6. РЕДАКТИРОВАНИЕ И КОРРЕКТУРА
… исправляются опечатки и обрабатывается внешний вид работы
Языковое редактирование
…грамотность и языковая законченность
Техническое оформление
Заключение
Работа должна быть такой, чтобы воззвание пишущего как можно проще дошло до адресата
МАТЕРИАЛЫ ВЗЯТЫ ИЗ СЕТИ ПО АДРЕСУ
http://buhgal.narod.ru/4/TEXTS/write.htm 01.03.2005
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
1. Четыре главные характеристики
2. Два основных метода
3. Шесть основных вопросов
4. Не забывайте о четырех принципах
5. План
6. Напишите! Проверьте! Отредактируйте! Перепишите еще раз!
7. Эвфемизмы
8. Если вы сомневаетесь, то лучше упростите.
9. Мнение эксперта
10. Резюме
Введение
- цели, имидж, межличностное общение
- отличие письменного общения от устного
- письменный текст как «слепок его автора»
1. Четыре главные характеристики
1. В тексте должны быть четко выделены ваши идеи, мысли, понятия, особая точка зрения или аспект рассмотрения проблемы;
2. В тексте должны быть указаны интересы, цели и устремления того человека, который пишет, а также то, что имеет для него значение, его побуждения и мотивы;
3. В тексте должны быть учтены интересы читателя, его цели и устремления; то, что имеет для него значение, его язык и возможности понимания того, что вы написали; его предубеждения, предрассудки и т.д.
4. Текст должен излагаться такими средствами, которые позволяют основные идеи, мысли или понятия наилучшим образом представить читателю.
2. Два основных метода
1.Метод опрокинутой пирамиды позволяет нам сообщить все факты в первом же абзаце. Дальше в тексте излагаются подробности уже приведенных фактов.
2.Метод обычной пирамиды позволяет нам изложить содержание, постепенно разворачивая перед читателями все подробности..
3. Шесть основных вопросов
Та информация, которую на самом деле хочет получить любой человек из письменного текста, может быть сформулирована в ответах на шесть простых вопросов:
Кто?
Что?
Когда?
Где?
Почему?
Как?
Ответы на вопросы и их последовательность помогут вашему адресату лучше воспринять ваши идеи, мысли и понятия.
4. Не забывайте о четырех принципах
Для успешного написания писем, аннотаций, сочинений, эссе, заполнения анкет и т. д. следует помнить также о четырех принципах, которые должны лежать в основе любого письменного материала. Вы должны:
1) привлечь внимание тех, кому вы пишете;
2) исходить из их интересов;
3) не упускать их виду их желаний, а также
4) побудить их к определенным действиям
5. План
План может быть развернутым и подробным, а может быть коротким и очерчивать ваши намерения в самых общих чертах. Но в любом случае, он должен содержать в себе ответы на основные вопросы, о которых мы говорили выше, и ставить их в определенном порядке. Таким образом, ваш план должен обрисовывать все основные положения, которые вы собираетесь развернуть в вашем письменном сообщении. Все части должны быть связаны, взаимообусловлены и должны взаимодействовать между собой. Каждая следующая часть должна логически вытекать из предыдущей.
Это может быть краткое изложение (всего в одном-двух предложениях) того, что вы хотите сказать, иногда просто заголовки и подзаголовки. Или план может быть более подробным, если вы включите в него ответы на основные вопросы, каждый в одной-двух фразах, не более.
Ваш план может быть более детальным, если вы вставите в него основные положения, освещающие:
1) заголовок, отражающий смысл каждого отрывка;
2) мысли, которые должны быть раскрыты;
3) перечислите источники вашей информации;
4) обоснуйте тот материал, которым вы пользуетесь;
5) подберите анекдоты и цитаты;
6) изучите возможности наглядных пояснений.
6. Напишите! Проверьте! Отредактируйте! Перепишите еще раз!
1.Вы должны иметь представление о тех, кому собираетесь писать, учитывать их интересы, потребности, желания, а также знать их язык, возможности понимания и, кроме того, их склонности, пристрастия, предрассудки и предубеждения;
2.Вы должны определить, что вы хотите сказать им и как вы хотите им это сказать, какой ответ рассчитываете получить;
3.Вы должны выбрать метод и средства, с помощью которых вы будете составлять свое письменное сообщение и которые дадут вам возможность наилучшим образом послужить вашим целям в это время и в этих обстоятельствах;
4.Вы должны составить набросок;
5.Вы должны написать свое сообщение, тщательно подбирая слова, составляя предложения, абзацы и используя правильную пунктуацию
После того, как вы выполнили эти пять требований и ваше послание закончено, то это не означает завершение работы над ним. Теперь, в зависимости от степени важности вашего письменного документа, вы должны проверить его, отредактировать и переписать.
