• Реєстраційне бюро повинне вчасно фіксувати всі здійснені угоди й подавати інформацію про них на інформаційне табло. Для цього біля рингу (іноді в його центрі) знаходяться співробітники біржі, що фіксують угоди, що укладаються та зміну цін, що відбувається. Ці співробітники представляють декілька категорій:
- обліковці цін;
- представники органів контролю за дотриманням торгових процедур;
- представники клірингової палати, що усувають можливі торгові помилки.
Кожна біржа повинна забезпечувати інфраструктуру зв'язку торгового залу з іншим світом. Члени біржі повинні мати можливість швидко одержувати розпорядження від клієнтів і повідомляти про угоди й поточну інформацію. Для цього необхідна мережа телефонів, факсів і інших засобів зв'язку. В даний момент використовуються, як правило, дисплеї та відеомонітори, на яких з'являються повідомлення найбільших телеграфних агентств про самі різні події, що впливають на торгівлю. Велике значення має інформаційне табло в операційному залі, звичайно розташоване в центрі залу так, щоб кожен учасник торгів у будь-який момент міг одержати необхідну інформацію про угоди біржового дня. На це табло постійно надходить інформація з реєстраційного бюро, інформаційної служби й від учасників торгів.
На більшості ведучих біржах світу табло показує також інформацію про угоди з іншими товарами даної біржі, ціни ф'ючерсних угод на інших товарних, фондових і валютних біржах, а також різні поточні повідомлення (політичні події, погоду, страйки, ціни при продажах за готівку, відвантаження товару та інш.).
Але біржа не тільки одержує інформацію, але й передає її. Поточні та підсумкові котирування розсилаються постачальникам комерційної інформації, що у свою чергу представляють її своїм клієнтам за відповідну плату. Так, Чикагська торгова біржа розсилає таку інформацію більш ніж на 50 адрес.
З метою підвищення ефективності функціонування біржі застосовуються програми автоматизації організації та проведення біржових торгів.
2. Роль засобів автоматизації в діяльності біржи
На даний час широке застосування засобів автоматизації дозволяє сформувати міцну технологічну базу для удосконалювання організаційного керування біржею. Правда, це дозволить вирішити тільки частину проблем, пов'язаних з нестримним зростанням обсягів інформації (по оцінках академіка В.М.Глушкова, обсяг інформації з керування зросте в квадраті стосовно росту обсягу виробництва, послуг та ін.).
Іншою не менш важливою частиною проблеми діяльності біржі є ступінь її готовності до комп'ютеризації:
• по-перше, чи готовий кожен співробітник біржі (психологічно, за рівнем знань і т.д.) підвищити кваліфікацію, змінити технологію своєї праці;
• по-друге, чи сформована навколо персоналу біржі розвинута інфраструктура, сервіс, що включає методологічне, технічне та програмне забезпечення;
• по-третє, чи можливий перехід конкретної біржі до системного реформування існуючої інформаційної технології.
Коло проблем, пов'язаних з автоматизацією біржової діяльності, надзвичайно широке. До них відносяться як загальтехнологічні задачі організації обробки інформації (формування оптимального діалогу, визначення колективних форм обробки інформації, вироблення процедур спілкування з базами даних і ін.), так і питання вибору ефективних технологічних і технічних засобів, необхідних для проведення подібної роботи. Фахівці, зайняті на біржі, за допомогою персональних ЕОМ одержують можливість полегшити, в значній мірі впорядкувати й інтенсифікувати свою трудову діяльність.
На першому етапі звичайно автоматизується рутинна праця, наприклад реєстрація брокерів і брокерських фірм, розробка біржової відомості, підготовка документів для реєстрації угод і т.д.
Наступний, більш складний етап – розробка спеціальних мов, за допомогою яких фахівець може самостійно виконувати на персональній ЕОМ визначені дії, наприклад проводити аналіз економічних показників діяльності біржі, оцінювати результативність роботи тієї або іншої брокерської фірми.
Нарешті, на третьому етапі – це найбільш складний процес – може бути частково автоматизована й творча діяльність фахівця. Персональна ЕОМ у цьому випадку виступає вже в ролі бази, що містить інформацію (знання) з даної предметної області. При роботі над будь-якою проблемою, наприклад над аналізом загального стану біржі, персональна ЕОМ показує альтернативні рішення або пропонує уже відомі в аналогічних ситуаціях та ін.
На всіх трьох етапах співробітники біржі активно використовують персональні ЕОМ у своїй безпосередній діяльності.
Основний недолік існуючої інформаційної технології на біржах (без застосування ЕОМ) складається з необхідності безперервних конверсій інформації, адаптуємих до конкретних технологічних методів і технічних засобів. Будь-яке оперативне рішення, перш ніж воно дійде до виконавців, "грузне" на етапах звичайної інформаційної технології. Персональні ЕОМ, що є основою нової інформаційної технології, дозволяють максимально інтегрувати ці технології на біржі шляхом переходу на єдиний процес обробки. При цьому за рахунок універсальності використовуваних технічних засобів забезпечується не тільки технологічна й методична інтеграція, але й організаційна інтеграція інформаційних систем і процесів у видгляді широкої мережі автоматизованих робочих місць брокерів, маклерів, служб біржі.
Для нової інформаційної технології характерні:
• робота користувача в режимі маніпулювання (а не програмування) даними. Користувач повинен бачити, вживаючи засоби виводу (дисплей, принтер), і діяти, використовуючи засоби введення (клавіатура, миша, сканер), а не знати та пам'ятати;
• інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, що передбачає єдину уніфіковану форму представлення, збереження, пошуку, відображення, відновлення й захисту даних;
• безпаперовий процес обробки документів, при якому на папері фіксується тільки залишковий варіант того або іншого документу, а проміжні версії й необхідні дані записуються на машинному носії та доводяться до користувача через екран дисплея персональної ЕОМ;
• інтерактивний (діалоговий) режим вирішення задач із широкими можливостями для користувача;
• можливості колективного використання документів на основі декількох персональних ЕОМ, об'єднаних в обчислювальну мережу;
• можливості адаптивної перебудови форми та способу представлення інформації в процесі вирішення задачі.
Людино-машинні системи на базі персональних ЕОМ дозволяють значно скоротити надмірність инфомационных потоків на всіх ступінях керування біржею (за рахунок визначеного агрегування даних на робочих місцях її співробітників) і істотно підвищити ефективність насамперед оперативного керування. Нова інформаційна технологія на базі персональних ЕОМ є основою децентралізованої системи організаційного керування біржею. При цьому забезпечуються:
• прискорення обробки інформації за рахунок максимального наближення засобів обробки даних до об'єктів керування (операційний зал, служба реєстрації угод і т.д.) і забезпечення прийняття оперативних рішень;
• зниження витрат на утримання усієї системи організаційного керування біржею;
• ріст гнучкості організаційної структури біржі;
• підвищення відповідальності співробітників біржі;
• можливість поетапного (модульного) нарощування потужності системи автоматизованого керування біржею;
• зменшення обсягів документообігу на біржі;
• розвиток інформаційної науково обґрунтованої системи організації керування біржею за рахунок збільшення кількості необхідних для керування даних і підвищення їхньої вірогідності та своєчасності.
Децентралізована система керування біржею припускає застосування децентралізованих баз даних, не потребуючих витрат на збір інформації в єдиний центр, створення громіздких і дорогих систем для збереження великих обсягів даних, імовірність помилок у яких мінімізована. Рівень децентралізації може бути різним. Можливий розподіл даних по окремих базах при збереженні централізованого вказівника їхнього розміщення. В іншому випадку при створенні локальних баз даних зберігається загальна їхня база в центрі. Рівень децентралізації баз даних повинен бути визначений виходячи з конкретних функціональних і економічних вимог до реальної локальної або регіональної організаційної структури біржі. При децентралізації досягається й велика живучість автоматизованої системи керування біржею, тому що вихід з ладу одного персональної ЕОМ не приводить до відмовлення всієї системи керування.
Принциповою перевагою децентралізованої системи є мінімізація ризику впровадження техніки. У централізованій системі впровадження техніки починалось з закупівлі й установки великої ЕОМ (найчастіше з надлишковим ресурсом) і організації каналів зв'язку. У цьому випадку вкладаються значні матеріальні засоби та необхідні великі людські ресурси. В децентралізованій системі ступінь ризику від впровадження мінімальна, тому що система нарощується поетапно з незначними збалансованими матеріальними витратами на кожному етапі. В силу високої автономності й універсальності технічних засобів немає необхідності одночасно вирішувати задачу організації каналів зв'язку. На першому етапі може підтримуватися рівень комунікацій, що склався до переходу на нову інформаційну технологію, наприклад, можливо пересилати по поштових каналах інформацію, використовуючи машинні носії на гнучких магнітних дисках (НГМД).
Однак на даний час рівень автоматизації фондових бірж в країнах СНД є недостатньо високим. Причини цього можна звести в декілька груп: