Тема 3. Офисные информационные технологии.
1. Информационные технологии обработки текстовой и табличной информации.
Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию программ для обработки текстовых документов, а именно писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.п. Таким программы называют текстовыми процессорами (WordProcessor) или редакторами. Примеры таких программ: Лексикон, MicrosoftWord, WordPerfect.
Множество задач, которые необходимо решать организациям в сфере учетно-аналитической работы требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например, при составлении баланса, справок для налоговых органов и т.п. Для хранения и обработки информации используют в таких случаях электронные таблицы (ЭТ). Программные средства для проектировки называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Примеры таких программных средств: Eel, Lotus 1-2-3, QuartoPro.
Информационные технологии обработки текстовой и табличной информации (данных) предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческою труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.
Существует несколько особенностей, связанных с обработкой текстовой и табличной информации, отличающих данную технологию от всех прочих:
· выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;
· решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
· •выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
· •выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
· использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
· требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.
2. Понятие гипертекстовой и мультимедийной технологии обработки информации.
Существует много различных определений гипертекстовой системы, отражающих те или иные аспекты последней в качестве примера можно привести определение, данное В.Л. Эпштейном. Это определения "…гипертекстовой системой называется информационная система, способная хранить информацию в виде электронного текста, позволяющая устанавливать электронные связи между любыми "информационными единицами", хранящимися в ее памяти, и вызывать их на экран монитора "простым нажатием кнопки". Гипертекстовая система позволяет автору любого текста записать в явной форме сеть идей (мыслей, тезисов, фрагментов) и открывает читателю прямой доступ к этой сети идей автора…".
Введение понятий гипертекст и гиперзапись приписывается Теду Нельсону в 60-х годах прошлого века. В одной из своих ранних статей "Информационные системы будущего" он писал: "Гипертекст представляет собой комбинацию текстов, созданную применительно к возможностям ЭВМ обрабатывать и отображать информацию. Гипертекст может отличаться от обычного текста порядком следования материала, элементы гипертекста могут размещаться в виде иерархического дерева или сети организаций (он может иметь несколько уровней краткости изложения и детализации материала), способом представления материала и т. д."
Технология мультимедиа. Качественно новый уровень был достигнут при переходе к обработке не только текстовой и графической информации, но звука и изображений, в том числе и движущихся. Это породило мультимедийные технологии. Оснащение компьютеров устройствами ввода и вывода звуковой и видеоинформации (микрофоны, акустические системы, видеокамеры, сканеры) позволило наполнять машинную память принципиально новыми типами данных и, после соответствующей обработки, извлекать их, то есть доводить до пользователя. Сказать, что компьютер просто интегрировал в себе функции бытовых устройств (аудио- и видеомагнитофона, а также телевизора) явно недостаточно. Программное обеспечение позволяет вести обработку аудио - и видеоданных, в том числе и в режиме реального времени, а это создает предпосылки для нетрадиционного использования ресурсов компьютера.
В частности, возможно создание или воссоздание динамической трехмерной картины на экране монитора, сопровождаемой необходимыми звуковыми эффектами. Это привело к особому явлению, виртуальная реальность обеспечила подход к решению принципиально новых задач: построение компьютерных тренажеров, воспроизведение трудно моделируемых традиционными способами процессов (например, природных явлений).
Сочетание сетевых и мультимедийных технологий привело к возможности передачи по компьютерным сетям видео- и аудиоинформации. Поэтому трансляция фильмов и телепередач в сети, обмен речевыми сообщениями, организация и проведение видеоконференций стали реальностью. А серьезности таких технологий говорит тот факт, что распространение аудио- и видеозаписей в цифровом формате между пользователями сетей может существенно подорвать или уничтожить индустрию тиражирования компакт-дисков и видеокассет.
3. Состав и назначение пакета MSOffice 2003.
В интегрированный пакет для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД (кроме них, в интегрированный пакет входят и другие офисные продукты). Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета.
Документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты за обучение пользователя.
В настоящее время на рынке офисных продуктов доминирует MS Office 2003:
· Использование новой технологии защиты документов IRM (Information Rights Management), которая позволяет централизованно и точно настраивать права доступа отдельных пользователей и групп как к целым документам MS Office 2003, так и к отдельным их частям.
· Работа с Единым Рабочим Пространством документов Office, которое представляет собой Web-ориентированное хранилище документов с удобным и безопасным доступом к документам и задачам со стороны, как отдельных пользователей, так и целых групп.
· Панель Единого Рабочего Пространства, предоставляющая удобные возможности работы в команде с использованием сетевых средств коммуникации.
· Интеграция документов Office, доступных через Единое Рабочее Пространство, с возможностями электронной почты.
· Интеграциявсехкомпонентов MS Office 2003 c Microsoft Windows SharePoint Services.
· Использование единой адресной книги и календаря для централизации управления работой команды.
· Усовершенствованные и принципиально новые средства работы с электронной почтой, в том числе возможности более удобной организации папки входящих сообщений.
· Новая панель Поиска для быстрого доступа к электронным словарям и средствам поиска в интернете.
· Средства конвертации презентаций в аудио и видео форматы с последующей записью их на CD.
· Поддержка языка XML (Extensible Markup Language), который позволяет разрабатывать решения, объединяющие данные из различных приложений MS Office 2003, а так же других XML-источников.
Варианты комплектации MS Office 2003:
| Microsoft Office Professional Edition 2003 | Microsoft Office Small Business Edition 2003 | Microsoft Office Standard Edition 2003 |
| · Word 2003 · Excel 2003 · Outlook 2003 · PowerPoint 2003 · Access 2003 · Publisher 2003 · Outlook with Business Contact Manager 2003А так же поддержка XML (Extensible Markup Language) и IRM (Information Rights Management). | · Word 2003 · Excel 2003 · Outlook 2003 · PowerPoint 2003 · Publisher 2003 · Outlook 2003 with Business Contact Manager | · Word 2003 · Excel 2003 · Outlook 2003 · PowerPoint 2003 |
Тема 4. Организация и проектирование компьютерных информационных систем.
1. Методология проектирования информационных технологий управления.
Используемые в производственной сфере такие технологические понятия, как норма, норматив, технологический процесс, технологическая операция и т.п., могут применяться и в информационной технологии. Прежде чем разрабатывать эти понятия в любой технологии, в том числе и в информационной, всегда следует начинать с определения цели. Затем следует попытаться провести структурирование всех предполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимый программный инструментарий.
Необходимо понимать, что освоение информационной технологии и дальнейшее ее использование должны свестись к тому, что нужно сначала хорошо овладеть набором элементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числа элементарных операций в разных комбинациях составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяют тот или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический процесс (технологию). Он может начинаться с любого уровня и не включать, например, этапы или операции, а состоять только из действий. Для реализации этапов технологического процесса могут использоваться разные программные среды.
Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям: