Работа начинается с регистрации накладной от поставщика. Для этого в модуле «Товары. Готовая продукция» выбирается пункты меню «Учет движения товаров» - «Закупка товаров». На экране появляется пустой реестр приходных накладных, новая запись в который делается нажатием клавиши F4. После этого появляется меню для выбора типовых операций, которые могут сопровождать регистрацию приходной накладной. Выбираем операцию «Поступление ТМЦ от плательщиков НДС». Появляется экранная форма ввода приходной накладной. Она состоит из трех окон: Заголовок накладной, список ТМЦ, фигурирующих в документе, окно с проводками. Перемещение между окнами осуществляется нажатием клавиши Tab или автоматически.
В окне заголовка первой следует дата регистрации документа. При имитации документооборота рекомендуется выбирать такой интервал дат документов и операций, который укладывается в календарный квартал. По умолчанию предлагается текущая дата, но ее можно изменить. Далее следует выбор печатной формы документа.
Дело в том, что, по мнению многих аудиторов, приходная накладная от поставщика должна дублироваться собственным первичным документом – приходным ордером. Для этого документа даже есть типовая форма, утвержденная госкомстатом. Однако бессмысленность этого действия настолько очевидна, что в подавляющем большинстве реальных бухгалтерий эти документы не печатают, а контролирующие инстанции смотрят на это сквозь пальцы. Вероятно, им достаточно дублирования информации в накладных и счетах-фактурах, а также ведения по весьма сомнительным учетным принципам книги покупок и книги продаж. Тем не менее, для любителей «затягивать подпругу на самолете», возможность распечатки этих документов есть. Смысл в такого рода документах может быть в одном случае, когда ТМЦ из накладной приходуются на несколько разных складов. Такого рода оприходование в БЭСТ-4+ тоже предусмотрено, но этот случай явно не относится к наиболее актуальным для малого предприятия технологиям.
Далее следуют два поля, «Номер регистр.», и «№ док.». Первое – наш собственный регистрационный номер в реестре приходных накладных. Чаше всего эти номера следуют по порядку, но ряд пользователей предпочитают нумеровать накладные комбинацией цифр, составленных по иному принципу, например, из номера месяца, номера дня и порядкового номера накладной в течение дня. Второе поле – номер, который стоит на накладной и присвоен ей поставщиком.
Следующее поле, которое следует заполнить – «Поставщик». Оно заполняется с использованием (F2) справочника аналитических счетов, открытых на синтетическом счете, указанном в качестве корреспондирующего в настройке типовой операции, в данном случае это счет 60. Аналитический счет может быть добавлен в справочник (F4). Но, поскольку мы решили открывать аналитические счета на своих партнеров только с тем номером, под которым партнер фигурирует в справочнике партнеров, в настройке счета 60 указано, что новый аналитический счет можно открыть только с использованием этого справочника. Поэтому, после появления полей для открытия нового аналитического счета следует еще раз нажать клавишу F2 для вызова теперь уже справочника партнеров. Если партнера в этом справочнике нет, еще раз нажимается F4, и добавляется запись о партнере в справочник. При имитации документооборота реквизиты партнера следует придумать. После добавления в справочник следует нажатием клавиши Enter подтвердить свое согласие, сначала на появление новой записи в справочнике, затем на открытие нового аналитического счета, затем на выбор его в поле «Поставщик». При ведении учета в реальном предприятии следует помнить, что, если число партнеров превышает сотню, и новые аналитические счета открывает не один человек, есть опасность открыть два счета на одного партнера. Если такого рода ошибки вовремя не обнаруживаются, они могут породить довольно трудоемкую процедуру исправления.
Следующее поле, «Счет-фактура», в излагаемой технологической схеме, когда сначала регистрируется приходная накладная, а затем счет-фактура, оставляется незаполненным. В поле «Заказ покупки» можно выбрать предварительный заказ поставщику, оформленный в модуле «Планирование закупок». Если этот модуль не используется, поле можно оставить незаполненным или вообще отключить в п. «Настройка, справочники» - «Дополнительная настройка» - «Настройке видов движения». В поле «Примечание» можно записать произвольный текст.
На этом заполнение полей заголовка накладной заканчивается, и происходит перемещение во второе окно, где расположен список ТМЦ. Простейший из способов добавления строк в этот список – по одной строке. Он и предусмотрен в предлагаемой настройке. Новая строка добавляется нажатием клавиши F4, но при первом попадании в это окно, или после окончания ввода очередной строки, следующая строка появляется и без нажатия этой клавиши.
Сначала выбирается группа товаров, в нашем случае «Мебель». Затем следует поле «Номенклатурный номер», в котором (F2) можно вызвать справочник товаров из этой группы. Пока он пуст. Если товар приходуется впервые, его можно добавить в номенклатурный справочник в процессе регистрации приходной накладной (F4). При добавлении появляется окно с довольно большим количеством полей. Главные – «Номенклатурный номер», где предлагается следующий по порядку номер, и «Наименование». В заполненной базе данных на CD, BZ.rar, предполагается, что на склад поступает товар «Мебельный гарнитур», по цене 59 т.р., включая НДС. Остальные параметры товара можно оставить незаполненными, а большую часть полей вообще отключить в настройке. Обратим внимание только на поле «Норма запаса». Используется оно пока относительно редко. Однако открывает очень неплохую возможность получать списки товаров, по которым запас оказался ниже нормы. Новая номенклатурная позиция записывается сначала в справочник товаров, а затем (Enter) выбирается для заполнения поля «Номенклатурный номер».
Следующим заполняется поле «Кол-во поставки», затем – «Цена поставщика». В реальном учете приходится иметь дело с самыми разными поставщиками. Одни в качестве основной используют ту цену, которую покупатель реально должен заплатить. Таких поставщиков подавляющее большинство. Другие указывают в каждой товарной позиции только цену без НДС, добавляя этот налог к итоговой сумме по накладной. Если удельный вес таких поставщиков у конкретного предприятия значителен, можно в расчете на них создать специальные типовые операции. Но тогда придется помнить, что понятие цены разные поставщики используют в разном смысле. Практика внедрения систем показала, что значительно удобнее считать ценой поставщика реальную цену вместе с НДС, а накладные «аномальных» поставщиков приводить к стандартному виду, например, вводя данные о ТМЦ не с накладной, а со счета-фактуры. Если задана цена, общая сумма будет подсчитана автоматически. Если цена оставлена нулевой, и указана общая сумма, подсчитана будет цена.
При вводе накладной могут использоваться различные дополнительные возможности, например, несколько единиц измерения товара, ввод брака и недостачи, использование сканеров, терминалов сбора данных и т.д. Их можно отключить в настройке. Последние поля, соответствующие товарной позиции – это цена поступления на склад, «Стоимость фактическая», и сумма поступления , «Стоимость на складе». В нашем примере обе эти суммы должны быть равны 50 тыс. руб., поскольку цена поступления на склад отличается от цены поставщика на величину НДС, 9 тыс. руб.
По завершении ввода первой товарной позиции в правом верхнем углу, в окне проводок, появляются проводки. Если их много, все проводки в окне могут не поместиться. Тогда для перемещения в окно проводок следует нажать Tab и просмотреть все проводки клавишами перемещения курсора. Там же проводки, порождаемые первичным документом можно откорректировать. При нажатии на клавишу F10 документ и проводки записываются, и на экране появляется форма для ввода следующей накладной. Эта ориентация на «конвеерный учет» в системах БЭСТ очень заметна. Если следующей накладной нет, нажатие клавищи Esc соответствует выходу в реестр накладных.
Именно из этого реестра делается следующая операция – регистрация приходной счета-фактуры. Поскольку накладная и счет-фактура по сути дела, дублируют друг друга, практически во всех системах автоматизации учета достаточно создать один документ, чтобы другой создавался в автоматическом режиме. Есть такие возможности и в системах БЭСТ. Для формирования счета-фактуры в реестре накладных следует, находясь на нужной накладной, нажать комбинацию клавиш Alt-F. Программа может задать несколько вопросов, если они не отключены в насторйке, а затем на экране появится электронная форма ввода приходной счета-фактуры. В этой форме останется только заполнить недостающие поля в заголовке, такие, как номер счета-фактуры и дата ее оплаты. Последнее поле оставляется незаполненным. После этого следует нажать клавишу F10 для записи счета-фактуры в реестр. При этом появляется сообщение о возможности сделать по счету-фактуре запись в книгу покупок и запрос, на который следует ответить утвердительно.
После оприходования товара автоматически создается карточка складского учета, которую можно просмотреть в п. «Работа с картотекой» - «Картотека складского учета». В картотеке при нажатии клавиши F10 можно получить реестр документов, соответствующих приходу и расходу данного вида ТМЦ.
В заключение следует отметить, что для успешной реализации описанной технологии нелишне помнить о таком понятии, как технологическая дисциплина. Высокая производительность труда обеспечивается только при соблюдении выбранной технологии. Небрежность в выполнении учетных операций может привести к необходимости исправления ошибок с использованием значительно большего количества технологических операций. Например, запись в номенклатурный справочник можно добавит в оперативном режиме. Но, если при этом допущена ошибка, для ее исправления следует уже выйти из режима работы с накладной, выбрать пункты меню «Работа с картотекой» - «Номенклатурный справочник», и внести исправление в ту его позицию, где допущена ошибка. Исправить ошибку в счете-фактуре из реестра накладных можно, а вот чтобы удалить ошибочно созданную счет-фактуру после ее занесения в книгу покупок, придется выйти в главное меню, выбрать модуль «Учет закупок», открыть книгу покупок, удалить запись, открыть реестр приходных счетов-фактур, и сделать удаление уже там.