Ведення бухгалтерського обліку є автоматизованим процесом реєстрації, накопичення, зберігання, обробки і обміну інформацією про бюджетні операції, що проводяться органами Державного казначейства, і передачі її користувачам (підрозділам казначейства, органам державної влади та управління) для контролю і ухвалення управлінських рішень.
Бухгалтерський облік включає наступні складові:
- бухгалтерський облік – відображення всіх операцій органів Державного казначейства на відповідних рахунках і формування фінансової звітності про виконання бюджетів;
- бюджетний облік - накопичення даних про доходи, фінансування, витрати і підведення результатів виконання бюджетів;
- управлінський облік - накопичення і обробка даних про результати діяльності органів Державного казначейства для оперативного управління бюджетними коштами, оцінки і контролю їх використання.
Всі складові частини використовують єдину інформаційну базу - дані бухгалтерського обліку.
Система забезпечує:
- своєчасне, цілісне, достовірне і безперервне відображення всіх без виключення операцій видаткової частини бюджету на відповідних рахунках діючого Плану рахунків бухгалтерського обліку;
- можливість відображення операцій в агрегованому вигляді в звітності з метою аналізу і управління;
- відображення детальної інформації про контрагента кожної операції і параметри самої операції для складання внутрішніх звітів з метою аналізу і контролю;
- зберігання інформації в електронному вигляді і можливість візуального її контролю після отримання роздруківок на паперових носіях.
- При виконанні бухгалтерського обліку виконання Державного та місцевих бюджетів за видатками враховується організаційна структура казначейства, при якій:
- Кінцевими розпорядниками бюджетних засобів є бюджетні організації. Кожна з них підлегла розпоряднику 1, 2 або 3 рівні і обслуговується казначейством по місцю свого розташування. Операції бюджетної організації виконуються одним казначейством того ж рівня, що і організація;
- В кожному районі області і районі міста існує районне відділення держказначейства. Відділення підлеглі обласним управлінням відповідної області і підтримують зв'язок з розпорядниками коштів 3 рівні свого району;
- В кожній області існує обласне управління держказначейства (24 області, Автономна республіка Крим, міста Київ і Севастополь, всього 27 управлінь). Управління безпосередньо підлеглі Головному управлінню і підтримують зв'язок з розпорядниками 1 рівня в своїй області;
- Головне управління знаходиться в Києві і підтримує зв'язок з головними розпорядниками коштів державного бюджету - галузевими міністерствами і відомствами.
Структура бази даних та технологічний процес системи залежать від обсягів оброблюваної інформації, які характеризуються наступними показниками:
- кількість відділень держказначейства в області – 10¸60;
- кількість головних розпорядників (міністерств і відомств) – 60¸ 300;
- кількість обслуговуваних бюджетних установ
(мережа нижчестоящих установ міністерств і відомств по області) – 1000¸ 10000;
- загальна кількість аналітичних рахунків, що відкриваються, для обліку операцій – 500000¸ 5 000000;
- загальна кількість банківських рахунків – 200000 ¸ 1500000;
- кількість реєстрів, що поступають, з розподілом засобів в день – 5¸ 1000;
- передбачувана кількість одночасно працюючого персоналу в системі (безпосередньо обслуговуючої установи і виконуючого бюджетні операції) – 100¸ 500;
- кількість реєстрованих документів в день – 20000¸ 100000;
- кількість бюджетних операцій (передбачуваних транзакцій) по відкриттю аналітичних рахунків, реєстрації документів, зв'язаних проводок по рахунках бухгалтерського обліку і поновлення стану рахунків в годину – 500¸ 1000;
- кількість платежів в день – 1000¸ 50000;
- кількість проводок по рахунках бухгалтерського обліку операцій в день – 10000 ¸ 50000;
- кількість вхідних платежів на рахунки спеціального фонду розпорядників в день – 1000 ¸ 30000;
- передбачуване зростання бази даних при використовуванні СУБД MS SQL 7.0 в доба – 30¸ 100 Мбайт;
- максимальний об'єм БД на кінець бюджетного року – 200 Гбайт.
Автоматизована система обліку виконання видаткової частини державного бюджету побудована як система управління обробкою транзакцій. Такі системи характеризуються великою кількістю змін в базі даних. Зміни вводяться інтенсивно, великою кількістю користувачів. Безліч користувачів може одночасно звертатися до одних і тих же даних, але тільки один з них може мати нагоду проводити їх у нинішній момент.
