При здійсненні готівкових розрахунків обов’язковим є оформлення одержувачем готівки облікової розрахункової документації, яка б підтверджувала здійснення платниками витрат готівки.
Однак, завжди є винятки з правил. Так, п.5 Положення визначено, що кошти на виплату зарплати та сплату дивідендів акціонерам мають отримуватися виключно з банків, при цьому треба повністю сплачувати податки і відрахування в державні фонди у терміни визначені законодавством.
Внаслідок набуття чинності Постанови Правління НБУ від 11 листопада 1998 року № 473 “Про затвердження змін і доповнень до Порядку ведення касових операцій у національній валюті України від 02.02.1995р.” дія п.5 скасовується для підприємств та індивідуальних підприємців, які не мають заборгованості перед бюджетом. Отже, вонимають право платити зарплату і дивіденди з виручки, при цьому, звичайно, не забувати розраховуватись з бюджетами та позабюджетними фондами.
Пунктом 5 Постанови наказується підприємствам незалежно від форми власності, котрі мають податкову заборгованість усі розрахунки проводити у безготівковій формі. Це не стосується сплати податків та обов’язкових платежів, котрі можуть сплачуватись готівкою.
Якщо стосовно готівкових розрахунків знято, то тепер основним механізмом, що визначає порядок роботи з готівкою залишається ліміт каси, що встановлюється усім підприємствам, які мають рахунки в банках і здійснюють операції з готівкою. Порядок розрахунку ліміту не змінився, лише уточнено, що продовжує діяти ліміт минулого року.
До введення в дію цих документів ліміт залишку в касі не встановлювався фізичним особам - суб’єктам підприємницької діяльності і фермерам. Тепер без ліміту працюють індивідуальні підприємці і фермери, які займаються виключно виробництвом, переробкою і реалізацією сільськогосподарської продукції. А колективні сільськогосподарські підприємства можуть самостійно визначати розмір готівки, що постійно знаходиться в їх касах, але повинні повідомляти про це в І кварталі банкам, які їх обслуговують.
У випадку, коли ліміт каси взагалі не встановлений, то вся готівка, що є в касі на кінець дня повинна бути здана до банку (незалежно від причин не встановлення ліміту). Коли клієнта немає за вказаною адресою і не повідомлене банку його нове місце знаходження і його неможливо визначити, то про це установа банку повідомляє відповідний орган державної податкової адміністрації.
Для підприємств торгівлі та громадського харчування, що обслуговують населення за готівку, Інструкцією № 4 встановлено обов’язкову наявність в їх касах розмінної монети різних номіналів (у розмірі не менше 10 % від суми встановленого підприємству ліміту готівки в касі) для видачі здачі громадянам. Невидача здачі чи наявність її у меншій кількості, ніж встановлено Інструкцією № 4, являється порушенням касової дисципліни і тягне за собою застосування штрафних санкцій від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів. Коли випадок протягом року повторюється, то штраф може становити від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів громадян.
П. 7 Порядку і п. 73 Інструкції № 4 встановлені суворі терміни з контролю за виданою підзвітним особам готівкою.
Так, особи котрі отримали готівку під звіт (у т. ч. і на відрядження), повинні подати до бухгалтерії звіт про витрачені суми. Готівка, видана під звіт, але не витрачена, повинна бути повернута в касу підприємства не пізніше 3 робочих днів після закінчення відрядження. Інакше, починаючи з наступного дня, така готівка включається в суму фактичного залишку в касі на кінець дня. Отримана в результаті сума порівнюється із встановленим лімітом залишку готівки в касі.
Внесено зміни у п.7, абзац 2. Вони полягають у тому, що раніше за господарські витрати можна було відчитуватись не пізніше наступного дня після закінчення 10 днів з дня видачі, а тепер не пізніше наступного робочого дня після видачі готівки під звіт. Виняток (по закінченню 10 днів) становить видача готівки на закупівлю сільськогосподарської продукції.
Тим підприємствам, що мають заборгованість по податках у випадку витрачання готівки як з виручки, так і з одержаної з кас банку ці кошти розрахунково включаються до фактичних залишків готівки в касі того дня, коли були здійснені такі витрати з подальшим порівнянням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.
Такі зміни спрямовані на створення жорстких умов при розрахунках готівкою неплатникам податків і стимулювання їх найшвидше погасити борги перед бюджетом.
У разі виявлення порушень порядку ведення касових операцій, акти перевірок передаються податковій адміністрації чи правоохоронним органам для застосування до порушників відповідних санкцій, передбачених законодавством.
