В рамках выставок, а иногда самостоятельно проводятся тематические семинары, а также практические формы семинаров – workshop, профессиональные рабочие встречи фирмам-участникам возможность путь к формированию и расширению региональной агентской сети в стране и регионе.
Еще одна форма мероприятия деловой программы выставки – это «круглый стол», обсуждение, дискуссия по актуальной теме / проблеме / событию. Принципом организации «круглого стола» является равноправие участников.
Можно предложить и такие категории: крупные отраслевые выставки, участие в которых как раз и служит привлечением клиентов в компанию, и имиджевые выставки, участие в которых, как правило, не приносит особо много заказов, но сильно влияет на имидж компании на рынке, улучшает общественное мнение о ней и придает некий статус «солидности». Каждая выставка, хотя она и может быть причислена к тому или иному виду, в конечном счету обладает своей индивидуальностью и характерными чертами, которые со временем могут видоизменяться.
Для анализа влияния факторов внешней среды на выставочную деятельность РБ приведем краткую характеристику отрасли.
За период с 2003 по 2009гг. организовано участие белорусских предприятий в 112выставках за рубежом. Общая сумма контрактов, подписанных непосредственно на выставках, составила более 100млн долларов США. Вместе с тем, анализ участия Республики Беларусь в зарубежных выставках, обнаружил ряд недостатков, которые значительно снизили эффективность участия в подобных мероприятиях. Прежде всего, это отсутствие предвыставочной подготовительной работы на предприятиях-участниках, языковой барьер, незнание деловой этики и, в целом, недостаточная компетентность сотрудников, занимающихся организацией участия в выставочно-ярмарочных мероприятиях.
Анализ показал, что менее четверти отечественных предприятий-участников зарубежных выставок проводит подготовительную работу перед выездом для работы на выставке. В то же время данные авторитетных международных экспертов в области организации выставок свидетельствуют о том, что эффективная предвыставочная работа обеспечивает 50% успеха на выставке. Многие представители белорусских предприятий исходят из ложной посылки, что после оплаты организаторам выставочных услуг и расходов по своему командированию, им обеспечены высокая посещаемость стенда и чуть ли не готовые к подписанию контракты. Такой безосновательный подход наших отечественных «бизнесменов», привитый еще с советских времен, существует и по сей день.
Отсутствие навыков пользования официальным каталогом, а также незнание иностранных языков представителями белорусских предприятий, дополнительно снижает эффект от их участия в выставках за рубежом. Имеют место случаи неправильного определения целей участия в выставке и выбора самой выставки— иногда представленный некоторыми белорусскими предприятиями товар вообще не вписывается в тематику выставки. Часто выставляются сильно устаревшие образцы, которые не представляют никакого интереса для посетителей. Кроме того, оформление выставочного стенда, как правило, оставляет желать лучшего[5, с.2].
С учетом вышеизложенного, внесено предложение об организации ряда семинаров для представителей органов государственного управления, курирующих вопросы выставочной деятельности, хозяйствующих субъектов, рекламных и информационных организаций, общественных объединений.
Данная инициатива была поддержана руководством Белорусской торгово-промышленной палаты. Начиная с 2006г. такие семинары проходят с интервалом в 2месяца. Первый семинар состоялся в марте 2006г.
В целях повышения качества и эффективности проведения выставок и ярмарок представляется необходимым организовать подготовку специалистов этого вида деятельности в вузах республики, предпочтительно в Белорусском государственном экономическом университете. Учебный план подготовки таких специалистов мог бы содержать такие темы, как история выставочной деятельности, организационно-правовые формы хозяйствования, общий теоретический менеджмент и маркетинг, информационные технологии, культура устной и письменной речи, реклама выставок и ярмарок.
Ежегодно в составе Национальных белорусских выставок за рубежом принимает участие более 250предприятий, самостоятельно участвуют более100. В выставках на территории республики участвуют более 2000отечественных экспонентов. В штате каждого из них имеется хотя бы один сотрудник, который занимается вопросами организации участия в выставках и ярмарках. На более крупных предприятиях создаются специальные отделы выставок. Кроме того, специалисты по выставочной деятельности востребованы в Министерстве торговли, Белорусской торгово-промышленной палате, ее региональных отделениях, областных исполнительных структурах, выставочных компаниях. Таким образом, по самым скромным расчетам потребность нашей страны в специалистах-выставочниках составляет не менее 2500человек.
Дальнейшему росту эффективности выставочной деятельности будет содействовать совершенствование организационно-методической поддержки этой деятельности, изучение и использование опыта других стран, в частности Германии и России. С учетом накопленного этими странами опыта и возрастающей роли выставочной деятельности, для развития экономики Беларуси необходимо обеспечить долгосрочную международную кооперацию с этими и другими странами по следующим направлениям:
- обмен маркетинговой и иной информацией по организации выставочной деятельности;
- обмен опытом при подготовке кадров, в том числе, высшей квалификации в условиях инновационных преобразований;
- инновационное образование, подготовка, и переподготовка управленческих кадров;
- издание и распространение методических материалов;
- аттестация специалистов выставочного бизнеса;
- разработка и изготовление мобильных выставочных стендов.
Внедрению более высоких стандартов в выставочной сфере способствовала бы также гармонизация подходов Беларуси, СНГ и сопредельных стран в вопросах планирования и подготовки научных кадров высшей квалификации.
Необходимо также обеспечить научное сопровождениевсего процесса подготовки и проведения выставок. Экономисты, социологи, юристы, психологи и специалисты других направлений деятельности могут оказать существенную помощь устроителям выставок в повышении отдачи от их деятельности. Кроме того, соединение науки с практикой будет способствовать научной организации труда профессиональных работников выставочной сферы и хозяйствующих субъектов различных форм собственности, занимающихся выставочной деятельностью.
В современный период в Республике Беларусь делается акцент на усиление инновационного пути развития экономики, который предполагает эффективное использование новейших достижений и разработок.
Участие организаций Республики Беларусь в выставочных мероприятиях, проводимых как за рубежом, так и в нашем государстве, занимает особое место в системе реализации поставленных целей.
Для повышения результативности участия в выставочной деятельности необходим анализ опыта планирования и проведения выставочных мероприятий, постоянный мониторинг и оценка результативности участия организаций в выставочной деятельности.
Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование.
Маркетинговая среда состоит из микросреды и макросреды. Микросреда представлена силами, имеющими непосредственное отношение к самой фирме и ее возможностям по обслуживанию клиентуры, т.е. поставщиками, маркетинговыми посредниками, клиентами, конкурентами и контактными аудиториями.
Макросреда представлена силами более широкого социального плана, которые оказывают влияние на микросреду, такими, как факторы демографического, экономического, природного, технического, политического и культурного характера.
Макроэкономический климат в целом будет определять уровень возможностей достижения организациями своих экономических целей. Плохие экономические условия снизят спрос на товары и услуги организаций, а более благоприятные — могут обеспечить предпосылки для его роста.
Проведем качественный анализ важности факторов внешней среды.
На выставочную деятельность оказывают влияние факторы, представленные в табл.5.1.
Таблица 5.1Факторы, влияющие на выставочную деятельность РБ
| Внешняя среда | Группа факторов | Факторы |
| макросреда | Экономические | Индексы курса бел.руб к иностранной валюте |
| Политические | Визовый режим РБ с другими странами | |
| Рыночные | Количество иностранных международных выставок | |
| Демографические | Количество въехавших и выехавших в РБ | |
| Технологические | Объем средств, направляемых на инвестиции развития уровня технологий | |
| микросреда | Клиенты | Реальные денежные доходы на душу населения |
| количество фирм в РБ | ||
| Прибыль организации | ||
| Конкуренты | Количество выставок в РБ (индекс общего объема выставочной деятельности) | |
| Посредники | Индекс цен на строительно-монтажные работы |
Количество выставок, в которых принимает участие РБ.
Рассмотрим тенденцию участия в международных выставках в течение пяти последних лет (табл. 5.2.)