Все это в определенной степени характеризует информационную систему государственного управления как открытую для взаимодействия с другими информационными системами общества, что является не маловажным фактором развития информационной системы государственного управления.
Информация как фактор оптимизации системы управления
Остановим внимание на анализе информации как факторе достижения согласованности в действиях управляющих.
Термин "информация" используется в двух значениях: как уменьшение неопределенности в отношении ожидаемых событий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс.
Каждая сложная управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления во всех системах совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации. Повторение этой азбуки управления оправдано тем, что позволяет вывести "аксиому": информация – субстрат управленческих процессов.
Информационное обеспечение управления - практика технологизации управленческого процесса, которая обусловливает воздействие на все элементы управленческой деятельности, предоставление всем звеньям и работникам необходимой профессиональной, экономической, правовой и другой информации.
С информацией работают все специалисты управления, но затраты времени у них структурируются по-разному:
Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого персонала, %
| Категории персонала | Подготовка информации | Выработка и принятие решений | Организация реализации решений |
| Руководители, выполняющие организационно-административные операции | 10-20 | 50 | 40-30 |
| Специалисты и ответственные исполнители, выполняющие аналитико-конструктивные операции | 50 | 30 | 20 |
| Технический персонал, выполняющий информационно-технические операции | 80 | - | 20 |
При формировании системы информации для управления необходимо прежде всего определить функциональную структуру деятельности учреждения, а именно: какие цели и задачи стоят перед организацией и какие виды управленческого воздействия она осуществляет. Зная это, можно перейти к системе критериев оценки выполнения конкретных функций, а затем и к формированию системы информации, характеризующей деятельность организации, т.е. в этом случаи будет осуществлен целевой сбор информации по объекту управления, которая позволит выйти на принятие конкретных управленческих решений.
Следует отметить различную информационную потребность в различных видах управленческой деятельности.
стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.
Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами.
Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности - очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.
Ключевую роль в обеспечении эффективности контроля играет распространение информации, сведений об установленных стандартах и достигнутых результатах.
Существуют различные способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы), аналитический анализ.
Информационный поиск, предшествующий принятию решения, это процесс сбора и переработки информации с учетом требований, определенных закономерностей.
Информационный цикл охватывает ряд последовательных процессов, в каждом из которых информация, представленная на начальном этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных т.е. сырого информационного материала, обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, заказчика – лица, принимающего решение. В этом виде информация становиться информацией.
Таким образом, информация как управленческая категория – это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления. Информация в управлении - это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения.
Качество управленческой информации как понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.
Наряду с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в условиях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вести поиск дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен привести к потери целостности.
Организационная структура объединяется в целое посредством сети потоков информации. Между системой информационного обеспечения и организационной структурой управления имеется органическая взаимосвязь и взаимозависимость. Система информационного обеспечения выступает по отношению к организационной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, неизбежно меняется распределение информационных потоков. Чрезмерное дробление подразделений, нечеткая координация и связь между ними затрудняют прохождение информационных потоков, так же как частная организационная перестройка разрушает информационную управляющую подсистему, мешает ее гибкости и динамизму.
Следовательно, информация в управлении должна удовлетворять ряду требований т.е. быть:
-опережающей, т.е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем
-своевременной, оперативной
-надежной (основными параметрами надежности информации принято считать ее достоверность, объективность, полноту)
-оптимальной (характеристика меры в соотношении необходимой и достаточной информации)
-доступной и простой в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность). Необходимо также соблюдать соотношение между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока
-логичной и лаконичной (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения)
-комплексной, системной
-соответствующей компетенции, полномочиям субъекта управления
- ориентированной (допускающей) на машинную обработку
Основные трудности, которые возникают на пути сбора и распространения информации, связаны с коммуникационными проблемами. Несмотря на то что измерения проводят компьютеры, большая часть информации обрабатывается человеком, что может вызвать искажения информации. Здесь неизбежны субъективные оценки, опасные побуждения сотрудников выдавать непригодную информацию, т.е. заниженные цели, завышенные объемы необходимых ресурсов. Поэтому информация как важное направление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом – социальный процесс. Роль технической базы значительна, но наиболее сложные проблемы на этом пути находятся в сфере социальных (экономических, юридических, культурных) преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его интеллекта и информационной культуры, которая отнюдь не сводится к компьютерной грамоте. Это очень широкое понятие, включающее умение ориентироваться в информационном пространстве, обостренное чувство времени, желание повысить кпд своей умственной работы и даже умение говорить по телефону.
Заключение
Из природы взаимоотношений между участниками организации в рамках власти и иерархии будут созданы каналы коммуникации между этими участниками и между организацией и ее окружающей средой. Принятие решения можно рассматривать как процесс целенаправленного преобразования исходной информации о состоянии и условиях функционирования объекта управления в информацию о наиболее рациональном пути достижения этим объектом желательного состояния в будущем.
Исключительная роль информации в современном хозяйстве привела к пониманию информации как ресурса, или точнее как фактора производства. Учитывая это, информация обладает характеристиками общественного блага, если понимать под ним нечто такое, чем дополнительно может воспользоваться человек (организация).
· тьлиььи
·
Список литературы
1.Атаманчук Г.В. Теория государственного управления. Курс лекций. - М.: 2003
2.Закупень Т. Качественные аспекты информации в органах государственного управления.// Проблемы теории и практики управления, 2005, № 6,
3.Клепцов М.Я. Информационные системы органов государственного управления. - М., 2003
4.Миронов В. Информатизация России: региональный и федеральный аспекты.// Деловой мир. -2003
5.Муминов Н. Проблемы управления и информатики.// Человек и политика. -2004, № 11
6.Охотский Е.В. Государственная служба: теория и организация. Курс лекций. Ростов-на-Дону: «Феникс», 2001
7.Пикулькин А.В. Система государственного управления: Учебник для вузов/ Под ред. проф. Т.Г. Морозовой. - М.: Закон и право, ЮНИТИ, 1997.
8.Глазунова Н. И. Система государственного управления: Учебник для вузов. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002