Проверьте то, что вы написали. Действительно ли в вашем документе говорится именно то, что вы хотели сказать? Может ли какая-то его часть быть понята неверно? Могут ли ваши идеи, ваши понятия быть истолкованы иначе, чем вы этого хотели? Ответили ли вы на все важные вопросы? Уверены ли вы в том, что все слова, которые вы использовали, означают именно то, что вы хотели ими выразить? Нет ли в вашем послании грамматических ошибок? Сможет ли адресат до конца понять смысл слов, написанных вами?
7. Эвфемизмы
Пользуетесь ли вы эвфемизмами, более мягкими эквивалентами достаточно резких слов или выражений, которые предпочтительно завуалировать. (Как лучше сказать: “Он умер” или “Он ушел из жизни”? “Бедный” или “нуждающийся”? “Старый человек” или “человек преклонного возраста”?) Эвфемизмы не являются недавним изобретением человечества. Германцы в средневековье, чтобы уменьшить свой страх перед медведями, называли их искателями меда. Древние греки, стараясь задобрить богов, называли их добрыми существами. Говорят, что в средние века португальцы переименовали “Мыс штормов” в “Мыс доброй надежды”.
В любых случаях употребляйте их для того, чтобы ваше послание было воспринято правильно, однако используйте их разумно.
8. Если вы сомневаетесь, то лучше упростите.
Уинстон Черчилль любил повторять: “Никогда, не используйте, длинное, слово, если, есть, короткое”. Короткое слово, а также предложение, обычно лучше, чем длинное, поскольку вы ведь хотите в процессе коммуникации передать какую-то свою мысль или идею максимально ясно, а не блеснуть эрудицией.
9. Мнение эксперта
Джеймс М. Лэмби пишет о сложностях коммуникации:
“Слова окажутся понятными для других людей, которые говорят на том же языке, но не обязательно до конца. Вы не можете просто “говорить по-английски”, обращаясь к другому человеку, который тоже “говорит по-английски”, поскольку это еще не означает, что вам удастся передать ему свои мысли; вы должны говорить на том английском языке, который он понимает. Вы должны выстроить тот уровень языка, который он может воспринять”.
10.Резюме
Вы должны знать, к кому вы обращаетесь и учитывать его интересы, предрассудки, предубеждения, пристрастия и т.д.
Вы должны использовать шесть основных вопросов, чтобы организовать материал вашего послания. Они помогут вам ничего не упустить.
Вы должны знать язык того, к кому вы обращаетесь, а также понимать, в какой мере он в состоянии расшифровать ваше послание. А потому должны подбирать слова очень тщательно.
Используйте принцип обычной пирамиды и принцип перевернутой пирамиды в нужное время, в нужном месте и для нужных целей.
Пишите проще.
Помните, что ваше сообщение не одно, что к вашему получателю приходят другие послания, которые его отвлекают; постарайтесь, учитывая это, не писать пространно.
Старайтесь использовать в тексте активный, а не пассивный залог, писать лаконично, а не многословно, конкретно, а не расплывчато.
Поставьте себя на место своего корреспондента. Попытайтесь представить это себе зрительно.
Получилось ли у вас именно то послание, которое задумали отправить?
Оказало ли оно на вас, как на получателя, тот самый эффект, который вы, как отправитель, собирались произвести?
Довели ли вы, как отправитель, свое послание до совершенства, достигли ли вы своей цели, получили ли ответную реакцию, которую желали получить?
Умение написать интересное письмо, которое может произвести определенное воздействие, — это мастерство, которому вы можете научиться и которое можете применять с пользой для себя.
Stewart L. Tubbs and Sylvia Moss “HUMAN COMMUNICATION”
PART ONE Principles
1 The process of human communication
2 Person perception
3 The verbal message
4 The nonverbal message
5 Listening
6 Relationships in process
7 Conflict and negotiation
8 Ethics and communication
PART TWO Contexts
9 Interpersonal communication
10 Intercultural communication
11 Interviewing
12 Small-group communication
13 Public communication
14 Organisational communication
15 Mass communication
1. ПРОЦЕСС ЧЕЛОВЕЧЕСКОЙ КОММУНИКАЦИИ
хорошее физическое состояние
самоопределение, самосознание
коммуникация по службе
ЧТО ТАКОЕ КОММУНИКАЦИЯ?
… создание общего понимания между людьми
символы
… используются для указания на что-то
передатчик - приемник
послания
Вербальные послания
… коммуникация, при которой пользуемся словами
преднамеренные вербальные послания
…сознательное общение посредством речи
непреднамеренные вербальные послания
… неосознанно высказанные