—Довідник клієнтів (ідентифікатор DOV_KL). При формуванні масиву договорів договір може укладатися лише в тому випадку, коли клієнт є в довіднику клієнтів, де по ньому зберігаються всі дані. Такий довідник ведеться в розрізі всього банку і зміни можуть вноситись і внутрі депозитного відділу. В цьому довіднику міститься інформація про: код клієнта, прізвище ім”я по-батькові клієнта, країна резидентності, паспортні дані- серія, номер та місце видачі паспорта, адресні дані, контактний телефон, ідентифікаційний код .
—Довідник операцій (ідентифікатор DOV_OPER). Цей довідник- для формування платіжних документів, він формується в відділі ОДБ і містить інформацію про види операцій, які можуть мати місце в депозитному відділі банку: код операції, назва операції.
—Довідник валют (ідентифікатор DOV_VAL). В цьому довіднику вказуються назви валют і прийняті їх кодові позначення.
—Курс валют (ідентифікатор KURS). Такий масив щоденно по внутрібанківській мережі поступає на АРМи відділу від ОДБ і в ньому вказується щоденний курс іноземних валют по відношенню до національної: код валюти, курс в національній валюті за одиницю іноземної, дата встановлення курсу.
— Масив платежів ( ідентифікатор PLATA). Щоденно на початок дня з відділу ОДБ в депозитний відділ поступає інформація про проведені операції на рахунках, які ведуться в депозитному відділі. В цьому масиві відображається інформація про сплачені суми по депозитам, а саме: код операції, код договору, дата виконання операції, сума операції.
—Масив укладених договорів (ідентифікатор DOGOV). Цей масив формується внутрі депозитного відділу на основі укладених договорів. В ньому відображається інформація про укладені договори, а саме: код договору, код клієнта, умови договору- вид вкладу, код валюти вкладу, строк вкладу, сума вкладу, дата укладання договору, дата видачі.
—Масив перерваних договорів (ідентифікатор UGODA_DOG). Це вихідний масив, що формується внутрі відділу і містить інформацію про ті договори, які були достроково перевані: № угоди переривання, код договору, який переривається, дата повернення, сума повернення, %- на ставка повернення.
—Масив рахунків (ідентифікатор RACHUN). Містить довідкову інформацію про рахунки, що відкриваються в відділі: номер депозитного рахунку, номер обслуговуючого рахунку, № договору депозита, за яким відкритий рахунок, дата відкриття, дата закриття.
Інформація в масиви: укладених договорів, перерваних договорів і рахунків- поступає з документів на паперових носіях (договір депозиту, угода про переривання договору депозита, заява на проведення операції). В цьому випадку інформація заноситься вручну (з клавіатури). При введенні інформації в БД також приймають участь і довідники, які ведуться в самому відділі: довідник вкладів, клієнтів,- а також і ті, що надходять по внутрішньобанківській мережі, а саме: довідник операцій, довідник валют, курс валют, масив проведених платежів. Використання довідників приводить до можливості автоматичного вибору інформації з довідників, вибору зі списку, тощо.
При веденні вихідних БД застосовуються такі методи контролю:
à перевірка даних в довіднику (наприклад, в довіднику клієнтів і в довіднику вкладів- при формуванні масиву договорів),
à задання шаблону вводу даних (при введенні даних про дати операцій, при введенні телефонів, ідентифікаційних кодів тощо),
à встановлення інтервалу можливих значень (при введені строків вкладів) тощо.
Вихідні форми, які представлені в вигляді екранних форм (машинограм), файлів звітної інформації, можуть передаватися по електронній пошті, а паперові документи формуються для передачі кур”єрським способом.
3.1.2. Опис організації збору і передачі інформації на обробку
Збір та передача інформації на обробку- це взаємопов”язані операції, тому вони ніколи не виконуються окремо одна від одної.
Збір інформації може бути ручним або автоматизованим. Найефективнішим є використання автоматизованих засобів збору інформації. Такими засобами для комерційного банку можуть бути засоби, які зчитують інформацію з пластикових карток. Для задачі, що вирішується, такий засіб не має впливу на організацію збору і реєстрацію інформації.
Для банківської інформаційної системи характерним є збір і отримання інформації по комп”ютерній мережі, яка функціонує внутрі кожного банку. Такий спосіб отримання інформації використовується і в депозитному відділі. По мережі передаються файли довідкової (Довідники валют, Довідник операцій) та оперативної інформації, яка необхідна для функціонування інформаційної системи внутрі відділу (Курс валют, Масив проведених платежів).
Реєстрація інформації окрім ручної та машинної може бути також машинно-ручною, тобто такою, при якій формування документів робиться використовуючи технічні засоби. Для депозитного відділу це оперативні документи- прибуткові і видаткові ордери, які поступають на обробку в касовий зал.
