7) Документ, який попереджає про обмеження, встановлені Законами України «Про державну службу», «Про боротьбу з корупцією», підписаний державним службовцем.
8) Засвідчення про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця.
9) Атестаційний лист, де результати є вирішальними.
10) Службова характеристика, підписана міським головою і Грицаном А.В.
11) Перелік документів, які містяться в справі.
12) Звільнення за заявою Грицана А.В. у зв’язку із закінченням його повноважень.
13) Виконавчий лист у зв’язку з цим рішенням.
14) Характеристика особи.
15) Довідка, що пан Грицан дійсно був державним службовцем, а також доівдка про наявність допуску до державної таємниці.
Тепер перейдемо до загального відділу. Оскільки канцелярії в міській радіне має, більшість її повноважень взяв на себе саме загальний відділ. Відомо, що вся кореспонденція приймається загальним відділом, а будь - яким іншим особам, це заборонено. Якщо це вхідна кориспонденція, то вона реєструється і вскривається. Виняток складають ті листи, які позначені відміткою «особисто». В загальному відділі перевіряються вхідні документи і наявність додатків доних, після чого вони передаються у відповідні відділи. Взагалі відомості про документи вносчться в реєстраційну картку. За словами працівника з загального відділу Іванців Дарії Йосипівни, реєстраційні картки знаходяться в комп’ютері і журнали вхідної та вихідної кориспонденції, також. До компитенції загальног відділу також входить завірення, рішень і розпоряджень міського голови печеткою, вести їх облік.
Варто зазначити, що на кожному документі, який надійшов, керівництво пише резолюцію, де зазначується конкретний виконавець, зміст дій щодо виконання цього документу, дата і підпис керівника. Загальний відділ здійснює нагляд за виконанням цих документів. Для виконання документів надається термін, який в залежності від виду документу окливається від 10 до 30 робочих днів. Якщо особа, на яку покладено виконання документу з об’єктивних причин не може в встановлений строк виконати документ, то вона повинна звернутись до керівника з пропозицією продовжити цей термін за 3 - 5 днів до закінчення цього терміну. Керівник, прийнявши рішення повідомляє це в сектор конролю, тобто в загальний відділ в той же день. Загальний відділ слідкує за виконанням документів в установлений термін. Вихідна кориспонденція також проходить через хзагальний відділ, де вона реєструється і направляється за адресо. Загальний відділ готує протоколи засідання, виконавчого комітету. Пані Іванців Д.Й. відмовилась надати будь - який протокол, який би я міг використати як зразок, мотивуючи це конфіденційністю інформації, яка вцих документах міститься. За її словами це звичайний протокол де спочатку вказується присутні особи, а потім містяться відомості щодо питань, які вирішуються на засіданні. Протоколи візуються і передаються на підпис голові, або його заступникові та керуючому справами виконкому. Протокол оформлюється і не пізніше, як через 15 днів після засідання надсилається Обласній Державній Адміністрації. За цей час зберігання протоколів здійснює завідуючий канцелярією загального відділу. Ще один досить цікавий факт полягає в тому, що звільнення і прийняття на роботу технічних працівників міської ради здійснюється саме цим відділом.
А взагалі, стосовно структури, загальний відділ формується сесією міської ради за поданням керуючого справами виконкому. Завідуючий загальним відділом призначається на посаду та звільнюється з посади виконкомом за погодженням керуючого справами виконкому. Він знаходиться в кабінетах № 16,17. Завідуючий загальним відділом в даний час є Васкул Галина Миколаївна. Як я зрозумів, працівники загального відділу повинні як виконувати обов’язки, так і використовувати свої права. В противному разі до них будуть застосовуватися міри відповідальності, передбачені законодавством.
Далі ми ознайомились відповідального секретаря адміністративної комісії Іванців Любові Петрівни, як оформлюється адміністративні справи, а також як працюють адміністративні комвїісії. Перш за все адміністативна комісія обирається і затверджується на засіданнях виконкому у складі голови комісії, яким може бути заступник виконкому, або його члени, заступника голови , секретаря і членів комісії. Склад комісії повинен бути 9 чоловік. Секретар комісії готує всі необхідні матеріали для засідання комісії. Приводом для заведення адміністративної справи є надходження від органів міліції, повідомлення про скоєння особою адміністративного проступку. Адміністративна комісія розглядає документи і надсилає даній особі - порушнику повідомлення - виклик, де містяться відомості про те що особу запрошують на засідання даної комісії, місце засідання, час і дата. Цей акт підписує відповідальний секретарокмісії і він надсилається за адресою. При наявності свідків викликаються і вони. В протоколі засідання комісії містяться відомості про справу, правопорушника і свідків, пояснення осіб, які беруть участь у розгляді, а також відомості про докази. Ще одним документом, який наявний в адміністративній справі є постанова, де адміністративна комісія накладає на порушника адміністративне стягнення і надає 15 днів для сплачення штрафу.
В відділі малого підприємства ми провели порівняно мало часу, але все - таки отримали досить інформації про його діяльність. Для початку варто вказати, що відділ малого підприємсва розміщений у кабінетах №5,6. Взагалі, основними функціями цього відділу є здійснення державнї реєстрації суб’єктів підприємницької діяльності, а також розробка та реалізація заходів по підтримці підприємства м. Коломия.
Державна реєстрація суб’єктів підприємницької діяльності здійснюється на протязі 5 робочих днів після подання всіх необхідних документів. Таким документами є для фізичних осіб:
- заява про державну реєстрацію,
- дві фотографії,
- паспорт (або його завірена копія, копія довідки з податкової, квитанція про сплату 25 грн.50 коп. тощо).
Для юридичних осіб необхідно подати статут, а плата буде становити 119 грн., що є значно більше суми сплаченої фізичною особою.
Державна реєстрація здійснюється внесенням необхідних відомостей в журнал реєстрації фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності, чи юридичних осіб.Цим особам надається ідентифікаційний код в єдиному державному реєстрі. Пілся цього він надсилається заповнене опвідомлення про державну реєстрацію, зразки яких є в додатку, а також заповнюється в реєстраційні картки, які надсилаються в податкову. Пинсійний фонд ,фонд страхування, обласне статистичне управління. Відомості про юридичних осіб надсилаються в податкову і в подальшому не рідше одного разу в місяць. При зміні юридичної адреси, або форми власності особа повинна повідомити про це відділ малого підприємництва на протязі 7 днів чи 30 днів відповідно. Як правило виконком не звертається в суд при порушенні вказаного правила, в суд звертається податкова інспекція в інтересах виконкому. Звернення в суд може потягнути за собою ліквідацію підприємства.
Ми також були присутні на зборах фізичних осіб, що займаються торгівлею на ринку і їх зустрічі з головою міської ради Юращуком Богданом Іваноновичем і іншими посадовими особами. Приводом послужило те, що вказаним особам заборонено здійснювати торгівлю на вулицях, прилеглих до до ринку. Секрктар голови пан Оліградський повідомив, що половина цих людей мають місце в комплексі водолій, на що прозвучали заперечення з боку торгівців в яких місць, як таких не було. Також був висунутий докір панові Юращуку, що взагалі-то «Водолій» було заплановано зробити комплексом, де мала б іти торгівля хімічними товарами та парфумерією, а а отже необхідно зробити, як заплановано. Аргументом, який висунув на це пан Оліградський : «Ми що скажемо тим людям виходьте, бо «Водолій» закривають? ». Пан Юращук, в свою чергу, зауважив, що дані торгівці думають тільки про себе і не перймаються проблемами міста взагалі. Було висуното пропозицію зі сторони місцевої влади, про перехід даних осіб ан торговицю, для реалізації їхнього товару. Дискусія продовжувалась довго, але конценцусу не було досягнуто, торгівля поза межами ринку категорично заборонена.
Також в даній дискусії не обійшлося осторонь вирішення проблеми поганих доріг нашого міста, на що пан Юращук відповів: «Ця проблема не одноразово розглядалася і найблищим часом буде вирішена».
Також, не можливо обминути стороною і відділ внутрішньої політики. Даний відділ знаходиться в 34 кабінеті міської ради, він складається з двох консультантів Безпалової Лідії Романівни і Гриньківа Дмитра Дмитровича, а також завідуючоі цим відділом Гаврилової Валентини Іванівни. Важливо відмітити, що кожен з консультантів має свої функції, які значно відрізняються своєю сутністю. Один із них займається соціологічним дослідженням, прогнозування майбутніх ситуацій в місті, організацію і проведення державних свят, підготовка проектів рішень голови стосовно питань, якими займається відділ тощо. Що ж стосується другого консультанта, то то до його функцій належить оцінка суспільно - політичної ситуації в місті, аналіз діяльності політичних партій, громадських організацій, діяльність, яка пов’язана з передвиборчою агітацією,а також виборами, діяльність пов’язана стосовно призову на строкову службу, допомога реабілітованим, а також ветеранам бойових дій ОУН - УПА.
На питання, як саме реєструються політичні партії і організації пані Гаврилова дала наступну інформацію. Раніше законом було встановлено, що в даному відділі реєструються і політичні партії. Тепер Законом України «Про політичні партії», від 2001 року визначено, що політичні партії реєструються в відділах юстиції. При чому вони нагадують пірамідну структуру, де вериною цього «айсберга» є політична організація, яка знаходиться в м.Києві і реєструється безпосередньо в Міністерстві Юстицій Україн, а далі вже виступають політичні партії областей, районів, міст, тощо на відміну від політичних організацій, громадські організації мають дещо інший характер, головна особливість полягає у можливій відсутності так званої «верхівки» в місті Києві. Вони безпосередньо реєструються в органах місцевого самоврядування, на місцях. Для реєстрації необхідні такі документи: