технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств.
3. Движение электронных документов, как и канонических форм документов, представляет собой два документопотока - внутренний и внешний, каждый из которых имеет свою последовательность.
4. Наиболее важными элементами электронного документооборота являются его безопасность, архивное хранение документов и организация работы с ЭЦП, которые обеспечивают эффективное функционирование корпоративной системы электронного документооборота на предприятии.