Первинними документами, збір яких проходить ручним способом, для задачі обліку депозитних операцій є такі:
---Договір на строковий вклад (Укладається в відділі на основі даних, що поступають від клієнта. І вже на підставі цього договору відкриваються депозитні рахунки, створюється масив договорів.)
---Додаткова Угода по перериванню договору на депозит (При перериванні договору депозита достроково укладається додаткова угода по закриттю депозита, на підставі якої формується масив перерваних договорів.)
---Заява на проведення операцій з валютою (При виплаті процентів в валюті на підставі таких заяв формуються видаткові валютні ордери, за якими в касі виплачуються нараховані суми процентів.)
Всі ці документи поступають на автоматизовану обробку на підставі даних клієнта. Вони формуються внутрі відділу і за своєчасну автоматизовану їх обробку несуть відповідальність економісти відділу, які працюють з даними документами.
Операціоніст- працівник депозитного відділу вводить інформацію з клавіатури і одночасно здійснюється перенесення інформації на магнітний носій. Введення даних контролюється за допомогою таких методів, як:
· візуальний метод контролю,
· задання шаблону вводу даних,
· перевірка кодів з довідника.
Для процесу збору і реєстрації інформації в депозитному відділі також необхідна підтримка ведення довідників. Для цього потрібні такі довідникі в вигляді файлів- баз даних:
—Довідник вкладів. В ньому зберігається інформація по розмірам процентних ставок, які використовуються при нарахуванні процентів на різні види вкладів.
—Довідник клієнтів. При формуванні масиву договорів договір може укладатися лише в тому випадку, коли клієнт є в довіднику клієнтів, де по ньому зберігаються всі дані.
—Довідник операцій. Цей довідник- для формування платіжних документів, містить інформацію про види операцій, які можуть мати місце в депозитному відділі банку.
—Довідник валют. В цьому довіднику вказуються назви валют і прийняті їх кодові позначення.
Але не лише довідкова інформація необхідна для функціонування інформаційної системи депозитного відділу, а оперативні дані, які формуються поза межами відділу. Такими даними можуть бути дані про щоденний курс іноземних валют по відношенню до національної, а також інформація по проведеним платежам на депозитних рахунках. Збір такої інформації проходить по внутрішньо-банківській мережі.
Вхідними масивами, що зберігають довідкову інформацію і поступають ззовні, є наступні:
à Довідник операцій- поступає з ОДБ і зберігається внутрі відділу, зміни в ньому можуть вноситись лише в відділі ОДБ.
à Довідник валют- постійно зберігається внутрі відділу, але при змінюванні даних корегування проходить в відділі ОДБ і нові дані вносяться в довідник, який є внутрі відділу- відповідальність за своєчасність отримання несе особа, що вносить зміни в ОДБ.
à Курс валют- щоденно поступає з відділу ОДБ по внутрішньо-банківській мережі, звітує по пересилці масиву відповідальна особа, що відправляє файл по мережі.
à Масив проведених платежів - аналогічно до масиву курсу валют.
За своєчасність формування і надання на робочі місця довідників, які ведуться внутрі депозитного відділу (Довідник клієнтів та Довідник вкладів), відповідає керівник відділу, на АРМі якого і ведуться ці масиви.
3.1.3. Побудова системи класифікації та кодування
Методи організації і пошуку економічної інформації в умовах ії автоматизованої обробки потребують попередньої класифікації і кодування.
Класифікація- це розподілення множини об”єктів на підмножини по іх спільним ознакам, або навпаки різниці в відповідності прийнятим методам класифікації.
Під системою класифікації розуміють сукупність методів та правил класифікування.
Методи класифікування поділяються на: ієрархічний та фесетний.
При ієрархічному методі виконується послідовне ділення об”єктів класифікування на підпорядковані класифікаційні групи, кількість та розмір яких залежить від кількості ступеней класифікації, глибини, об”єму, гнучкості, значимості груп.
В якості переваг такого групування можна зазначити :
a) логічність та ясність побудови,
b) чіткість в виділених ознаках,
c) традиційність та звичність використання.
До недоліків методу віносяться :
a) жорстка структура побудови,
b) великі об”єми пам”яті,
c) необхідність мати великі резерви на носіях інформації для збереження створюваних масивів інформації.
Інший спосіб класифікування- фасетний. При ньому виконується не послідовне, а паралельне розділення множини на незалежні класифікаційні групування - фасети.
Перевагами методу є:
a) велика гнучкість структури,
b) великі можливості по включенню нових, вилученню старих фасет.
Недоліками є: