При натисненнi Enter в полi змiсту операцiї Ви можете виправити текст змiсту заголовочного запису документа.
Зауваження.
Пiдвiвши курсор до будь-якої проводки, згенерованої по документу, i натиснувши Enter, Ви можете виправити реквiзити цiєї проводки. Однак використовувати такий спосiб коректування проводок не рекомендується - при повторному формуваннi проводок по документу всi зробленi виправлення будуть втраченi.
6.7. Знищення документа
Для знищення документа слiд пiдвести в журналi операцiй курсор до заголовка документа i натиснути клавiшу Del. Програма видасть запит про пiдтвердження знищення:
Пiдтвердити знищення - Enter! Вiдмова - Esc!
Для пiдтвердження натиснiть Enter. Якщо для документа згенерованi проводки, програма видасть запит про необхiднiсть знищення цих проводок:
Знищити проводки - Enter! Нi - Esc!
При натисненнi Enter всi згенерованi проводки для даного документа знищуються, при натисненнi Esc вони залишаються в журналi операцiй в якостi звичайних проводок.
6.8. Копiювання документа
Для копiювання документа слiд пiдвести в журналi операцiй курсор до копiйованого документа i натиснути клавiшу F9. Якщо документ має табличну частину, видається пропозицiя скопiювати документ разом з табличною частиною:
Копiювати табличну частину - Enter! Нi - Esc!
Пiсля цього створюється документ, у якого всi реквiзити спiвпадають з копiйованим, за виключенням номера i дати, i Ви попадаєте в запит реквiзитiв документа. Подальшi дiї такi ж, що i при введенні нового документа.
6.9. Копiювання документiв другого виду
Програма дозволяє також створювати документ одного виду з документiв другого виду (наприклад, накладну з рахунка). Для цього слiд попередньо настроїти структуру створюваного документа, вказавши при визначеннi його структури, якi реквiзити копiйованого документа другого типу повиннi переноситися в даний документ.
Для копiювання документа слiд пiдвести в журналi операцiй курсор до копiйованого документа i натиснути Ctrl F9. На екран буде видано список видiв документiв. Виберiть з нього вид створюваного документа i натиснiть Enter. Якщо документ має табличну (багатострiчкову) частину, буде виведена пропозицiя скопiювати документ разом з багатострiчковою частиною. Пiсля цього створюється документ, в якого потрiбнi реквiзити перенесенi з копiйованого документа. Номер документа копiюється тiльки в тому випадку, якщо документа вказаного виду з таким номером не iснує. В противному випадку новому документовi присвоюється черговий порядковий номер. Подальшi дiї - такi ж, що i при вводi нового документа.
6.10. Визначення нових типiв документiв
Щоб задати новий тип документiв або розрахункiв, слiд ввiйти в режим "Документи i розрахунки" групи "Операцiї" головного меню i натисненням клавiши Ins вставити в список документiв i розрахункiв нову стрiчку. В нiй для нового типу документiв слiд задати:
· назву (графа "Вид документа, розрахунка");
· скорочену назву, яка використовується для документiв даного типу в журналi операцiй (графа "Скор.");
· iм'я файла, в якому записуються формули для генерацiї проводок i/або форма друкованого документа (графа "Вих.файл"). Рекомендується для iменi файла використовувати розширення .DKF (можуть бути .866, .txt і т.п.).
Крiм того, в графi "А.П." можна встановити ознаку автоматичного перерахунку. Якщо цю ознаку встановлено (в графi стоїть символ "+"), то для нового виду документiв при пiдрахунку пiдсумкiв можуть автоматично створюватися заново вiдповiднi їм проводки. Ознаку автоматичного перерахунку рекомендується встановлювати для розрахункiв, що залежать вiд результатiв попереднiх проводок. Для задання або вiдмiни цiєї ознаки використовуйте в режимi коректування вiдповiдного поля клавiшу Пробіл (або клавiшу +).
Зауваження.
В документах, по яких виконується автоматичний перерахунок пiдсумкiв, не слiд задавати формування проводок з датою, вiдмiнною вiд дати документа.
Копiювання опису документа. Щоб створити опис документа, подiбного до того, що вже iснує, встановiть курсор на стрiчку з iснуючим описом i натиснiть F9. При заданнi нової стрiчки програма буде пропонувати Вам в якостi значень "по замовчуванню" реквiзити стрiчки-зразка.
Задання структури i форми документа. Пiсля задання реквiзитiв документа Ви можете задати структуру документа i редагувати файл, що описує формули генерацiї проводок i форму вихiдного друкованого документа. Для цього встановiть курсор на стрiчку з потрiбним видом документа i натиснiть:
· F4 - редагування опису друкованого документа i формул генерацiї проводок;
· F5 - змiна структури документа.
Бiльш детально цi режими описуються далi.
6.11. Задання структури документа
Для задання або змiни структури документа слiд видiлити в списку видiв документiв (режим "Документи i розрахунки" групи "Операцiї" головного меню) потрiбний вид документа або розрахунка i натиснути клавiшу F5. Крiм того, змiнити структуру документа можна також з допомогою клавiши F5 при редагуваннi реквiзитiв документа.
