· учет решаемых задач
· взаимодействие с другими сотрудниками
· учет профессиональных привычек и склонностей
· разработка не только ФПО, но и специальных технических средств (мышь, сеть, автоматический набор телефонных номеров и пр.)
Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.
Вопросы для самоконтроля по разделу:
1. Дайте определение структурным уровням управления. Как с ними связана деятельность сотрудников офиса.
2. Принципы создания АРМ.
3. Дайте определение АРМ.
4. Назовите, какие вы знаете типы автоматизированных мест, их особенности.
5. Как программное обеспечение используется для создания АРМ различного типа?
Раздел 3. Прикладное программное обеспечение и информационные ресурсы
Тема 3.1 Прикладное программное обеспечение и информационные ресурсы
Студент должен
знать: прикладное программное обеспечение, использующееся при реализации информационных и коммуникационных технологий, определение информационных ресурсов, методы использования информационных ресурсов;
уметь: применять прикладное программное обеспечение и информационные ресурсы в работе ИТ при реализации задач ДОУ.
Центральным компонентом компьютерных информационных технологий, обеспечивающим эффективное использование средств вычислительной техники, является соответствующее программное обеспечение.
Программные средства ИТ подразделяются на системные и прикладные.
Прикладные программные средства включают в себя:
· системы подготовки текстовых документов,
· системы подготовки табличных документов,
· СУБД,
· личные информационные системы,
· системы подготовки графических материалов,
· системы управления проектами,
· экспертные системы и системы поддержки принятия решений,
· системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления
Для того чтобы в материальном мире происходили обмен информацией, ее преобразование и передача, должны быть носитель, передатчик, канал связи, приемник и получатель информации. Среда передачи объединяет источник и получателя и. в единую информационную систему.
Информационный ресурс. Прежде чем предпринять какие-либо действия, необходимо произвести большую работу по сбору, переработке информации, ее осмыслению и анализу. Используемая при этом информация рассматривается как один из важнейших ресурсов наряду с природными, материальными, энергетическими, трудовыми, финансовыми.
В Законе РФ « Об информации, информатизации и защите информации» приведено следующее определение И.Р.: ИР – это отдельные документы и массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках, данных, других И.С.) Информация – это единственный неубывающий ресурс в отличие от других ресурсов, наоборот, он имеет тенденцию к увеличению.(70 –е годы V информ. удваивался каждые 5-7 лет, 80-е – каждые 20 месяцев, 90 – ежегодно.)
Для того чтобы какие-то сведения включить в состав И.Р., их необходимо представить в виде документа. Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющая реквизиты, на основе которых ее можно идентифицировать. Информационные ресурсы являются базой для создания информационных продуктов. Информационный продукт – это результат интеллектуальной деятельности по обработке информации, зафиксированный на материальном носителе в виде бумажного документа или совокупности компьютерных данных и предназначенный для удовлетворения потребностей пользователя.
Вопросы для самоконтроля:
1. В чем отличие прикладного программного обеспечения от системного?
Тема 3.2 Проблемно- ориентированные пакеты прикладных программ по отраслям и сферам деятельности, в ДОУ
Студент должен
знать: использование в современных условиях прикладных программ, общих для всех областей, ориентацию ППП в зависимости от отраслей и сфер деятельности
уметь: определять пакеты прикладных программ, необходимы для работы в зависимости от отрасли и сферы деятельности, применять проблемно- ориентированные пакеты прикладных программ.
Выбор конкретного программного продукта зависит от специфики деятельности работника. ППП могут быть ориентированы на решение общих и частных задач управленческой деятельности, поэтому есть пакеты общие для всех сфер деятельности, есть применимые только в определенной сфере, например, банковские программы, бухгалтерские, программы для специалиста по кадрам, для специалиста по ДОУ и т.д.
Рассмотрим в качестве примера программу MS Outlook. Она может применяться в различных сферах деятельности. Основная функция пакета автоматизация текущей деятельности. Это интегрированный настольный информационный менеджер. Пакет спроектирован с учетом эргономики и специфики труда в современном офисе и выполняет следующие функции:
· электронная почта,
· персональный календарь и групповое планирование,
· персональная информация (книга контактов и список заданий)
· журнал выполненных и планируемых действий,
· просмотр и совместное использование документов, файлов, общих папок,
· приложения коллективной работы,
· обмен данными через Интернет.
Электронный архив Ефрат. Эта программа может быть полезна для специалиста по кадрам, для специалиста по ДОУ. Ефрат относится к программам, называемым электронным архивом, предназначен для работы с архивами и автоматизации делопроизводства.
ЭА позволяет вводить, хранить, искать, просматривать и выводить на печать текстовые и графические документы, производить контроль исполнения, удобно организовывать рабочее пространство. ЭА обеспечивает размещение документов на рабочем столе и в папках, присваивание документам типов и наборов признаков - реквизитов, поиск документа как по его реквизиту, так и по содержанию, привязку к тексту графических изображений, вызов внешних программ для работы с документами, применение программы CuneiForm. Он может служить для создания справочных и информационно - поисковых систем.
Вопросы для самоконтроля:
Тема 3.3 Использование информационных систем в ДОУ и архивном деле
Студент должен
знать: определение и классификацию информационных систем, методы использования ИС в ДОУ и архивном деле;
уметь: использовать ИС в ДОУ и архивном деле.
Информационная система представляет собой систему, функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.
В соответствии с характером обработки информации в ИС на различных уровнях управления системой (оперативном, тактическом и стратегическом) выделяются следующие типы информационных систем :
· системы обработки данных (EDP – electronic data processing);
· информационная система управления (MIS – management information system);
· система поддержки принятия решений (DSS – decision support system).
Корпоративная (интегрированная) ИС автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления. Такая ИС является многопользовательской, функционирует в распределенной вычислительной сети.
Локальная ИС автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях управления. Такая ИС может быть однопользовательской, функционирующей в отдельных подразделениях системы управления.
"Системы электронного управления документами (СЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."
На сегодняшний день, формально, отсутствует четкая классификация СЭД. Практически каждый поставщик или аналитическое агентство предлагает собственную систему классификации. В нашем случае, положив в основу классификации роль документа в системе, выделим два класса систем. К одному из них причислим так называемые корпоративные (или универсальные) системы управления документами (Enterprise Document Management System - EDMS), к другому - специализированные системы управления документами, ориентированные в основном на автоматизацию деловых процедур.
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое информационная система?
2. Как можно классифицировать информационные системы?
3. Какие типы ИС выделяют?
4. Охарактеризуйте российские и зарубежные ИС, применяемые в ДОУ и архивном деле.