· около 15% всех документов безвозвратно теряется;
· до 30% рабочего времени сотрудников затрачивается на поиски необходимых материалов;
· для каждого документа создается в среднем 19 его копий.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» создает принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами:
| Не автоматизированная технология | Автоматизированная технология |
| ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта) | автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам |
| ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров | автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов |
| ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения | автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту |
| размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям | автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети |
| ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу, которая часто не выполняется ввиду халатности сотрудников | автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети |
| многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений | однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений |
| ручной поиск документов и сбор сведений об их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений | автоматизированный сквозной поиск по всем картотекам с учетом прав доступа |
| почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров | автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии |
«ДЕЛО-Предприятие» предназначено не только для делопроизводственных служб (секретариатов, канцелярий, общих отделов, экспедиций и т. д.). Система также автоматизирует деятельность непосредственных участников документооборота: руководителей, специалистов – то есть всех сотрудников организации, работающих с документами.
«ДЕЛО» соответствует всем требованиям, предъявляемым как к современным системам электронного документооборота, так и к системам автоматизации классического делопроизводства.
Поддерживая полноценное делопроизводство бумажных и полностью электронных документов, «ДЕЛО-Предприятие» позволяет реализовать в организации систему смешанного, бумажно-электронного документооборота. Система предоставляет уникальную возможность создания высокоэффективного безбумажного делопроизводства в особо загруженных участках управленческой деятельности с сохранением на отдельных участках полноценного бумажного документооборота. Это позволяет плавно перейти к современным технологиям управления, без риска возникновения сбоев в модернизируемой системе документационного обеспечения управления.
Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота создана в результате обобщения многолетнего опыта разработки и эксплуатации десятков подобных систем в крупнейших учреждениях бывшего СССР и России. Поэтому она полностью соответствует требованиям действующих делопроизводственных стандартов, а также поддерживает правила (в том числе неформализованные) и приемы, используемые в делопроизводственной практике отечественных предприятий и учреждений.
В системе «ДЕЛО-Предприятие» пользователем может быть как непосредственно указанное в документах должностное лицо, так и другой работник учреждения, которому делегированы соответствующие полномочия.
7. Системы семейства «ДЕЛО»
Системы семейства «ДЕЛО» масштабируемы, они поддерживают централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации делопроизводства:
· «ДЕЛО-Секретарь» можно установить на одном компьютере и тем самым обеспечивать централизованную регистрацию и контроль исполнения документов.
· «ДЕЛО-Предприятие» поддерживает многопользовательский режим и обеспечивает централизованное управление единым делопроизводственным процессом.
· Если в учреждении существуют подразделения с самостоятельным делопроизводством, то «ДЕЛО-Предприятие» поддерживает взаимодействующие делопроизводственные процессы этих подразделений.
Также масштабирование системы обеспечено применением следующих технологий:
| Работа в Интернет / Интранет сетях | Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс. Он обеспечивает простой и эффективный доступ к документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. |
| Распределенный электронный документооборот | Система позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически правомочными электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все нормы отечественного делопроизводства. Конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными криптосредствами. |
| Поддержка больших массивов документов | Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими количествами документами. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД. |
«ДЕЛО» - открытая система. Она интегрируется с любыми Windows-приложениями через входящий в поставку системы открытый API-интерфейс.
API предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами. Такие программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика, если требуется расширение потребительских свойств системы, например:
· для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
· для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
· для доступа к данным системы через INTERNET (INTRANET);
· для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.
«ДЕЛО» тесно интегрировано с пакетом MS Office, что позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы. Также в системе уже реализована интеграция со следующими продуктами компании ЭОС:
| Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» | «АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это многопользовательская подсистема, предназначенная для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных документов. Программы интегрированы в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов. |
| Система «КАДРЫ» | Программная система «КАДРЫ», предназначена для автоматизированного ведения кадрового учета предприятий и учреждений. Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т. д. |
Система "ДЕЛО-Старт" в качестве СУБД использует MSDE (Microsoft Data Engine).
| Функция | ДЕЛО-Предприятие | ДЕЛО-Секретарь* | ДЕЛО-Старт |
| Распределенная обработка документов в сети | + | - | - |
| Распределение прав доступа к различным документам и функциям системы | + | - | - |
| Ведение нескольких картотек документов | + | - | - |
| Работа с проектами документов | + | - | - |
| Интеграция с подсистемой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» | + | - | - |
| Возможность взаимодействия с криптосервером | + | - | - |
| Регистрация документов | + | + | + |
| Ввод резолюций к документам | + | + | + |
| Распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: Поступившие, На исполнении, На контроле и др. | + | Открыта только папка На контроле» | - |
| Контроль исполнения документов** | + | + | +только в поиске |
| Многокритериальный поиск документов | + | + | + |
| Формирование стандартных отчетов | + | + | + |
| Обмен документами по электронной почте | + | + | - |
| Списание документов в дело | + | + | - |
| Отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов | + | + | - |
| Ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов | + | + | - |
| Редактирование шаблонов выходных печатных форм | + | + | - |
| Ведение реестров внешней рассылки документов | + | - | - |
* - В качестве СУБД используется MSDE (Microsoft Data Engine), которая входит в комплект поставки.