В хранилище деньги и другие ценности хранятся в металлических шкафах, стеллажах, которые закрываются на ключ заведующим кассой.
Рублевая денежная наличность, иностранная валюта, другие документы и ценности хранятся раздельно.
В хранилище может храниться денежная наличность в упаковке предприятий - изготовителей банкнот и монет Банка России, учреждений Банка России, «Азиатско-Тихоокеанский Банк». Денежная наличность, сформированная в других структурных подразделениях «Азиатско-Тихоокеанского Банка» может храниться, при наличии реквизитов, проставляемых на сварочных швах полиэтиленовой упаковки, пломбах, ярлыках к мешкам с монетой, накладках пачек банкнот, бандеролях корешков в течение 7 рабочих дней. В хранилище хранятся:
o ценные бумаги, принятые в залог по выданным кредитам,
o гарантии, договора поручительства,
o договора по принятому в залог имуществу,
o бланки строгой отчетности,
o разные ценности и документы
Ценности и документы учитываются по номинальной стоимости, если она известна, или в условной оценке 1 рубль за каждый документ (ценность), если номинальная стоимость не указана. Ценности в хранилище хранятся в опечатанном виде. К каждой ценности по каждому владельцу прикрепляется мемориальный ордер по приему ценности, с указанием в нем: владельца ценности, номера, даты принятия. Ценности в хранилище разложены по датам поступления.
Документы (кредитные договора, договора поручительства, договора по принятому в залог имуществу, паспорта на бытовую технику и автомобили, страховые свидетельства и прочие документы, относящиеся к кредитным сделкам) учитываются в условной оценке 1 рубль. В аналитическом учете учет ведется на отдельных лицевых счетах на каждый вид ценности на счете 91202 - «разные ценности и документы», на этом же счете учитываются оформленные чековые книжки для выдачи клиентам и могут учитываться бланки строгой отчетности, не имеющие типографских номеров.
Бланки строгой отчетности учитываются в условной единице 1 рубль за один бланк (книжку). В хранилище бланки хранятся по видам. В аналитическом учете учет производится на счете 91207 - «бланки», учету подлежат только бланки, имеющие типографские номера, при этом ведутся лицевые счета по видам бланков. Выдача бланков производится на основании мемориального ордера, составленного операционным работником на основании заявки на выдачу бланков. Кассовый работник при выдаче бланков на обороте мемориального ордера указывает номера и серии выданных бланков, списание бланков строгой отчетности отражается по кредиту счета 91207 в корреспонденции со счетом 99999.
Банкноты, монета и другие ценности в хранилище учитываются в книге учета денежной наличности и других ценностей, учет наличной иностранной валюты может осуществляться в отдельных книгах. Книги ведутся заведующим кассой и в течение дня хранятся у него, по окончании дня - в хранилище ценностей.
Суммы принятого обеспечения по предоставленным кредитам в Книге учета денежной наличности и других ценностей не учитываются.
Перед закрытием хранилища должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, проверяют:
o все ли ценности, книги и документы внесены в хранилище;
o заверены ли остатки, указанные в книге (книгах) учета денежной наличности и других ценностей, главным бухгалтером (его заместителем);
o все ли металлические шкафы, стеллажи, сейфы и тележки, используемые для хранения ценностей, по окончании операции, независимо от наличия в них ценностей, закрыты на ключ.
Хранилище закрывается должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны, который расписывается в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей в приеме хранилища под охрану. Контрольный журнал хранится у заведующего кассой.
Необходимость присутствия представителя охраны при открытии и закрытии хранилища ценностей, оборудованного системой охраны на базе ПЭВМ, определяется руководителем кредитной организации совместно с организацией, осуществляющей охрану кредитной организации.
Хранилище ценностей должны иметь дубликаты ключей, которые с подробной описью вкладываются в пакет, обшиваются тканью и опечатываются печатями должностных лиц, ответственными за сохранность ценностей. Порядок и место хранении пакет с дубликатами ключей от хранилища ценностей определяется распорядительным документом кредитной организации. При этом должна быть обеспечена сохранность указанного пакета. Пакет с дубликатами ключей от хранилища ценностей может храниться в другой кредитной организации на основании договора хранения. В случаях изъятия и мест хранения должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, пакета с дубликатами ключей составляется и подписывается акт с указанием причин изъятия.
Дубликаты ключей от металлических шкафов, стеллажей, сейфов, тележек, предназначенных для хранения ценностей кассовыми работниками, упакованные и опечатанные должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, хранятся вместе с описью хранилище ценностей.
Хранение печатей, пломбиров, клише, именных и других штампов, ключей от средств хранения, используемых должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и кассовыми работниками, должно исключать возможность использования их другими лицами.
3.7 Ревизия кассы
Ревизия банкнот, монеты и других ценностей в операционной кассе производится:
o не реже 1 раза в квартал, а также ежегодно по состоянию на 1 января;
o при смене или временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей;
o в других случаях по усмотрению руководителя кредитной организации.
Ревизия производится по распорядительному документу кредитной организации комиссией, состав и руководитель которой определяется указанным распорядительным документом.
Ревизия проводится с проверкой всех ценностей по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность скрытия и недостач денег и ценностей. Наряду с ревизией ценностей может производиться проверка организации кассовой работы.
Необходимость осуществления проверок организации кассовой работы, их периодичность, состав комиссий, создаваемых для проведения проверок, определяются руководителем кредитной организации.
Приступив к ревизии, ее руководитель опечатывает хранилище ценностей, берет под свой контроль все деньги и ценности, находящиеся под ответственностью должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассовых работников и производит проверку их фактического наличия. Порядок проверки фактического наличия денежной наличности и ценностей в хранилище определяется руководителем кредитной организации.
После пересчета банкнот, монеты и других ценностей, находящихся в хранилище, ревизующие производят сверку оказавшихся в наличии ценностей с данными книг учета ценностей, ежедневного баланса, аналитического учета, и кроме того, проверяют, все ли изъятые для ревизии ценности вложены обратно в хранилище.
О произведенной ревизии ценностей составляется акт за подписями всех работников, участвовавших в ревизии, и должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Причины всех выявленных расхождений фактического состояния наличия ценностей с данными учета выясняются немедленно и указываются в акте. Принимаются меры к устранению этих расхождений. На сумму выявленного излишка (недостачи) оформляется приходный (расходный) кассовый ордер. Суммы документов, не проведенные по бухгалтерскому учету, в оправдание кассы не принимаются и считаются недостачей.
В акте о произведенной ревизии должны быть приведены следующие данные:
o суммы денежной наличности, числящиеся на день ревизии по бухгалтерскому учету и в книгах учета ценностей;
o фактическая сумма ценностей;
o обнаруженные при ревизии излишки и недостачи денег и ценностей, а также нарушения порядка ведения кассовых операций;
o особые замечания членов комиссии, если эти замечания имеются.
При проведении ревизии в связи со сменой или временной сменой должностного лица, ответственного за сохранность ценностей, о передаче денег и ценностей, находящихся в хранилище, ключей и печатей от хранилища, делается запись в акте.
Результаты проведенной ревизии рассматриваются руководителем кредитной организации и даются указания должностным лицам, ответственным за сохранность ценностей по устранению выявленных недостатков. Материалы ревизий и проверок хранятся в отдельном деле.
3.8 Подкрепление денежной наличностью и другими ценностями филиалов и внутренних структурных подразделений
Для доставки ценностей старший бригады инкассаторов предоставляет в кредитную организацию - отправителю доверенность на прием и доставку ценностей.
Подкрепление денежной наличностью и другими ценностями филиалов, а также одним филиалом кредитной организации другого филиала этой кредитной организации производится на основании письма за подписями руководителя филиала, главного бухгалтера и заведующего кассой, заверенными печатью филиала.
Внутреннее структурное подразделение кредитной организации подкрепляется на основании заявки кассового работника этого внутреннего структурного подразделения.
В кредитной организации - отправителе на необходимую сумму подкрепления выписывается расходный ордер.