Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.
Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.
Лекция 2
Ввод и редактирование данных
Ввод данных
В режиме таблицы отображаются все введенные данные. Если же создана только структура таблицы, значит, данных таблице еще нет. В пустой таблица Маркер записи (с изображением треугольного указателя, направленного вправо) обычно установлен в первой строке таблицы.
Для ввода значения в поле (в режиме таблицы) переместите курсор в это поле и наберите значение. Во время редактирования записи маркер записи принимает вид карандаша. При вводе новой записи (на маркере которой изображен карандаш) автоматически появляется следующая строка (на маркере которой изображена звездочка для обозначения новой-записи). Маркер новой записи всегда отмечает последнюю строку таблицы.
При вводе новой записи курсор обычно размещается в первом поле таблицы.
В зависимости от выполняемой операции и типа записи, маркер записи может принимать одну из четырех форм.
Маркер текущей записи.
Маркер редактируемой записи.
Маркер блокированной записи (при работе в
многопользовательском режиме).
Маркер новой записи.
Сохранение записи
Добавленная или измененная запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи или при закрытии таблицы При этом маркер записи меняет свою форму: карандаш превращается в направленную вправо стрелку.
Для сохранения записи нужно ввести допустимое значение в поле первичного ключа Значение первичного ключа проверяется по типу данных, уникальности и другим правилам проверки значения, введенным в свойстве Условие на значение (ValidationRule)
Кнопка Отмена (UndoCurrentField/Record), расположенная напанели инструментов, позволяет отменить изменения, внесенные только в текущую запись. После перехода к следующей записи эта кнопка вернется в обычный режим отмены И, изменив следующую запись, вы уже не сможете отменить изменение предыдущей.
Сохранить текущую запись на диске можно с помощью команды Записи->Сохранить запись (Records->SaveRecords) или комбинации клавиш <Shift+Enter>.
Автоматическая проверка типа данных
Некоторые типы данных Access проверяет автоматически, безо всякого вмешательства. Для полей, содержащих данные этих типов, не нужно заполнять свойства Условие на значение. Перечислим эти типы данных.
Числовой (Number)
Денежный (Currency)
Дата/время (Date/Time)
Логический (Yes/No)
Числовой (Number) и Денежный (Currency) позволяют вводить допустимые числовые значения. Хотя Access дает возможность ввести букву в поле Числовой (Number), при попытке выйти из этого поля появится диалоговое окно с сообщением «Введенное значение не подходит для свойств поля "Тип данных" или Размер поля"» Сообщение об ошибке появится также при вводе других неприемлемых символов или нескольких десятичных точек, а также при попытке ввести чрезмерно большое число для определенного размера поля данных типа Числовой (Number)
Поля типа Дата/время (Date/Time) проверяют корректность значений даты и времени. Если вы попытаетесь ввести время 44:44:44 или просто букву в поле типа Дата/время (Date/Time), появится диалоговое окно с сообщением об ошибке
Логический (Yes/No) можно ввести только одно из следующих заданных значений: Да (Yes), Истина (True) Вкл(On) или любое отличное от нуля число для логического Да и Нет (No), Ложь (False), Выкл (Off) или 0 для логического Нет. В свойстве Формат поля (Format) можно определить свои собственные значения типа Логический (Yes/No), но обычно используются стандартные значения
Методы ввода данных
Ввод данных в поля различных типов осуществляется разными способами. Для некоторых типов данных проверка допустимости значения выполняется автоматически. Однако при создании некоторых таблиц может потребоваться ввести данные в нестандартных (определенных пользователем) форматах и установить для них правила проверки допустимости в свойстве Условие на значение (ValidationRule). Далее мы рассмотрим различные способы ввода данных. |
Стандартный ввод текстовых данных
Три поля, введенных в таблицу “МоиСтуденты”, были полями типа Текстовый (Text). В полях FamNameName1 для ввода данных использована маска ввода. Если вы вводится значение строчными буквами, оно отобразится: первая буква – прописная, остальные - строчные. Текст можно проверить на наличие особых значений и отобразить в заданном формате.
Иногда в поле типа Текстовый (Text) нужно ввести значение, состоящее из нескольких строк. Для добавления новой строки нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Enter>. Эта возможность полезна для форматирования строк адресного поля, а также поля Memo.
