Более подробно про системы электронного документа и способах их внедрения будет рассказано далее в главе 2.
1.5.3. Предлагаемое решение внедрения корпоративной СЭУД
Для проведения анализа использования и внедрения автоматизированных технологий в области управления документами целесообразно разделить все структурные подразделения организации на функциональные группы (например):
• административные подразделения;
• эксплуатационно-технические подразделения;
• социально-бытовые подразделения.
Затем выделим основные автоматизированные функциональные системы и подсистемы, которые свойственны группам структурных подразделений.
Административные подразделения:
• функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды, автоматизирующие базовые бизнес-процессы и обеспечивающие поддержку функций управления ими;
· система автоматизации делопроизводства (Управления делами);
· автоматизированная система подготовки финансовой и бухгалтерской документации (ПФУ. Бухгалтерия);
• автоматизированная система по учету кадров (Управление кадрами);
· система электронного документооборота, электронного согласования и визирования документов и другие.
Эксплуатационно-технические подразделения:
· функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды;
• автоматизированная система для службы главного инженера;
• автоматизированная система для службы главного энергетика;
• автоматизированная система для службы главного механика;
• общекорпоративная система электронного управления документами.
Социально-бытовые подразделения:
• функциональные автоматизированные подсистемы как элементы единой информационной среды;
· общекорпоративная система электронного управления документами.
Базовая программная платформа.
В качестве базовой программной платформы мы предлагаем выбрать IBMLotusNotes/Domino.Это решение обусловлено следующими причинами.
1.Минимизация совокупной стоимости владения программным обеспечением, то есть наличие уже имеющихся лицензий на IBMLotus
Notes/Domino, сокращает затраты на приобретение программных средств и платформ.
2.В организации в настоящий момент используются прикладные автоматизированные информационные системы, реализованные на
платформе IBMLotusNotes/Domino.
3.Организация имеет территориально распределенную структуру, следовательно, необходима такая программная платформа, которая эффективно функционировала бы в распределенной корпоративной информационной среде.
Базовая архитектура решения.
Архитектура общекорпоративной системы электронного управления документами включает:
-ядро системы;
-множество функциональных подсистем (см. рис. 1).
Программные платформы.
Платформа ядра общекорпоративной системы электронного управления документами - IBMLotusNotes/Domino.
Функциональные подсистемы общекорпоративной системы электронного управления документами могут быть реализованы на любой платформе, поддерживающей реляционные и документоориентированные базы данных.
Предполагаемые этапы выполнения работ.
Этап 1. Аналитический (анализ требований)
Основные задачи этапа:
1. Формирование рабочей группы, которая будет выполнять функции координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.
2. Провести анализ функциональных связей между структурными подразделениями организации и построить функциональные модели процессов (стандарт IDEF0).
3. Провести анализ информационных связей между структурными подразделениями организации и построить модели информационных процессов.
4. Определить и описать регламент работы с документами с целью распределения прав доступа (формирование политики безопасности).
5. Провести анализ документопотока с целью возможности применения механизма электронного согласования и визирования документов (см. таблицу 4).
Таблица 4.
Примерная таблица работ
| № | Задачи | Сроки исполнения | Результат | Исполнители |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Этап 2. Проектно-технологический
Основные задачи этапа:
1. Выбор и приобретение программных средств для ядра системы.
2. Проектирование архитектуры системы: ядра и функциональных компонентов.
3. Разработка технического задания на процесс внедрения системы.
4. Разработка программы и методики опытной эксплуатации.
5. Разработка программы и методики приемочных испытаний.
Этап 3. Внедрение системы
Основные задачи этапа:
1. Проведение опытной эксплуатации.
2. Доработка программной и эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации.
3. Проведение приемочных испытаний.
1.6.Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)
Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения – системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий [Баласанян 2002: 47].
Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:
- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами;
- объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
- использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;
- обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов.
Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.
Глава 2.
2.1 . Выбор эффективной автоматизированной системы ДОУ
Как было сказано уже выше, использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и распространению применения элементов электронного документооборота, поэтому к выбору такой системы нужно подходить очень серьезно, исследуя весь рынок программных продуктов.
В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документационного обеспечения управления. На сегодняшний момент можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков:
· российские системы, в основе которых лежит LotusDomino/Notes: «CompanyMedia» - ИнтерТраст, «OfficeMedia» – Интертраст, «Босс-Референт» - АйТи, «Золушка НТЦ» –ИРМ, «Эксадо Интерпроком» – ЛАН;
· полностью российские разработки: «1С:Архив» – 1С, «LanDocs» - Ланит, «Optima-Workflow» – Optima, «Дело» - ЭОС, «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies, «Documentum» - Документум Сервисиз.
Для них используются разнообразные обозначения: система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления документами, система электронного документооборота и так далее.
В специализированной литературе предлагается несколько подходов к проблеме выбора автоматизированной системы ДОУ (АСДОУ) [Сборец 2004: 48-56; Саблин 2004: 6; Бобылева 2002: 27-33; Сысоева 2003: 29-33]. С учетом предлагаемых вариантов рекомендуется поэтапно проанализировать все предлагаемые системы, принимая во внимание потребности организации в автоматизации отдельных участков документооборота, как по качеству работы системы, так и по финансовым критериям.
Прежде всего, как было сказано в предыдущей главе, автоматизированная технология нужна организации для учета и контроля работы с документами, а также организации их архивного хранения. Вопросы учета и хранения самым детальным образом проработаны в отечественной науке и практике документоведения и архивного дела. Поэтому естественным и самым эффективным решением является использование готовой системы автоматизации делопроизводства и архивного дела в соответствии с отечественными нормативами и сложившейся практикой.