ERP системы планирования ресурсов предприятия.
Изначально термин ERP применялся к системам планирования загруженности производственных мощностей. Несмотря на то, что термин ERP возник в производственной сфере, сегодня он имеет более широкую область применения. Современные ERP-системы обеспечивают выполнение всех основных функций предприятия, независимо от его рода деятельности или устава. В настоящее время ERP-системы применяются как в коммерческих, так и некоммерческих структурах, в правительственных и неправительственных организациях.
Системы планирования ресурсов предприятия - ERP ( ERP, Enterprise Resource Planning ) - служат для интеграции всех данных и процессов организации в единую систему. Для этого типичная ERP-система использует множество различных программных и аппаратных компонентов. Ключевым компонентом большинства ERP-систем является единая база данных, хранящая в себе данные различных системных модулей.
Системами уровня ERP называют пакеты программ, обеспечивающие функциональность, которая обычно выполняется двумя или более системами. Формально, программный пакет, включающий одновременно и расчет заработной платы и ведение учета (например, QuickBooks), считается системой класса ERP.
Но чаще этот термин обозначает более крупные и универсальные программы. Внедрение ERP-системы, чтобы заменить два или более независимых приложения, устраняет необходимость во внешних интерфейсах между системами и дает дополнительные преимущества: от стандартизации бизнес-процессов и более дешевого обслуживания до упрощения и улучшения отчетности, поскольку все данные хранятся в единой базе данных.
Общее представление о ERP
Ключевая особенность ERP-системы состоит в интеграции данных из всех аспектов деятельности организации. Для этого используется единая база данных и многочисленные программные модули, обеспечивающие выполнение различных бизнес-функций предприятия.
Руководство некоторых организаций, как правило тех, которые располагают квалифицированными ИТ-специалистами, предпочитает внедрять лишь элементы ERP-системы и разрабатывать внешний интерфейс к другим ERP-системам или независимым приложениям, которые применяются на предприятии. Например, системы управления персоналом (HRMS) и финансами (Financials) от одного поставщика могут восприниматься лучше, чем HRMS-решение другого. В свою очередь, системы последнего для управления производством и связями с заказчиками (CRM) могут считаться лучше, чем эквиваленты от другого поставщика. В данном случае руководство организации может признать необходимость внедрения ERP-системы, но приобрести систему для управления персоналом от одного поставщика, финансовые модули от второго, а остальное ПО еще от других ИТ поставщиков.
В сфере торговли руководство даже среднего предприятия согласится скорее отдельно приобрести программу для кассовых терминалов и программу для финансового учета, чем целый набор специализированных приложений для управления кадрами, складами, сбытом и транспортировкой.
В идеале, единая база данных ERP-системы содержит все данные программных модулей:
Производство.
Управление подготовкой и обеспечением производстводственных процессов, управление спецификациями материалов, календарное планирование, управление мощностями, управление последовательностью операций, управление качеством, управление затратами, производственный процесс, производственные проекты, управление производственным потоком
Управление поставками
Учет наличия товаров, ввод заказа, управление закупками, выбор конфигурации изделий, планирование цепочек поставок, расписание поставок, технический контроль, обработка претензий, расчет комиссионных
Финансы
Главная книга, управление наличными средствами, расчеты с кредиторами и дебиторами, учет основных средств
Проекты
Калькуляция затрат, выставление счетов, временные и материальные затраты, организация работ
Трудовые ресурсы
Управление трудовыми ресурсами, начисление заработной платы, обучение, учет отработанных часов, поощрения
Управление сбытом, и связями с клиентами/заказчиками
Сбыт и маркетинг, комиссии, гарантийное обслуживание, поддержка контактов с клиентами и справочная служба
Информационное хранилище
Различные интерфейсы самообслуживания для заказчиков, поставщиков и сотрудников. Возможность удаленной работы. Вопросы безопасности, актуальности и достоверности данных.
Термин «планирование ресурсов предприятия» (ERP) произошел от словосочетания «планирование ресурсов производства» (MRP II), ранее звучавшего как «планирование материальных потребностей» (MRP). MRP перешло в ERP, когда маршрутизация (routings) стала основной частью архитектуры ПО, а планирование загрузки производственных мощностей стало его стандартной функцией. ERP-системы обычно управляют производством, транспортировкой, распространением товаров, учетом наличия товаров, отгрузкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учетом предприятия. Программное обеспечение класса ERP помогает контролировать многие виды экономической деятельности, включая продажи, маркетинг, доставку, составление накладных, производство, учет наличия товаров, контроль качества и управление трудовыми ресурсами.
ERP-системы часто ошибочно называют внутренними (back-office) системами, указывая на то, что заказчики и широкая публика с ними напрямую не взаимодействуют. Им противопоставляются внешние (front-office) системы типа систем управления связями с заказчиками, с которыми заказчики работают напрямую или системы электронного бизнеса (eBusiness), такие как электронная коммерция (eCommerce), электронное правительство (eGovernment), электронные телекоммуникации (eTelecom) и электронные финансы (eFinance), а также системы управления связями с поставщиками (SRM).
ERP-системы выполняют множество функций в масштабе предприятия. Все функциональные подразделения сфер управления или производства интегрируются в единую систему. Кроме производства, управления складами, логистики и информационных технологий эта система должна включать бухгалтерский учет, организацию трудовых ресурсов, маркетинг и стратегическое управление.
ERP II обозначает открытую ERP-архитектуру, состоящую из компонентов. Первоначально монолитные ERP-системы становятся компонентно-ориентированными.
Пакет программ масштаба предприятия (EAS) – это новое название для некогда разработанных ERP-систем, включающих почти все сегменты бизнеса и использующих обычные интернет-браузеры в качестве тонких клиентов.
До появления ERP
До создания концепции ERP-систем, требовались отдельные компьютерные системы для каждого подразделения внутри организации: для отдела кадров (Human Resources, HR), отдела заработной платы (Payroll, PR) и отдела финансов (Financials).
Компьютерная система для отдела кадров (часто именуемая HRMS или HRIS) обычно содержит информацию о подразделениях, штатном расписании, и персональные данные сотрудников. В отделе заработной платы рассчитывается зарплата и хранится информация о ней. В отделе финансов хранятся данные по финансовым операциям организации.
Системы взаимодействовали, опираясь на набор общих данных. Чтобы отправить данные по зарплате из системы отдела кадров в систему отдела зарплаты, было необходимо наличие утвержденного и неизменного номера для каждого сотрудника, позволяющего точно идентифицировать его.
Системе отдела финансов не требуются данные о сотрудниках – только информация о выплатах, производимых отделом зарплаты, таких как налоги, пособия работающим по найму и т.д. Это создавало проблемы. Например, сотрудник, не имеющий номера, не мог получить вознаграждение через систему зарплаты.
С появлением ERP
ERP-системы объединили данные некогда отдельных приложений. Благодаря этому исчезла необходимость в синхронизации номеров сотрудников для нескольких систем. Произошла стандартизация ПО и сокращение специфических особенностей ПО в крупных организациях.
Передовой опыт
Еще одним преимуществом внедрения ERP-системы является возможность использовать передовой опыт. В целом руководство организации должно выбрать: либо приспособить программное обеспечение к своим условиям, либо привести свои бизнес-процессы в соответствии с требованиями передовой практики, воплощенной в унифицированной версии программного обеспечения.
Обычно применение передового опыта достаточно эффективно в крупных организациях, особенно если требуется соответствие стандартам IFRS, Sarbanes-Oxley или Basel II, или там, где бизнес-процесс является услугой наподобие системы электронных платежей. В этих случаях процедуру сбора данных и отчетности или содержание услуги можно без труда перевести на программное обеспечение класса ERP, а затем уверенно растиражировать его среди многочисленных подразделений, в которых осуществляются аналогичные бизнес-процессы.
Если бизнес-процесс не требует стандартизации и не является услугой, то применение передового опыта может ослабить конкурентоспособность бизнеса, уравнивая его с другими фирмами из того же промышленного сектора.
Наглядным примером этого может служить электронный документооборот (EDI), в отношении которого, несмотря на многолетние усилия, концепция передового опыта остается неясной. Так, руководство крупных торговых организаций предпочитает применять EDI с небольшими доработками, которые позволяют превзойти конкурентов. Руководство средних компаний при освоении ERP часто приобретает унифицированную версию и тратит сумму, сопоставимую с половиной стоимости лицензии, на модификацию под свои условия, тем самым обеспечивая конкурентоспособность своего бизнеса. Таким образом, эти компании активно противостоят передовому опыты, считая что самое оптимальное решение воплощено в их собственной работе, независимо от того, что делают другие.