Зауваження.
Для переходу в режим редагування реквiзитiв документа, як це описувалося вище, слiд пiдвести в журналi операцiй курсор до запису - заголовка документа (до будь-якої графи, крiм графи "Короткий змiст") i натиснути Enter. На екран буде виведено запит реквiзитiв документа.
При редагуваннi структури документа програма виводить на екран таблицю, показану на мал. 6.12. Кожна стрiчка цiєї таблицi описує один реквiзит документа. В структурi документа може бути задано до 30 реквiзитiв шапки документа, до 30 реквiзитiв табличної частини, 4 елементи iнформацiйного табло. При роботi з документом може бути виведено до 999 стрiчок в багатострiчковiй частинi.
В таблицi є вiсiм граф:
· Тип - тип реквiзита документа ("Заг" - заголовок або шапка документа, "Таб" - таблична частина документа, "Iнф" - iнформацiйне табло, яке виводиться при вводi реквiзитiв документа в правiй верхнiй частинi екрану, "Ком" - реквiзити запису - заголовка документа в журналi операцiй);
· N - номер реквiзита серед реквiзитiв одного типу. Цi номери не можуть повторюватися серед реквiзитiв одного типу. Номер використовується для посилання на даний елемент при описi друкованої форми документа i виконаннi розрахункiв;
· Назва - назва реквiзиту. Назви задаються довiльно i вiдображаються на екранi при вводi документа;
· Тип значення - тип даних, що помiщаються в даний реквiзит (число, текст, дата, субконто, рахунок або вид валюти). Дана графа заповнюється тiльки для шапки i табличної частини документа. Значення заповнюється вибором з виведеного на екран меню. При виборi елемента "Субконто" пропонується вибрати також вид субконто зi списка видiв субконто;
· Довжина - довжина елемента. Дана графа заповнюється тiльки для шапки i табличної частини i тiльки для числових i текстових елементiв. Для числових елементiв пiсля десяткової крапки вказується кiлькiсть розрядiв десяткової частини числа;
· Ек - довжина виводу реквiзиту на екранi, заповнюється тiльки для текстових елементiв табличної частини документа. Значення графи визначає ширину колонки, в якiй буде виводитися елемент на екранi;
· Формула - задає один або кiлька виразiв, роздiлених знаком ";". Правила запису формул описуються нижче. Наявнiсть формули необов'язкова.
Пiд таблицею зi структурою документа розмiщенi дві додатковi графи. Значення цих граф вiдносяться до бiжучої стрiчки запиту (а не до структури документа вцiлому). Якщо в графi "Пропускати при вводi" встановлено символ "х", то при вводi документа даний реквiзит буде пропускатися. Початково пропуск реквiзита встановлюється тiльки для номера стрiчки в табличнiй частинi, так як її рiдко треба мiняти при вводi. Графа "Копiювати з реквiзиту N" мiстить номер елемента для копiювання з документу другого типу (див. розд. 6.9).
Типи реквiзитiв документа. При вводi документiв Ви бачите три частини документа.
1. Заголовок (шапка) документа. До цiєї частини вiдносяться всi реквiзити, що мають в документi одне значення. Наприклад, для рахунка це буде номер, дата, органiзацiя i т.д.
2. Таблична (багатострiчкова) частина документа. До неї вiдносяться реквiзити, що мають в документi кiлька значень. Наприклад, товар, кiлькiсть. Дана частина документа може бути вiдсутньою.
3. Iнформацiйне табло. Тут вказується iнформацiя, яка не входить в документ, а виводиться на екран в процесi заповнення документа i має довiдковий характер. В неї є змiст включати, наприклад, залишок товару на складi, залишок по рахунках. Дана частина документа може бути вiдсутня.
Реквiзити заголовка документа, табличної частини i iнформацiйного табло вiдмiчаються в графi "Тип" значеннями "Заг", "Таб", "Iнф".
Зауваження.
1. При створеннi нового виду документа в його структуру автоматично заносяться два перших реквiзити шапки - номер документа i дата докумета, а також перший реквiзит табличної частини - номер стрiчки. Данi реквiзити мають обов'язковий характер, вони не можуть бути видалені з структури документа i не можуть змiнювати свiй формат.
2. Для того, щоб документ мав багатострiчкову частину, слiд ввести хоча б один реквiзит багатосрiчкової частини, крiм номера стрiчки.
Заголовок документа в журналi операцiй. В запитi є також рядки зi значенням "Ком" в графi "Тип". Цi рядки задають реквiзити запису-заголовка в журналi операцiй. В стрiчцi з назвою "Змiст" задається текстова iнформацiя, що включається в графу "Короткий опис" заголовка документа в журналi операцiй. В стрiчках "Субконто 1" i "Субконто 2" можуть вказуватися субконто, що включаються в журнал операцiй. По цих субконто можна буде надалi виконувати пошук i групування документiв в журналi операцiй. В стрiчцi "Сума" задається сума операцiї, що помiщається в заголовок документа в журналi операцiй.