Модель электронного документооборота на примере ЗАО Bona Fide (стр. 12 из 17)
Развивая принципы электронного документооборота, новая версия системы «Кодекс» учитывает и традиции документооборота бумажного. Так, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирование» позволяет значительно ускорить процесс обработки входящей бумажной корреспонденции. Каждый регистрируемый документ получает штрих-код и сканируется, а его электронная копия сохраняется в базе данных «Системы подготовки документов». Штрих-код, нанесенный на документ, позволяет мгновенно найти документ с помощью сканера штрих кодов в базе данных.
В числе новых решений, предлагаемых новой версией системы «Кодекс: Документооборот», разработчики также называют мощный генератор отчетов, ориентированный на представление данных в пакете MicrosoftOffice и позволяющий пользователю по определенным критериям поиска сформировать отчет, не обладая специальными навыками в области программных технологий [www.docflow.ru]. Работая с консолидированными данными, пользователь сможет производить группировки сведений, строить линейные таблицы, подотчеты, кросс таблицы, избегая рутинных и сложных операций.
Наряду с новой архитектурой системы «Кодекс: Документооборот», особо отмечались возможности ее масштабирования и динамической настройки интерфейса, позволяющие самостоятельно расширять функциональность подсистем, а также, в зависимости от специфики деятельности пользователя, вводить новые атрибуты и классификаторы документов, скрывать редко используемые атрибуты, включать новые элементы дизайна.
2.4.2. АС «Летограф»
«ЛЕТОГРАФ» провела интеграцию своей системы управления документами и бизнес-процессами с ABBYYRecognitionServer, первым серверным продуктом для распознавания документов.
ABBYYRecognitionServer, интегрированный в универсальную многофункциональную систему управления документами и бизнес-процессами ЛЕТОГРАФ, позволяет:
· автоматизировать конвертирование в/из формата PDF и распознавание документов, составленных на разных языках;
· быстро и качественно обрабатывать массивы изображений;
· сохранять документы в различных форматах;
· масштабировать файлы в промышленных количествах.
ABBYYRecognitionServer наряду с другими продуктами ABBYY, интегрированными в систему «ЛЕТОГРАФ», позволит заказчику улучшить управление информацией. В частности, могут быть существенно сокращены временные и ресурсные затраты на обработку, распознавание и конвертирование больших объемов информации, перевод документов из бумажного архива в электронный вид.
На данном этапе стратегия компании «ЛЕТОГРАФ» ориентирована не только на экспансию на российском рынке систем электронного документооборота (СЭД). Планируется активно вести работу и с зарубежными заказчиками. Интеграция ABBYYRecognitionServerи системы «ЛЕТОГРАФ» позволяет предложить пользователям систему нового поколения, многофункциональную, гибкую и надежную.
Система «ЛЕТОГРАФ» является первым в мире и единственным на сегодня решением со встроенным серверным приложением ABBYYRecognitionServer [www.letograf.ru].
2.4.3. АС «ДЕЛО – Старт»
Компания «Электронные офисные системы» разработала новую однопользовательскую версию системы «ДЕЛО»- «ДЕЛО-Старт», поставляемую с СУБД Microsoft® Data Engine (MSDE).
Система «ДЕЛО-Старт» - это полноценная система автоматизации делопроизводства, отвечающая всем отечественным нормативным требованиям, предназначенная для автоматизации делопроизводства в небольших организациях.
Система «ДЕЛО-Старт»обеспечивает поддержку всех основныхделопроизводственных функций:
· регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
· ввод резолюций руководства;
· контроль исполнения;
· отметку отправки документов внешнему корреспонденту;
· формирование оперативных сводок и стандартных отчетов.
Система «ДЕЛО-Старт»легко устанавливается, предъявляет минимальные требования к компьютеру пользователя, не требует наличия предустановленной СУБД. Ограничения системы по отношению к другим версиям компании:
· один пользователь - одно рабочее место;
· отсутствие функций электронного обмена документами с внешними корреспондентами;
· отсутствие журнала передачи экземпляров бумажных документов и ряда связанных с этим функций.
Система «ДЕЛО-Старт»полностью совместима по данным и интерфейсу с другими версиями семейства [www.eos.ru].
Выводы
Подведем итог нашего исследования, в ходе которого было установлено, что при выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.
Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система «ЕВФРАТ-Документооборот», разработка компании CognitiveTechnologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.
Кратко об исследовании
Данное исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «Documentum», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.
Глава 3.
Модель электронного документооборота
Основываясь на вышеперечисленных характеристиках автоматизированных систем, на практике внедрения, стоимости и функциональности, в своей описательной модели мы решили остановиться на АС «Евфрат-Документооборот». На наш взгляд, это наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота предприятия на высокий технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств. Таким образом, отличительными чертами АС «ЕВФРАТ-Документооборот» перед вышеописанными программами являются следующие.
· Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
· Организация современной технологии делопроизводственного процесса на основании действующих стандартов и нормативов.
· Более наглядный и удобный интерфейс системы.
· Более простой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполнении основных функций системы (регистрация документа, поиск).
· Создание единого информационного пространства предприятия.
· Обеспечение надежности учета и хранения документов.
· Организация эффективной защиты информации.
· Гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.
· Возможность работы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерных технологий.
· Отсутствие особых условий установки и эксплуатации, а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.
Базой для создания модели электронного документооборота будет являться реально существующая коммерческая организация ЗАО «BonaFide»-Волгоград, которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: Бухгалтерия, Секретариат, Юридический и Аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве (ЗАО «BonaFide»-Москва). В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор.
Схема 1. Структура организации
Юрист 1 Юрист 2 Аудитор 1 Аудитор 2Юрист 3 Аудитор 3
Таким образом, в документационном обмене задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.