Дело - система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (стр. 1 из 4)
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: «Корпоративные информационные системы и эффективность информационных систем»
На тему: «ДЕЛО» - СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ВВЕДЕНИЕ
Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.
Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Обладает «Сертификатом Наивысшего Качества».
1. Общие сведения о системе «ДЕЛО»
Система «ДЕЛО» – тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.
· Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
· Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)
· Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
· Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
· Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
· Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
· Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.
2. Преимущества
Для руководителей различных уровней:
· быстрый поиск документов;
· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
· сокращение сроков подготовки и согласования документов;
· удобная работа над проектами документов;
· получение сводных отчетов и журналов;
· возможность делегирования полномочий.
Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:
· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
· отслеживание хода исполнения резолюций;
· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
· формирование отчетности.
3. Основные функции системы "Дело"
Основные функции
Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа с входящими и исходящими документами
· Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
· Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
· Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
· Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
· Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
· Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.
· Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.
Работа с внутренними документами организации
· Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
o создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;
o изменение проекта с хранением предыдущих версий;
o согласование и утверждение проекта документа;
o регистрация документа, созданного на основе проекта.
· Формирование поручений по документам;
· Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами.
· Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
· Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера - возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.
· Управление доступом к документам.
· Создание и хранение шаблонов документов.
Обеспечение информационной безопасности
· Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
· Протоколирование действий пользователей.
· Использование методов криптографической защиты информации - ЭЦП и шифрование.
Возможности «ДЕЛО-WEB»
Возможности работы через Web стали максимально приближены к функционалу системы «ДЕЛО» в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала - при наличии Web-доступа - становятся равноправными участниками документооборота всего предприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, имеют возможность участвовать в принятии, исполнении и контроле решений.
· Регистрация документов с автоматическим заполнением некоторых полей РК;
· Регистрация связанных документов;
· Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;
· Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения
· Согласование и подписание проектов документов
· Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП.
· Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;
· Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.
4. Опция "ЭЦП и шифрование"
В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.
Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются в электронном виде. Входящие документы зачастую также переводятся в электронную форму средствами сканирования и распознавания текста, либо поступают уже в электронном виде.
Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме этого, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонале.
Применение электронного представления документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).
В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяет личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.
Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП на файл документа, удостоверяя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящими и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждении, регистрации и отправке документа адресату.
Для использования электронной цифровой подписи в системе «ДЕЛО» предусмотрена специальная опция «ЭЦП и шифрование».
Опция позволяет подписывать цифровым способом документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования, визирования и утверждения документов.
Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях - кто и когда подписал данный документ, а также может проверить подлинность каждой подписи и убедиться, что после подписания документ не был отредактирован. Процедура проверки цифровой подписи предельно проста – достаточно один раз «щелкнуть» мышкой.
Опция "ЭЦП и шифрование" также предоставляет возможность подписывать и шифровать документы, отправляемые по электронной почте внешним адресатам: филиалам, дочерним организациям, клиентам или партнерам. Шифрование сообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения, искажения либо подмены.