Із метою посилення обліку та контролю готівкового обігу у підприємствах, що займаються готівковими розрахунками, Державною Податковою Адміністрацією було вирішено впровадити на цих підприємствах електронні контрольно-касові апарати.
До цього рішення ДПА підштовхнуло прийняття 01.07.97 р. Закону України “Про податок на додану вартість”. Згідно статті 7 цього документу продавець зобов’язується видавати покупцю товарний чек, в якому зазначена сума податку.
Касові операції (надходження готівки до каси і видача з неї) здійснюються на підставі "Порядку ведення касових операцій в народному господарстві України", затвердженого постановою Національного банку України № 21 від 2.02.95 р.
Всі підприємства, незалежно від форми власності, зобов'язані зберігати свої грошові кошти в установах банку. Готівка може бути одержана ними з власних рахунків у межах наявних на них коштів і на цілі вказані в чеку, без подання обгрунтовуючих документів і розрахунків.
Каса — самостійний структурний підрозділ підприємства, призначений для зберігання коштів і проведення розрахунків готівкою. Матеріальну відповідальність за збереження коштів і ведення касових операцій покладено на касира, з яким укладають договір про матеріальну відповідальність у формі зобов'язання касира (або іншої уповноваженої особи).
Грошові кошти до каси надходять з Розрахункового рахунку, що розміщений в банку, внаслідок реалізації товарно-матеріальних цінностей, від підзвітних осіб тощо.
Підприємства та індивідуальні підприємці що квартально подають до банку касову заявку встановленого зразка про суми надходжень та видачі готівки з поданням, також, календаря видачі зарплати. Щоб зняти готівку з розрахункового рахунку бухгалтер заповнює чек та підписує його разом з керівником і передає касиру. Касир, попередньо (як правило за один-два дні) замовляє необхідну суму в банку. Потім одержує її за чеком. Корінець чеку є виправдним документом для запису касових операцій в облікових регістрах.
Надходження грошових коштів до каси оформляють прибутковими касовими ордерами (якщо від фізичних осіб, то обов'язково видається квитанція зі штампом або печаткою за підписом головного бухгалтера і касира, або відтиском, касового апарату), видачу — видатковими касовими ордерами, або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями.
Прибуткові касові ордери підписують головний бухгалтер і касир, а видаткові — керівник підприємства, головний бухгалтер і касир.
Банк визначає ліміт залишку готівки у касі в розмірі, необхідному для виплати невідкладних витрат.
Всю готівку понад встановлений ліміт касир зобов'язаний здати в банк в порядку і терміни встановлені банком. В разі виявлення надлишку готівки в касі під час перевірки податковою інспекцією, він стягується в бюджет держави.
Касові операції здійснюють на основі оформлених документів.
Касові ордери передаються до виконання касирові підприємства безпосередньо бухгалтером, а не через особу, що одержує або вносить гроші.
Касир, що одержав з бухгалтерії касові ордери, повинен перевірити правильність їх оформлення, наявність і дійсність підписів, додатки, перераховані в ордері. Після цього він приймає або видає гроші. Особі, що внесла гроші до каси, видається квитанція. Під час здійснення готівкових розрахунків між підприємствами, підприємства-отримувачі готівки зобов'язані надати підприємствам-платникам обліковий розрахунковий документ (податкова накладна, рахунок-фактура, товарний чек, акти виконаних робіт, наданих послуг), який би підтверджував здійснені платниками витрати готівки і був би підставою для виписки видаткового касового ордеру.
Прибуткові і видаткові касові ордери до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації касових ордерів, де їм надаються порядкові номери. Касир усі надходження і видачі готівки за прибутковими івидатковими касовими ордерами облічує у касовій книзі.
Касова книга. На підприємстві ведеться тільки одна касова книга (типова форма № КО-4), у якій касир відображує готівку і рух грошей у касі. Записи у касовій книзі здійснюються за кожним прибутковим і видатковим ордером. Але якщо у організації є інші види валют, крім національної, то касові книги відкриваються на кожну валюту окремо.
Усі касові ордери після їх використання касир підписує, а додані до них документи для запобігання повторного використання погашає штампом або підписом від руки "Одержано", "Сплачено" з зазначенням дати.
Записи у касовій книзі здійснюються тільки під копірку, тобто у двох примірниках (другий примірник є звітом для касира). Наприкінці робочого дня касир підбиває підсумки оборотів за надходженням і видачею грошей та виводить залишки на наступний день. Перші відривні аркуші, що є звітом касира, разом з прибутковими і видатковими ордерами й доданими до них виправдними документами касир передає бухгалтерії під розписку у касовій книзі.