Система гарантує, що тільки один користувач в кожний конкретний момент часу може змінити дані. Зміни вносяться за допомогою механізму транзакцій. Транзакція є набором змін, що розглядаються як єдине ціле. Якщо одна із змін не може бути виконана, то і вся решта змін, виконаних в транзакції, буде відмінена. Інакше цілісність даних може бути порушена.
В той же час система має елементи оперативної аналітичної обробки накопичуваної інформації і ухвалення рішень на основі її аналізу.
Система спроектована на основі SQL-СУБД і має WEB-технологію.
Єдина БД кожного регіону, що спільно використовується, розташовується на регіональному сервері, розміщеному в територіальному управлінні Державного казначейства, який забезпечує доступ до цієї БД з інших менш потужних робочих станцій клієнтів, підключених до мережі.
В кожному регіоні встановлено ідентичне програмно-апаратне середовище (у відповідність з розробленою типовою схемою ), що включає наступні підсистеми (компоненти):
- підсистема управління локальною мережею, користувачами і серверами системи, включаючи контролери домену (основний і резервний), робочі станції технологів і адміністратора системи;
- відмовостійка кластерна підсистема обробки транзакцій і зберігання даних, що включає сервери БД (робочий і резервний) і зовнішній дисковий масив з розщеплюванням дисків і контролем парності (RAID-0,1,5);
- підсистема створення резервних копій і відновлення даних, що включає пристрої резервного копіювання на магнітооптичних дисках або магнітних стрічках, програмне забезпечення управління процесом автоматичного резервування з можливістю повного відновлення операційної системи, додатків і БД при аварії;
- сайт, розміщений на сервері Інтернет/Інтранет (WEB – сервер), який забезпечує формування інтерфейсу доступу користувачів до БД, вхідний контроль даних, і логіку виконання операцій;
- підсистема захисту від вторгнення із зовнішньої мережі (засоби обмеження доступу, контролю прав доступу і реєстрації спроб несанкціонованого доступу, механізми виявлення сканування портів і захисту від різних типів мережних атак на сайт та ін.), включаючи Firewall і proxy-сервер;
- підсистема управління віддаленим доступом клієнтів;
- підсистема управління електронною поштою;
- засоби комунікації (мереживі пристрої і лінії зв'язку).
По мірі надходження від Міністерства фінансів довідок про зміни розпису формується уточнений розпис (розпис з урахуванням чергових змін). При цьому довідки про зміни реєструються, і суми змін в автоматизованому режимі відображаються на відповідних рахунках бухгалтерського обліку.
Головні розпорядники засобів (окрім місцевих державних адміністрацій) протягом трьох робочих днів після отримання виписки з розпису бюджету подають Державному казначейству України розподіл показників зведених кошторисів доходів і витрат і розподіл показників зведених планів асигнувань із загального фонду бюджету в розрізі розпорядників засобів нижнього рівня і одержувачів у відповідність з мережею на паперових і електронних носіях.
Силові відомства подають вказані матеріали відділу витрат оборони і правоохоронної діяльності, інші – зведеному відділу Управління витрат державного бюджету.
При внесенні змін в планові показники головні розпорядники засобів подають держказначейству відповідні реєстри змін -.
При ухваленні реєстрів змін виконуються перевірки на відповідність зареєстрованим довідкам Мінфіну і базі даних уточненого розподілу показників зведених кошторисів і планів асигнувань (з урахуванням змін), або "уточненого територіального кошторису", по кожній організації і в цілому по відомству. При виявленні розбіжностей реєстри змін повертаються для доробки.
Перевірена інформація вноситься в базу даних держказначейства і відображається на відповідних рахунках бухгалтерського обліку.
На підставі одержаних даних формується річний розпис призначень державного бюджету і щомісячний розпис асигнувань загальної фундації державного бюджету по територіях і повідомлення про зміни вказаних документів . Дані відображаються на відповідних рахунках бухгалтерського обліку після перевірки на відповідність сум річних призначень і щомісячних асигнувань в розрізі кодів бюджетної класифікації по кожній установі і в цілому по управлінню держказначейства.
Розпис по територіях може присилатися управлінням держказначейства частинами, у міру отримання даних від головних розпорядників. Нумерація повідомлень про зміни розпису здійснюється окремо по кожному управлінню.
Щодня, у міру прийому реєстрів змін від головних розпорядників, формується "уточнений територіальний кошторис". -
На підставі ресурсного балансу на відповідний період, бюджетних призначень і з урахуванням неоплачених фінансових зобов'язань складаються пропозиції про виділення асигнувань.
Затверджені пропозиції враховуються Державним казначейством на рахівницях позабалансового обліку.