OLE-объекты (например, звук, рисунки, графики, документы Word и цифровые видеозаписи) можно вставить в поле типа OLE с помощью команды Вставка=>0бъект (Insert^Object)
С помощью кнопок перемещения (расположенных в нижней части таблицы) можно быстро перемещаться по записям.
Заданные значения можно находить и заменять с помощью команды Правка^Найти (Edit^Find) или Правка^Заменить (Edit^Replace).
Для вставки в поле принятого по умолчанию значения нужно нажать <Сп"1+А11>+клавиша пробела, а для вставки значения поля из предыдущей записи — <Ctrl+'>
В полях некоторых типов данные редактировать нельзя Это поля типа Счетчик (AutoNumber), вычисляемое, блокированное, недоступное, поле с блокированными записями, а также поля из некоторых типов запросов.
С помощью функции отмены (Undo) можно отменить ввод значения поля, текущей записи или сохраненной записи. Чтобы удалить запись, нужно выбрать ее и нажать клавишу <Del>, либо выбрать команду Правка=>Удалить (Edit^Delete)
Внешний вид таблицы можно изменить, по-новому упорядочивая поля, изменяя отображаемую ширину столбца или высоту строки и выбирая другие шрифты
Столбцы можно скрывать и отображать, закреплять и освобождать; можно также удалять и отображать на экране линии сетки.
С помощью кнопок сортировки можно мгновенно изменять порядок расположения записей при отображении.
Кнопки Фильтр по выделенному (FilterbySelection) и Изменить фильтр (FilterbyForm) используются для определения порядка сортировки или критериев фильтрации записей в таблице.
Команда Файл^Печать (File^Pnnt) применяется для печати таблицы, а команда Файл^Предварительный просмотр (File^PrintPreview) —для предварительного просмотра страниц перед печатью.
Мастер создания базы данных
Мастер импорта/экспорта данных
Мастер анализа таблиц
Мастер запросов
Совместное использование данных
Решения для Internet и Intranet
Мастер создания баз данных помогает быстро начать работу в Microsoft Access как новичку, так и профессионалу. Можете выбрать из библиотеки, состоящей из более чем 20 различных типов баз данных, тот, который больше всего подходит для конкретной цели.
Если у пользователя уже есть данные, хранящиеся в каком-то формате, отличном от формата Microsoft Access, он может воспользоваться специальным мастером выполнени операций импорта/экспорта. Этот мастер позволяет гибко управлять данными при импорте и экспорте текста или данных из электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы. Мастер позволяет выбрать правильные разделители полей, типы данных и т.д.. Мастер имеет функцию предварительно просмотра преобразованных данных для упрощения контроля процесса преобразования.
Этот мастер позволяет быстро создать из большой «плоской» таблицы данных реляционную базу данных с несколькими таблицами и взаимосвязями между ними. Мастер проанализирует существующую таблицу и предложит оптимальный способ ее преобразования в базу данных.
При необходимости произвести выборку из имеющихся данных, можно воспользоваться мастером создания запросов. Этот мастер автоматически создает запросы для выборки данных из одной или нескольких таблиц. Возможность оперировать несколькими таблицами, связывая отдельные поля таблиц произвольным образом, позволяет создавать гибкие разветвленные структуры данных, удобные в управлении и эффективные в использовании. Кроме того, мастер позволяет группировать данные и вычислять итоговые значения, например, можно выполнить подсчет заказов, сгруппированных по датам размещения.
Специальный мастер по разделению базы данных позволяет разделить базу на два файла, в первый из которых помещаются собственно таблицы с данными, а во второй - запросы, формы, макросы и модули. Это решает проблему организации процесса обработки одного массива данных несколькими пользователями. При этом пользователи, работающие в сети, могут использовать общий источник данных, изменять формы, отчеты и другие объекты, применяемые для обработки данных на конкретном рабочем месте.
В Microsoft Access 97 включены свойства, позволяющие публиковать данные из Microsoft Access на Web-сервере. Например, HTML включен в список форматов, в которых можно создавать отчеты, и теперь очень просто публиковать данные в виде отчета Microsoft Access на сервере.
В Microsoft Access имеется специальный мастер быстрого перемещения информации из базы данных на Web-сервер.
План вводного курса по теме Microsoft Access 97 (MSA)
Для преподавателей КНЕУ
Предпосылки: Знакомство с Windows и Windows приложениями (Word, Excel, и т.д.)
1. Введение.
1.1. Главные свойстваMSA.
1.1.1 Реляционная модель (отношения в сравнении иерархией)
1.1.2. Многопользовательское окружение.
1.1.3. Интерфейс пользователя.
1.2. Типичные приложения (примеры) и краткие комментарии.
1.2.1.Телефонная книга
1.2.2. База данных. «Библиотека»
1.2.3. Учет счетов/заказов.
1.2.4. Демонстрационная база данных «Борей».
1.3. Архитектура базы данных MSA.
1.3.1. Таблицы - хранилище данных.
1.3.2. Запросы - выборданных и обработка
1.3.3. Бланки - графический интерфейс к данным.
1.3.4. Отчеты - печатьданных
1.3.5. Макросы и модули - автоматизация.
2. Создание базы данных.
2.1. Проектирование базы данных.
2.2.Этапы создания базы данных.
2.3. Новая база данных.
2.4. Импорт данных.
2.5. Сохраннение изменений
3. Проектирование таблиц.
3.1. Поля и записи.
3.2. Типы полей
3.3. Значения полей по умолчанию
3.4. Проверка правильности при вводе.
3.5. Маскирование при вводе
3.6. Связывание таблиц.
3.7. Первичные ключи.
4. Работа с таблицами.
4.1 Форматирование строк и столбцов.
4.2. Фиксация, скрытие, и упорядочивание столбцов.
4.3. Быстрая сортиртвка и фильтрование.
4.4. Установка версии языка при сортировке.
5. Построение запросов.
5.1. Использование QBE, для разрабоки запросов.
5.2. Сортировка.
5.3 Свойства полей
5.4. Выбор критериев.
5.5. Подсчитанные поля.
5.6 Построитель выражений.
5.7. Группирование и (промежуточные)итоги.
5.8 Свойства полей.
5.9. Многотабличные запросы (использование связей).
6. Импорт данных.
7 Основы форм.
7.1 Окно.Проекта, инструменты и палитра.
7.2. Основныеметоды создания и редактирования форм.
7.3. Управление и окно свойств управления.
7.4 Свойства формы.
7.5. Связывание форм и источников данных.
7.6. Управление и его привязка к источнику данных.
7.6.1. Текстовый бокс.
7.6.2. Списочный бокс и комбинированный бокс
7.6.3. Бокс проверки.
7.7 Вывод свойств формы.
7.8. Использование мастера создания формы.
8. Главная форма/субформа (составная форма).
9 Основы макросов.
9.1. Как их разработать : не писать записывая.
9.2. Обзор макрокоманд.
9.3. Автовыполнение макроса.
10 Управляющие кнопки в формах .
10.1 Назначение макросов.
10.2. Использование мастера при создании кнопок.
11. Отчеты.
11.1.Сходство и отличия с формами.
11.2.Группы, групповые промежуточные итоги и групповой верхний/нижний колонтитул.
12. Создание простого приложения.