11.Настройка. В этом пункте сосредоточены модули, регулирующие число предприятий, для которых ведется учет в программе, расположение папок с базами данных предприятий, и другие параметры, регулирующие общие аспекты функционирования программного комплекса. Прежде, всего, это делается в пункте «Картотека предприятий». В пункте «Настройка предприятия» можно выбрать отдельное предприятие, и выполнить настройки и некоторые технологические операции, касающиеся только его. Среди таких технологических операций прежде всего необходимо выделить создание резервной копии базы данных конкретного предприятия. Эта операция особенно важна. Дело в том, что бухгалтерская и управленческая информация представляют собой, чаще всего, значительно большую ценность, чем компьютерная техника или программное обеспечение. Поэтому необходимо принимать все меры, которые обеспечат ее сохранность как при полной утрате техники, так и при возможном разрушении баз данных, например, проникшим в компьютер вирусом. Наиболее радикальный путь – ежедневное копирование базы на несколько независимых резервных носителей, например, на CD или флэш-карту. Тогда даже при краже компьютеров можно будет восстановить как программное обеспечение, так и базы данных. Обычно, разработчик системы в таком случае соглашается поставить за небольшую сумму и новый ключ защиты.
Пункт «Реорганизация меню» позволяет привести в соответствие состав главного меню с тем набором модулей, который зафиксирован в электронном ключе защиты программы. Пункт «Импорт данных из БЭСТ (Upgrade)” служит для переноса данных из старых версий программы в новые.
12.О программе. Этот пункт содержит достаточно много интересных информационных материалов, правда, скомпонованных достаточно стихийно.
Вход во все модули, представленные в меню, осуществляется клавишей Enter, выход – Esc. Можно работать и мышью. Но следует иметь в виду, нажатие Enter означает подтверждение и окончание ввода в то или иное поле, а перемещение курсора мыши – только изменение поля. Кроме того, при работе с текстовой или цифровой информацией лучше сосредоточиться на одном техническом устройстве – клавиатуре, поскольку это правильнее с точки зрения эргономики. Перед выходом из учетных модуле в главное меню задается дополнительный вопрос, действительно ли Вы хотите выйти из программы, на который следует ответить утвердительно. В каждом учетном модуле разворачивается собственная система меню, которая всегда содержит пункт «Настройка, справочники», или, как в модуле «Зарплата», отдельные пункты для настроек и справочников. С помощью этих пунктов задаются уже детальные особенности функционирования каждого учетного модуля. Ряд справочников могут регулироваться в нескольких модулях. Кроме адаптации программы к особенностям деятельности предприятия и ведения учета, у этих пунктов есть еще одно немаловажное назначение. С их помощью легко проверить, какие решения заложены в программу в поставочном комплекте, или после выполнения настройки.
Эти решения обычно видны в структуре простых формул, ориентированных на восприятие специалиста в предметной области. Основной технологической единицей, определяющей конкретные особенности ведения учета в том или ином модуле, является типовая операция. Под типовой операцией в системах БЭСТ понимается совокупность двух типов действий. Во-первых, это регистрация или выписка того или иного первичного документа. Во-вторых, формирование одной или нескольких порождаемых этим документом проводок, «контировка» документа. Справочник типовых операций присутствует во всех модулях, где обрабатываются первичные документы, порождающие проводки. Именно эти справочники наиболее тщательно рассматриваются бухгалтером, который предполагает вести учет в системах БЭСТ.
9. Практическая реализация модели хозяйственной деятельности малого предприятия в системе БЭСТ-4+.
Перейдем теперь к практической реализации модели малого предприятия на компьютере. На прилагаемом CD в папке БЭСТ в файле «Readme» находится инструкция по установке системы. Сначала следует проверить, удовлетворяют ли параметры Вашего компьютера и операционной системы минимальным техническим условиям, которые необходимы для работы программы. Операционную систему компьютера следует запустить с паролем администратора, если он установлен. Затем, как уже упоминалось, необходимо запустить файл Setup, и положительно ответить на все задаваемые программой вопросы. Результатом установки будет появление на диске C папки B4_plus, а на рабочем столе – ярлыка для запуска программы файлом best.bat.
