Контроль за правильністю ведення касової книги покладається на головного бухгалтера.
Облік касових операцій в системі рахунків (рах. № 50)
Для обліку наявності, руху і залишків готівки в касі використовують активний рахунок № 50 "Каса" з такими субрахунками:
№ 50-1 "Каса підприємства в національній валюті"
№ 50-2 "Каса підприємства в іноземній валюті"
№ 50-3 "Операційна каса в національній валюті"
№ 50-4 "Операційна каса в іноземній валюті".
Бухгалтерські записи ведуть на підставі перевірених відривних листків (другий примірник касової книги) і доданих до них документів. Залишок і надходження грошових коштів відображують по дебету рахунку № 50, а видану готівку — по кредиту.
До операційних кас належать квиткові і багажні каси, відділки зв'язку та інші подібні каси.
На субрахунках № 50-2 і № 50-4 підприємства здійснюють операції з валютою у перерахунку на національну валюту України (за кожний видом валюти окремо).
Для забезпечення збереження грошових коштів бухгалтерія повинна здійснювати несподівані перевірки не менше одного разу на квартал з перерахуванням всіх цінностей, що знаходяться у касі, й складати відповідні акти.
Бухгалтерія після одержання звіту касира здійснюєперевірку обгрунтуваності всіх записів у звіті, проставляє кореспонденцію рахунків на кожному документі і заповнює журнал-ордер № 1 по кредиту рахунку № 50 "Каса" і відомість № 1 по дебету цього рахунку, у яких реєструє одержані й видані кошти за цільовим призначенням (додаток 2).
У журналі-ордері № 1 показуються витрати грошових коштів з кредиту рахунку № 50 в дебет рахунків обліку виробничих витрат, матеріальних цінностей, розрахунків з працівниками підприємства, з підзвітними особами, депонентами та ін.
Наприкінці місяця у журналі-ордері № 1 і відомості № 1 підраховують надходження й витрати готівки і визначають на 1-е число наступного місяця залишок коштів у касі, який має і бути тотожним такому ж показникові в касовій книзі. Підсумкові дані цих регістрів записують до Головної книги.
При спрощеній формі ведення обліку касових операцій використовують відомість № 5.
1.1.3. Облік операцій в іноземній валюті та їх використання на території України(рах. №№ 52, 50).
“Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України” чітко регламентується порядок, за яким повинні діяти резиденти та нерезиденти при здійсненні операцій готівковою іноземною валютою. Ці правила включають три шляхи використання:
1. використання готівкової валюти з власних рахунків юридичними особами;
2. використання на території України іноземної готівки як засобу платежу чи застави;
3. використання іноземної готівки при торгівлі і наданні послуг на транспортних засобах на час їх перебування за кордоном.
1. Із власного поточного рахунку підприємство може здійснювати:
І. Виплати для забезпечення витрат працівників юридичних осіб на відрядження за кордон (згідно з чинним законодавством). При цьому невикористаний залишок готівки іноземної валюти підлягає зарахуванню на розподільчий рахунок в уповноваженому банку протягом 5 банківських днів із часу оприбуткування до каси.
Видача готівки іноземної валюти з поточного рахунку та продаж дорожніх чеків у вільноконвертованій валюті здійснюється банком при наявності заявки відповідної юридичної особи.
Відповідно до наданого розрахунку витрат видаються добові, але не більше 300 $ США на добу чи еквівалент даної суми в іншій валюті. Для транспортних витрат – не більше 1000 $ США.
Можна також виділяти готівку на представницькі витрати за кордоном. Загальна сума готівки чи дорожніх чеків не повинна перевищувати суми, встановленої Порядком переміщення валюти через митний кордон України. Для резидентів $9000, в т.ч. на підставі дозволу банку – $4000, дорожніми чеками та іншими платіжними документами – $5000, в т.ч. дорожніми чеками в сумі, що не перевищує $1000 без дозволу (або еквіваленти цих сум в іншій іноземній валюті).
Нерезиденти мають право переміщення через кордон $6000, у т.ч. $1000 за довідкою довідкою банку та $5000 чеками.
Коли загальна сума витрат перевищує встановлені норми вивезення інвалюти, то для здійснення розрахунків за кордоном використовуєтья корпоративна пластикова картка однієї з міжнародних платіжних систем.
При вивезені інвалюти в готівці за кордон, банк дає відповідній юридичній особі дозвіл на переміщення через митний кордон. Відшкодування працівнику витрат власних коштів в іноземній валюті у відрядженні здійснюється у грошовій одиниці України залишок коштів у валюті, що залишився після відрядження, його з вас можуть за офіційним обмінним курсом, встановленим НБУ на день виплати шків авансу у встановлений термін. Якщо ви вчасно не повернули сзазначених коштів.
ІІ.Відповідальність підзвітної особи за неповернення залитягнути на підставі статті 2 Закону України “Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей” від 6 червня 1995 року №217/95-ВР.
“Стаття 2. Заборгованість працівників підприємства, установи, організації у разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження або господарські потреби, та в інших випадках нездачі іноземної валюти, одержаної у підзвіт, — стягується у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості”.
ГДПІУ своїм незареєстрованим у Мін’юсті листом від 17.04.1996 р. за №22-113/10-2595 роз’яснила, що потрійна сума стягується бухгалтерією з працівника, який не здав залишок валюти або всю отриману валюту.
ІІІ. Відшкодування власних коштів працівникам витрачених на відрядження. Звертаємо вашу увагу на розбіжність між інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон та Правилами використання готівкової іноземної валюти на території України. Згідно з п. 1.17 інструкції відшкодування власних коштів працівника, витрачених ним на відрядження, може проводитися або в гривнях, перерахованих по курсу НБУ на день виплати заборгованості, або у валюті, в якій видавався аванс. Згідно з п. 1.1.5 Правил відшкодування працівникові витрат власної валюти здійснюється тільки у гривнях по курсу НБУ на день виплати заборгованості.
ІV. Для забезпечення витрат працівників, іноземних дипломатичних, консульських, торговельних та інших офіційних представництв міжнародних організацій та філій, які користуються імунітетом і дипломатичними привілеями, але не здійснюють підприємницької діяльності при відрядженні за кордон.
V. Для забезпечення експлуатаційних витрат юридичних осіб, що мають власні транспортні засоби (орендують, фрахтують) для виконання рейсів за кордон (оплата пального, лоцманських послуг, митних і дорожніх зборів, стоянки тощо).
Для видачі інвалютної готівки потрібно подати в уповноважений банк заявку, в якій вказується:
· мета виїзду;
· прізвище, ім’я, по батькові особи, котра вивозить готівку на експлуатаційні витрати;
розрахунок витрат та доручення на отримання коштів в касі уповноваженого банку.
VI. Для оплати праці працівників-нерезидентів.
Коли сума перевищує встановленні чинним законодавством України норми вивезення валюти, то фізична особа–нерезидент може перерахувати ці кошти з власного рахунку в уповноваженому банку на рахунок в іноземному банку, чи вивезти за дозволом НБУ.
VII. Для виконання статутної діяльності представництва Бюро міжнародної організації з міграції, у тому числі для покриття витрат, пов’язаних з забезпеченням виїзду мігрантів на батьківщину.
2. Використання на території України готівкової іноземної валюти як засобу платежу чи застави.
Використання на території України іноземної готівки як засобу платежу дозволяється у разі відсутності у фізичних осіб коштів у грошовій одиниці і неможливості здійснення валютнообмінної операції через пункт обміну.
Ці платежі здійснюються на території:
· митниць (сплата мита та митних платежів і сплата нерезидентами дорожніх зборів та платежів за охорону);
· вокзалів, аеропортів та портів (реалізація паливо-мастильних матеріалів нерезидентам; переоформлення суб’єктам підприємницької діяльності квитків);
· в інших випадках.
3. Використання готівки іноземної валюти як засобу платежу в разі здійснення торгівлі та надання послуг на транспортних засобах під час їх перебування за кордоном.
Використання готівки іноземної валюти як засобу платежу дозволяється у разі здійснення суб’єктами підприємницької діяльності, торгівлі і надання послуг за межами України на транспортних засобах, що їм належать, у таких випадках:
1. за реалізовані товари та надані послуги на повітряних, морських, річкових суднах;
2. за надані послуги з міжнародних перевезень та паромних переправлень у прикордонних з Україною зонах.
Іноземна готівка, що ввозиться підлягає обов’язковому декларуванню на митниці та зарахуванню на розподільчий рахунок в іноземній валюті у сумі, зазначеній у декларації.