--- бухгалтерія (для обліку проведених операцій по руху коштів на рахунках, а саме депозитних рахунках, для контролю за виконаними операціями тощо).
Зв”язок з цими відділами встановлюється через загальну внутрішньо-банківську мережу. Кожний з цих відділів мають виділені АРМи, через які поступає відповідно необхідна інформація з центрального серверу.
При роботі в відділі обслуговування індивідуальних клієнтів для виконання всіх необхідних функцій і задач виділяються наступні робочі місця, які виконують специфічні дії, притамані саме цим об”єктам :
Інспектор- надає інформацію, що поступає по електроній пошті від НБУ та по внутрішньо-банкiвській мережі ( наприклад, щоденний курс валют ).
Економіст -виконує всі операції по обслуговуванню депозитного вкладу по закріпленим за ним договорам.
Керівник відділу - може виконувати ті ж функції, що і економіст, має доступ до всіх депозитних договорів відділу та проводить контроль за роботою відділу і формує підсумкову звітність по відділу.
Як доповнення до вищесказаного можна замітити, що економіст за рішенням керівника має доступ до розпоряджень на оплату по закріпленим за ним депозитним рахункам як по окремим договорам, так в загальному списку. При цьому встановлюється обмеження на інтервал дат та інших параметрів.
Кожне робоче місце внутрі відділу обладнане персональним комп”ютером зі стандартним набором технічних засобів: процесор, монітор, клавіатура, принтер, маніпулятор типу миша. Виділені такі види автоматизованих робочих місць (АРМ ) :
АРМ інспектора відділу обслуговування індивідуальних клієнтів - це інформаційно- обслуговуюче робоче місце, на якому відбувається отримання і розсилка інформації на робочі місця внутрі відділу, що надходить по електроній пошті від НБУ та по внутрішньо-банковській мережі (прикладом такої інформації є масив щоденного курсу валют для безпосереднього виконання депозитних операцій ).
АРМ працівника відділу (економіста)- на ньому можуть проводитись наступні дії:
1) ввод, редагування, видалення та закриття відкритих депозитних договорів, які закріплені за ним;
2) формування платіжних документів по обслуговуванню депозитних рахунків :
= при внесенні коштів готівкою на депозитний рахунок- прибутковий касовий (чи валютний- для валютного вкладу) ордер
= при виплаті процентів видатковий касовий (валютний) ордер
= при достроковому закритті видатковий касовий (чи валютний) ордер на суму владу за мінусом сплачених процентів по вкладу на момент переривання договору
= при закритті за договором видатковий касовий (чи валютний) ордер на суму вкладу
3) виконувати проводки по депозитним рахункам (при безготівковому переводу коштів на депозитний рахунок чи після завершення терміну дії договору перерахування коштів з депозитного на поточний рахунок, де вони зберігаються поки їх не знімає клієнт)
4) отримання інформації про стан рахунку на певний момент часу по договорам, які обслуговує певний економіст
АРМ керівника відділу- призначений для виконання таких же функцій по договорам, як і економіст, але має доступ до всіх договорів, що укладені в відділі. По платіжним документам виконує ті ж функції, що і операціоніст-економіст, і має доступ до документів, які проходять на АРМі операціоніста. Окрім того на АРМі керівника існує можливість формувати деякі звітні документи по роботі відділу, отримувати інформацію про “історію” сплати % по депозитах за всіма договорами, що ведуться в відділі тощо.
Загальна схема зв”язку між цими відділами та відділом обслуговування інливідуальних клієнтів подана на рисунку 1.1.
| Правління | |||||||
| банку | |||||||
| Центральний | |||||||
| Сервер банку | |||||||
| Операційне | Бухгалтерія | Відділ управління | |||||
| Управління | активами і пасивами | ||||||
| Відділ операційного | Відділ обслуговування | робоче місце голов- | робоче місце | ||||
| дня банку | Індивідуальних клієнтів | ного бухгалтера | аналітика з питань | ||||
| депозитної політики | |||||||
| робоче місце | Робоче місце керів- | банку | |||||
| Операціоніста | Ника депоз.відділу | ||||||
| робоче місце | робоче місце | робоче місце | |||||
| Інспектора | економіста | економіста | |||||
Рисунок 1.1 Схема структури організації робочих місць в задачі обліку депозитних вкладів
Центральний сервер слугує для накопичення і збереження всієї інформації по роботі банку і через нього в кожний відділ та управління надходять необхідні дані для виконання цими відділами їх задач та функцій. Але окрім названих відділів (відділу операційного дня банку, відділу управління активами і пасивами, бухгалтерії) інформація по обсягам залучених коштах в вигляді депозитів може використовуватись і в Управлінні кредитних операцій. В відділи цього Управління може поступати інфомація про загальні суми залучених коштів для того, щоб існувала можливість контролювати обсяги наданих кредитів і співствляти їх з реальними можливостями банку при операціях по обслуговуванню кредитів.
Документи, що необхідні для роботи АРМів відділу облуговування індивідуальних клієнтів такі:
** Договір на строковий вклад (де фіксується інформація про умови договору депозита: вид вкладу, строк вкладу, сума, дані по клієнту, дати початку і закінчення дії договору ),
** Заява на проведення операцій з рахунками в валюті (наприклад, для виплати нарахованих процентів по валютним вкладам )
** Заява на дострокове переривання дії договору депозиту, якщо така процедура мала місце (така заява складається клієнтом вручну на ім”я начальника відділу обслуговування індивідуальних клієнтів).
Вихідними документами є прибуткові і видаткові (касові та валютні) ордери на суми, що зафіксовані укладеними договорами. Тобто основними результатами роботи при обслуговуванні депозиту є отримані оперативні платіжні документи для передачі їх в касу, де виконуються всі операції з готівкою. В кінці кожного місяця, а саме в останній робочий день, після виконання операції нарахування процентів за вкладами формується процентна відомість, яка передається в відділ ОДБ, де проходить зарахування коштів на вказані в відомості рахунки.
Ці документи є основними при роботі з задачею обліку депозитних вкладів комерційного банку i представленi в Додатку 1.
Для функціонування АРМів відділу обслуговування індивідуальних осіб також необхідна наявність довідників (Клієнтів, Операцій, Валют, Курсу валют) в вигляді файлів. На АРМ інспектора відділу передається Довідник курсу валют щоденно в вигляді файлу по внутрішньо-банківській мережі. На основі укладених договорів внутрі відділу, а також по загальній для всього банку картотеці ведеться Довідник клієнтів.
На АРМі керівника відділу з врахуванням норм і правил бухгалтерського обліку комерційного банку з відділу ОДБ поступає Довідник Операцій, але обмежений тими видами операцій, що ведуться в відділі.
Робота по депозитним операціям має досить високий ступінь захисту, тобто зберігається тайна вкладу і банк не має права розголошувати інформацію про суми внесених коштів на рахунках. Лише при заведенні карної справи в прокуратурі на клієнта банку та відповідному запиті з відповідних органів банк може надати потрібну інформацію.
Кожне робоче місце внутрі відділу обладнане персональною ЕОМ зі стандартним набором технічних засобів: монітор, клавіатура, маніпулятор типу миша, процесор, прінтер. Кожна ПЕОМ з”єднана в внутрішню мережу в відділі та є складовою інформаційної системи функціонування банківської установи. Для кожного робочого місця встановлена система захисту для входження в банківську мережу та підключення до роботи в ОДБ. Така сиситема захисту влкючає наявність декількох паролей як загальних для відділу, так і індивідуальних для окремого робочого місця, що дозволяє контролювати коло користувачів. Всі ПЕОМ, що підключені на АРМах операціоністів (такими АРМами є АРМи економістів та керівника відділу) мають відключений дисковод, що запобігає несанкціонованому доступу з жорстких магнітних дисків таких, як дискети.
Дана підсистема в достатній мірі забезпечує виконання основних функцій, що виконує відділ обслуговування індивідуальних клієнтів в Укресімбанку. Технологія проведення депозитних операцій є досить раціональною. Це виражається в:
1) Внутрі відділу виділяється досить чіткий поділ функцій, що виконуються на окремих видах АРМів:
- на АРМі економіста- введення нових договорів, формування касових документів до оплати, контроль за нарахуванням процентів.
- на АРМі інспектора- зберігається нормативно-довідкова інформація по роботі відділу, яка поступає по електроній пошті від НБУ та внутрішньо-банківських розпоряджень.
- на АРМі керівника відділу- відбувається контроль за роботою по всім операціям на депозитних рахунках.
2) Інформаційна система підтримує таку програмну реалізацію, яка дозволяє вести загальний довідник клієнтів по всьому банку. Тобто, якщо клієнт вже обслуговувався банком, але в іншому відділі, і був занесений в картотеку клієнтів банку, то дані по ньому зберігаються і можуть використовуватись в подальшій роботі з клієнтом.
3) Навіть після закриття рахунку дані про клієнта зберігаються в картотеці.