Ввод данных типа Дата/время
Значения в него вводятся в формате ммм гг. Таким обя когда вы введете 4/8/96 и выйдете из этого поля. Access отобразит значение в виде Арг 96. На самом деле в таблице сохраняется значение 4/8/92, и вы можете отобразить его, поместив курсор это поле. С другой стороны можно ввести в поле Арг 96, и в таблице будет сохранено значение Арг 96.
Для поля типа Дата/время также можно определить условие на значение Between #1/1/70# AndDate (). Это условие говорит о том, что введенная дата рождения должна входить в интервал между 1 января 1970 г. и текущей датой.
Форматы влияют на отображение данных, а не на объем занимаемой ими памяти.
Ввод текстовых данных с проверкой данных
Для текстового поля может быть задано свойство Условие на значение. Оно ограничивает вводимые данные значениями (например, F,M,C). Если вы попытаетесь ввести в это поле значения, отличные от F, М, и C, то появится диалоговое окно с таким, например, сообщением: В это поле можно ввести только значение М, F или С. Данное сообщение определяется значением свойства «сообщение об ошибке» для данного поля.
Ввод числовых данных с проверкой условия на значение |
Для числовых полей заданы правила проверки допустимости данных. Для поля Resultatв свойстве Условие на значение задано ограничение значения оценки (>=2 и <=5 ). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.
Ввод данных типа OLE
Поле объекта OLE под названием Foto можно заполнять даже без отображения самого объекта (изображения) на экране. В поле типа OLE могут храниться следующие объекты.
Растровые изображения.
Звуковые файлы.
Графики и (диаграммы).
Word или Excel.
Объект спознаваемый OLE-сервером, можно сохранить в Access в поле типа OLE OLE-объекты обычно вводятся в формы таким образом, чтобы их можно был о видеть, слышать или использовать. При размещении OLE-объекта в таблице вы увидите текстс описанием объекта (например, в поле типа OLE можно увидеть надпись PaintbrushPicture). Ввести объект можно двумя способами.
Вставить из буфера.
Вставить из диалогового окна, появляющегося после выполнения команды Вставка->Объект (Insert->Object)
Ввод данных типа MEMO
Поле Recenzia содержит данные типа MEMO. Этот тип позволяет вводить до 64000 байт текста для каждой записи. В таблице отображается только часть введенного текста. Нажимая <Shift+F2>, можно отобразить диало-пасть ввода (Zoom) с полосой прокрутки, которое позволяет увидеть сразу до 1 000 байт текста
Перемещение по записям в таблице
Как правило, после ввода данных часто возникает необходимость внести некоторые изменения На это могут быть следующие причины
Получена новая информация
Обнаружены ошибки
Нужно добавить новые записи
Чтобы изменить данные, прежде всего откроите таблицу В окне базы данных откройте таблицу в режиме таблицы, дважды щелкнув на строке с ее именем в списке таблиц.
Если вы находитесь в режиме Конструктор (TableDesign), щелкните на кнопке Представление таблиц (Views), чтобы перейти в режим таблицы для внесения изменений в данные.
Перемещение по записям
Чтобы перейти к любой записи, можно просто поместить на нее курсор или щелкнуть на ней мышью Но если таблицах очень велика, то проблема быстрого перемещения на нужную запись приобретает особую остроту
Для перемещения по записям можно использовать вертикальную полосу прокрутки. Кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют перемещать маркер записи только на одну позицию за один щелчок Поэтому для более быстрого перемещения (через несколько записей сразу) лучше пользоваться бегунком полосы прокрутки Можно также щелкнув мышью в области между бегунком и кнопкой на полосе прокрутки, чтобы переместиться на много позиций вперед.
Команда Правка->Перейти (Edit->Go) предоставляет несколько вариантов быстрого перемещения по таблице.
Пять кнопок перехода, расположенных в нижней части окна в режиме таблицы, также можно использовать для перемещения по записям Щелкая на этих кнопках, можно перейти к любой записи Если вы знаете номер записи (номер строки для заданной записи), щелкните на поле номера записи, введите номер записи и нажмите клавишу <Enter> Для перемещения в поле номера записи нажмите клавишу <F5>.
При перемещении по таблице обращайте внимание на подсказки полос прокрутки. Access не обновит поле номера записи до тех пор, пока вы не щелкнете на каком-либо поле записи.
Поиск заданного значения