При первом запуске программы появится сообщение о регистрации рабочего места, сообщение о том, что программа работает в демонстрационном режиме, и что картотека предприятий пуста. Появится также предложение развернуть демонстрационную базу данных. На него лучше ответить отрицательно. В демонстрационном примере тоже содержится модель квартальной деятельности некого предприятия, но несколько более сложная, чем та, которую мы собираемся воспроизвести. Для самостоятельного формирования учетных данных нам понадобится пустая база. После отказа от развертывания демонстрационной базы данных, Вы попадаете в картотеку предприятий. Она пока пустая. В картотеку можно попасть и из главного меню, выбрав пункты «Настройка» - «Картотека предприятий», а затем – «Карточка предприятия».
Картотека – это список, или реестр, предприятий, в которых ведется компьютерный учет. В последние годы появилась особая категория преуспевающих бухгалтеров малых предприятий, которые работают дома и обслуживают одновременно до десятка небольших предприятий. Для них возможность ведения учета нескольких предприятий особенно ценна, и эту возможность дают большинство современных компьютерных учетных систем. В реестре предприятий, как и во всех реестрах системы БЭСТ, используются три основные клавиши.
F4 – создание новой записи, F8 – уничтожение записи и Enter – корректировка существующей записи. Так что для создания новой записи в картотеке нажимается F4. Экран в режиме работы с картотекой разделен на две части. В левой находится список предприятий, в правой – параметры каждого предприятия. После нажатия F4 курсор переходит в правую часть. Достаточно тяжело бывает работать с незнакомой программной системой, в которой не заполнены основные справочники. С другой стороны, пополнение справочников и привыкание к структуре основных реквизитов – важная составляющая часть бухгалтерской работы. В предлагаемых на CD базах данных автор попытался достичь некоторого компромисса. Основные записи в справочники занесены, но для ведения учета необходимо проявить некоторую фантазию и придумать свои данные. В картотеке надо придумать название предприятия, фамилию и инициалы директора и главного бухгалтера. Данные о расчетном счете предприятия хранятся в общем справочнике партнеров предприятия, обычно под номером 000001. При заполнении карточки предприятия эти данные можно пропустить, они имеются в базе данных на диске. Рекомендуется согласиться и с расположением папки, содержащей базу данных предприятия. Она будет располагаться в папке с системой БЭСТ, в нашем случае, B4_PLUS, и иметь название DBASE. При создании второго и последующих предприятий для них это название, естественно, следует изменить. Все остальные поля карточки предприятия также можно оставить незаполненными.
После нажатия клавиши Enter в последнем поле «Комментарий», появляется запрос на сохранение записи о предприятии в картотеке, а затем предложение развернуть для него рабочие базы, демонстрационные базы, или не разворачивать базы вовсе. Следует выбрать разворачивание рабочих баз. После этого выбирается вид базы. Виды баз различаются по двум параметрам. Во-первых, по структуре налоговых счетов, и связанной с ними структурой отчетности. Это базы для общей системы налогообложения и упрощенной системы. Название «упрощенная система» не должно вводить в заблуждение. Организация налогового учета расходов в этой системе на самом деле существенно сложнее, а законодательство более двусмысленно, чем для общей системы. Кроме того, возможен выбор варианта учетной системы, ориентированной на традиционную методику учета в розничной торговле. Перспективность этой методики в условиях внедрения в розничную торговлю оперативного учета каждой продажи как в натуральном, так и в денежном выражении, вызывает у автора большие сомнения, тем не менее, пока она является достаточно распространенной. Поэтому разработчики системы предусмотрели специальный вариант БЭСТ-Магазнн, который также можно выбрать для общей и упрощенной систем налогообложения. Поскольку нашей задачей является пока рассмотрение классического варианта ведения учета, выбрать следует «Хозрасчетная – рабочая».
После этого создается пустая база данных, содержащая определенный поставочный план счетов и базовые настройки. План счетов поставляется разработчиком в таком виде, чтобы он максимально мог удовлетворить потребности подавляющего числа предприятий. Считается, что пользователю лучше всего не перестраивать его кардинально, а просто отключить или удалить неиспользуемые счета. Тогда практически не потребуется изменять базовые настройки типовых операций и алгоритмов формирования отчетной документации.